FORMAT ADMINISTRASI DESA

Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya atau yang juga dikenal dengan istilah Surat Keterangan Ghaib adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang telah meninggalkan rumah sejak tanggal tertentu, tidak diketahui keberadaannya, dan tidak pernah memberikan kabar atau menjalin komunikasi dalam bentuk apapun kepada pasangannya.

Surat ini dibutuhkan untuk berbagai keperluan resmi, seperti mengurus proses cerai di pengadilan agama karena istri ditinggal suami atau sebaliknya, permohonan ahli waris, hingga pelaporan ke kepolisian. Oleh karena itu, format surat ini harus mengikuti aturan tata naskah dinas.

Melalui artikel ini, saya membagikan 3 contoh format Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Surat Ghaib) yang bisa digunakan oleh Kepala Desa, Sekretaris Desa, maupun Kaur/Kasi. Format sudah disesuaikan dengan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, dan peraturan terkait lainnya. Tersedia versi Word (.docx/.dotx) dan PDF siap download dan pakai.

Jika Anda adalah Kepala Desa atau Perangkat Desa yang bertugas di bidang tata usaha, artikel ini akan sangat membantu Anda dalam menyusun surat yang legal, profesional, dan sesuai aturan terbaru.

Dalam konteks desa, Surat Keterangan Kehilangan adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seorang warga telah kehilangan dokumen penting miliknya, seperti KTP, Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Ijazah, ATM, Buku Nikah, dan sebagainya. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan laporan warga dan surat pengantar dari Ketua RT/RW sebagai dasar penerbitannya.

Surat kehilangan ini merupakan salah satu syarat untuk mengurus penggantian dokumen yang hilang di instansi terkait, seperti:

• Dinas Dukcapil untuk KTP-el, KK, atau akta pencatatan sipil,
• Bank untuk penggantian kartu ATM,
• Sekolah untuk penggantian ijazah,
• atau ke Kepolisian jika dibutuhkan surat kehilangan tambahan.

Oleh karena itu, format dan isi Surat Keterangan Kehilangan dari Desa harus mengikuti standar resmi tata naskah dinas, sebagaimana diatur dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan regulasi terkait lainnya.

Melalui artikel ini, saya akan membagikan beberapa contoh format Surat Keterangan Kehilangan yang sudah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan regulasi lainnya. Semua contoh tersedia dalam format Word (doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung Anda download dan gunakan di kantor desa.

Jika Anda adalah seorang Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau Perangkat Desa lainnya yang bertugas dalam pelayanan administrasi warga, artikel ini akan sangat membantu Anda dalam membuat surat kehilangan yang tidak hanya rapi, tetapi juga sesuai aturan dan telah dilengkapi fitur-fitur untuk mempercepat pembuatannya.

Surat Keterangan Duda adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seorang pria berstatus duda secara sah, baik itu karena perceraian (cerai hidup) maupun karena istri meninggal dunia (cerai mati), dan belum menikah lagi hingga surat tersebut diterbitkan.

Surat ini berfungsi sebagai bukti status sipil seseorang dan sering diperlukan untuk:

• mengurus pernikahan baru di KUA
• mengurus pensiun janda/duda PNS di Taspen/ASABRI
• pengurusan hak waris atau harta gono-gini
• dan keperluan lainnya

Namun, masih banyak desa yang belum memiliki format baku surat ini. Tidak sedikit pula Perangkat Desa yang bingung bagaimana menuliskannya sesuai kaidah tata naskah dinas dan aturan terbaru, khususnya setelah terbitnya Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.

Sebagai praktisi tata kelola desa, saya menyusun artikel ini agar dapat membantu Kepala Desa dan Perangkat Desa dalam memberikan pelayanan surat-menyurat yang cepat, sah, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam artikel ini, saya menyajikan 3 contoh format surat keterangan duda yang dapat digunakan di desa, masing-masing dengan bentuk penandatanganan berbeda, yaitu:

• Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
• Ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.)
• Ditandatangani oleh Kaur/Kasi (u.b.)

Ketiganya saya lengkapi dengan template Word (.docx / .dotx) dan file PDF yang siap digunakan. Anda hanya perlu mengganti data pemohon dan data desa sesuai kondisi di desa masing-masing.

Silakan baca penjelasan lengkapnya berikut ini, dan download format yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan di desa Anda.

Surat Keterangan Janda adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seorang perempuan berstatus janda, baik itu karena cerai hidup maupun cerai mati (kematian suami), dan belum menikah lagi hingga surat tersebut diterbitkan.

Surat ini biasanya diperlukan untuk berbagai keperluan seperti pengajuan pensiun bagi janda PNS di Taspen atau ASABRI, pendaftaran pernikahan baru, pengurusan hak waris, asuransi, dan keperluan administrasi lainnya yang berkaitan dengan status perkawinan.

Sayangnya, masih banyak yang bingung bagaimana format surat ini seharusnya dibuat dengan baik dan benar sesuai kaidah tata naskah dinas. Apalagi jika belum ada contoh yang bisa langsung digunakan atau diedit.

Untuk membantu Anda, terutama Kepala Desa dan Perangkat Desa dalam memberikan pelayanan surat menyurat di Desa, dalam artikel ini saya memberikan contoh surat keterangan janda dalam format Word (.doc / dotx) dan PDF, lengkap dengan bagian identitas, pernyataan status, dan maksud keperluan surat ini.

Tidak hanya itu saja, saya juga menyediakan 3 Template yang bisa langsung digunakan, hanya perlu menyesuaikan data nama, alamat, keperluan penerbitan, dan bagian lain yang perlu. Sangat cocok untuk keperluan pelayanan cepat di Kantor Desa.

Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini, beserta contoh suratnya yang bisa Anda download atau gunakan sebagai acuan resmi.

Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang atau instansi adalah pemilik sah atas kendaraan bermotor tertentu. Surat ini memuat data identitas pemilik dan spesifikasi kendaraan sesuai dokumen kepemilikan (seperti BPKB), dan biasanya dibutuhkan untuk keperluan administrasi, legalitas, atau verifikasi kepemilikan kendaraan.

Surat ini biasanya diminta untuk keperluan:

1. Membuat atau memperpanjang STNK dan BPKB.
2. Melengkapi dokumen jual beli kendaraan bermotor.
3. Mengurus balik nama kepemilikan kendaraan.
4. Verifikasi kepemilikan kendaraan untuk keperluan kredit atau pinjaman.
5. Persyaratan pendaftaran kendaraan operasional lembaga/instansi.
6. Bukti pendukung dalam kasus kehilangan atau perdata.
7. Dan keperluan lain yang memerlukan bukti kepemilikan kendaraan atas nama pribadi atau instansi/lembaga.

Surat keterangan ini sangat berguna terutama ketika warga tidak memiliki cukup bukti administratif lain selain BPKB, atau saat kendaraan tidak atas nama pemilik dalam STNK. Kendaraan bermotor yang dimaksud bisa berupa sepeda motor, mobil penumpang, mobil dinas, mobil pick-up, mobil ambulans desa, mobil truk, dan lain-lain. Dalam praktiknya, surat ini sering diminta oleh pihak leasing, kepolisian, hingga sekolah atau kampus yang mewajibkan legalitas kendaraan bermotor untuk parkir resmi.

Sebagai Kepala Desa atau Perangkat Desa, memahami format dan struktur surat ini sangat penting. Kesalahan kecil dalam mencantumkan data kendaraan seperti nomor mesin atau rangka bisa fatal. Karena itu, saya siapkan 3 contoh surat yang dapat digunakan dan bisa langsung Anda edit dan cetak sesuai keperluan.

Surat Keterangan Pekerjaan Kedua Orang Tua/Wali dari Desa adalah surat resmi dari Pemerintah Desa yang menerangkan jenis pekerjaan ayah dan ibu kandung atau wali sah seorang anak. Surat ini sering digunakan sebagai salah satu syarat untuk mengurus keperluan pendidikan seperti pendaftaran sekolah, beasiswa, hingga pengajuan keringanan UKT (Uang Kuliah Tunggal) di perguruan tinggi. Selain itu, surat ini juga dipakai untuk pengurusan bantuan sosial dan dokumen kependudukan lainnya.

Sebagai penulis yang telah mendampingi dan membantu proses administrasi desa selama bertahun-tahun, saya memahami bahwa Perangkat Desa dan Kepala Desa seringkali menerima permohonan pembuatan surat ini. Tak jarang, surat ini diminta untuk melengkapi berkas beasiswa, UKT, pengajuan bantuan sosial, hingga syarat daftar sekolah atau kuliah.

Untuk mempermudah penyusunan surat di tingkat desa, saya menyusun 3 format yang dapat digunakan sesuai dengan pejabat yang menandatangani:

• Format 1: Surat ditandatangani langsung oleh Kepala Desa.
• Format 2: Surat ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa.
• Format 3: Surat ditandatangani oleh Kaur/Kasi.

Setiap format telah saya susun sesuai kaidah tata naskah dinas pemerintahan, sehingga dapat langsung digunakan oleh Perangkat Desa tanpa harus mengubah struktur suratnya. Saya juga menyediakan link download dalam bentuk Word (.docx) dan PDF, untuk memudahkan proses pembuatan.

Mudah-mudahan contoh surat ini bisa membantu para Kepala Desa maupun Perangkat Desa dalam melayani masyarakat dengan lebih cepat, akurat, dan profesional.

Surat Keterangan Pengalaman Kerja dari Desa adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang benar-benar pernah bekerja di lingkungan pemerintahan desa dalam kurun waktu tertentu. Surat ini biasanya diberikan kepada mantan Perangkat Desa, staf desa, pengelola BUMDes, maupun jabatan lainnya di desa.

Fungsi surat ini sangat penting, terutama bagi para pelamar kerja untuk melengkapi persyaratan administratif seperti:

1. Mendaftar kerja di instansi pemerintah maupun swasta (dalam maupun luar negeri)
2. Mengikuti seleksi CPNS atau PPPK
3. Mengajukan beasiswa atau studi lanjut
4. Melamar di LSM, proyek desa, atau lembaga sosial
5. Membuktikan pengalaman kerja dalam laporan kegiatan
6. Mengikuti seleksi tugas kedinasan pada jabatan tertentu sebagai Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK)
7. Dan berbagai keperluan lain yang memerlukan verifikasi pengalaman kerja

Meskipun berbeda istilah, Surat Keterangan Pengalaman Kerja dari Kantor Desa sejatinya memiliki fungsi yang mirip dengan Paklaring di perusahaan swasta. Surat ini sering kali menjadi pelengkap curriculum vitae (CV) dan portofolio kerja, serta memperkuat kredibilitas pelamar yang pernah bekerja di pemerintahan desa.

Dengan kata lain, surat ini berguna untuk membuktikan riwayat pekerjaan atau track record seseorang yang pernah mengabdi di lingkungan desa. Baik sebagai Perangkat Desa, staf desa, pengurus BUMDes, atau profesi lainnya.

Oleh karena itu, isinya tidak hanya mencantumkan identitas pribadi, jabatan, dan masa kerja, tetapi juga memuat catatan tentang kinerja yang telah dijalani. Termasuk apakah yang bersangkutan dikenal berkinerja baik, disiplin, dan bertanggung jawab selama masa tugasnya.

Sebagai mantan Perangkat Desa, saya pernah menyusun sendiri surat seperti ini untuk warga yang membutuhkan bukti riwayat pekerjaan mereka. Maka dari itu, artikel ini saya susun sebagai panduan praktis bagi Kepala Desa, Perangkat Desa, dan siapa saja yang memerlukan format resmi surat keterangan pengalaman kerja dari desa.

Di sini saya tidak hanya membagikan contohnya, tapi juga menyediakan 3 template dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF yang dapat langsung diunduh dan digunakan.

Seluruh format telah saya susun berdasarkan kaidah tata naskah dinas terbaru sesuai Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, PerANRI 5/2021, dll, termasuk pengaturan redaksi tanda tangan seperti a.n. dan u.b. bila Kepala Desa berhalangan.

Surat Keterangan Ibu Rumah Tangga dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seseorang benar-benar berstatus sebagai ibu rumah tangga yang tidak memiliki pekerjaan formal maupun penghasilan secara tetap.

Surat ini sering diminta untuk melengkapi persyaratan administrasi di berbagai instansi. Beberapa contoh kegunaan surat ini antara lain:

1. Pendaftaran mahasiswa baru
2. Pengajuan beasiswa kuliah
3. Pengurusan visa
4. Administrasi di pengadilan atau perbankan
5. Kebutuhan lain yang memerlukan bukti status pekerjaan istri

Sebagai mantan Perangkat Desa, saya merasakan langsung bagaimana surat ini membantu banyak warga perempuan, khususnya kaum ibu. Saya tulis artikel ini sebagai panduan praktis bagi Kepala Desa, Perangkat Desa, dan warga yang membutuhkannya.

Di artikel ini, saya tidak hanya memberikan contoh suratnya, tapi juga menyajikan 3 TEMPLATE format Word (doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh dan digunakan.

Seluruh contoh sudah disusun berdasarkan ketentuan tata naskah dinas terbaru yang berlaku.

Surat Keterangan Belum/Tidak Bekerja dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang yang bersangkutan benar-benar belum memiliki pekerjaan tetap dan tidak sedang terikat kontrak dengan instansi, perusahaan, maupun pihak manapun pada saat surat ini diterbitkan.

Surat ini sering diminta oleh instansi pemerintah maupun swasta sebagai salah satu syarat administrasi untuk:

1. Persyaratan administrasi registrasi calon mahasiswa baru
2. Mengurus beasiswa atau bantuan sosial (bansos)
3. Mendaftar pelatihan atau program kerja
4. Melengkapi persyaratan rekrutmen CPNS atau PPPK
5. Mengurus pemberkasan Taspen
6. Melamar kerja di sektor formal maupun informal
7. Mengajukan keringanan biaya pendidikan atau kesehatan
8. Mengurus klaim asuransi pensiun atau klaim tunjangan anak yatim piatu di ASABRI
9. Persyaratan khusus lainnya dari instansi tertentu

Sayangnya, banyak yang belum memahami bagaimana bentuk, struktur, dan redaksi yang benar dari surat ini sesuai aturan terbaru.

Ada pula keraguan soal siapa yang seharusnya menandatangani surat ini – apakah harus Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau bisa cukup Kaur/Kasi?

Di artikel ini, saya tidak hanya memberikan contohnya, tapi juga menyajikan 3 TEMPLATE dalam format Word (doc/.dotx) dan PDF yang bisa anda download, edit, dan gunakan.

Dan yang lebih penting: semua versi ini saya susun berdasarkan praktik administrasi desa yang sah, dengan memperhatikan struktur kewenangan dan kaidah tata naskah dinas.

Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU) atau Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu usaha atau badan usaha benar-benar berdomisili dan beroperasi di wilayah desa tersebut. Surat ini merupakan bagian dari tata naskah dinas dan meskipun kini sebagian fungsinya telah tergantikan oleh NIB (Nomor Induk Berusaha) dari OSS (Online Single Submission), SKDU masih dibutuhkan dalam berbagai keperluan administrasi tertentu.

Fungsi SKDU dari Desa antara lain:

• Pengajuan izin usaha secara manual,
• Pendaftaran bantuan atau hibah UMKM,
• Pembukaan rekening bank atas nama usaha,
• Pengajuan pinjaman ke koperasi atau lembaga keuangan,
• Pengurusan izin lingkungan atau rekomendasi teknis,
• Dan keperluan administratif lainnya di tingkat desa atau kecamatan.

Dalam praktiknya, penyusunan SKDU menjadi tanggung jawab Perangkat Desa yang menangani administrasi umum. Namun, banyak Perangkat Desa masih menemui kebingungan dalam hal redaksi surat, struktur isi, hingga penandatanganan—apakah harus oleh Kepala Desa, bisa diwakilkan ke Sekretaris Desa, atau cukup oleh Kaur/Kasi atas nama pejabat di atasnya.

Untuk itu, artikel ini saya susun sebagai panduan praktis SKDU Desa, dilengkapi dengan 3 format contoh surat berdasarkan kondisi penandatanganan yang sah secara administrasi:

1. Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
2. Ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n. Kepala Desa),
3. Ditandatangani oleh Kaur atau Kasi atas nama Sekretaris Desa

Semua contoh surat tersebut dapat diunduh dalam format Word (.doc) dan PDF, dan telah disesuaikan dengan kaidah tata naskah dinas berdasarkan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021, serta peraturan pendukung lainnya.

Surat Keterangan Domisili Tempat Ibadah dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa sebuah tempat ibadah (seperti masjid, gereja, pura, mushola, vihara, dan sebagainya) benar-benar berdomisili dan aktif melaksanakan kegiatan keagamaan di wilayah desa tersebut.

Surat ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan administratif, mulai dari pengajuan bantuan keagamaan, legalitas rumah ibadah, administrasi perbankan, hingga kelengkapan persyaratan pendaftaran tempat ibadah yang diminta Kementerian Agama (Kemenag).

Dalam praktiknya di desa, penyusunan surat ini biasanya dikerjakan oleh Perangkat Desa yang membantu Kepala Desa dalam hal tata naskah dinas. Namun, tidak jarang muncul pertanyaan—siapa yang sebaiknya menandatangani? Apakah harus Kepala Desa, atau bisa diwakilkan kepada Sekretaris Desa, Kaur, atau Kasi?

Melalui artikel ini, saya ingin berbagi pengalaman sebagai praktisi administrasi desa untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Saya juga menyajikan 3 contoh surat domisili tempat ibadah dalam beberapa versi penandatangan, serta template dokumen siap download dalam format Word (.doc) dan PDF yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan di desa masing-masing.

Surat Keterangan Domisili Lembaga dari Desa — termasuk organisasi atau yayasan — adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu lembaga benar-benar berdomisili dan aktif menjalankan kegiatannya di wilayah administratif desa.

Surat ini merupakan bagian dari tata naskah dinas desa dan dibutuhkan dalam berbagai keperluan legalitas kelembagaan: mulai dari pengajuan NPWP Badan, pendaftaran ke Kemenkumham, pencairan dana bantuan, hingga pembukaan rekening bank atas nama lembaga.

Dalam praktiknya, tugas menyusun surat ini umumnya dipercayakan kepada Perangkat Desa. Namun saya kerap menjumpai rekan-rekan perangkat yang bingung tentang struktur surat, redaksi yang tepat, hingga siapa yang sah menandatangani — apakah harus Kepala Desa, atau bisa diwakili Sekretaris Desa maupun Perangkat Desa lain dengan klausul tertentu.

Artikel ini saya susun berdasarkan pengalaman menyusun dan memverifikasi surat domisili di desa. Tujuannya: menjadi panduan teknis yang langsung bisa digunakan oleh Perangkat Desa, terutama yang bertugas di bidang pelayanan administrasi umum, surat menyurat, dan tata kelola kelembagaan di desa.

Di bawah ini saya sajikan 3 contoh Surat Domisili Lembaga/Organisasi/Yayasan dari Desa yang telah disusun secara sistematis berdasarkan peraturan perundang-undangan, khususnya Permendagri dan PerANRI tentang Tata Naskah Dinas:

• Contoh surat yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
• Contoh surat yang ditandatangani Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa,
• Contoh surat oleh Perangkat Desa lainnya.

Di bawah ini, Anda bisa langsung download contoh template Surat Keterangan Domisili Tempat Tinggal dari Desa dalam format Word (Doc) yang praktis dan siap pakai.

Sobat Desa yang saya hormati,

Salah satu pertanyaan yang paling sering mampir ke saya belakangan ini adalah: Apakah boleh melakukan mutasi perangkat desa meskipun tidak ada kekosongan jabatan?

Pernah diminta mengurus Surat Keterangan Domisili, tapi bingung harus mulai dari mana? Atau mungkin kamu diminta membawa Surat Pengantar dari RT/RW terlebih dahulu, tapi tidak tahu bentuknya seperti apa?

Pernah melihat singkatan a.n. atau u.b. di bagian tanda tangan surat resmi? Kalau kamu masih bingung apa artinya dan siapa yang boleh menggunakannya, kamu tidak sendirian.

Apa sebenarnya fungsi kode angka pada setiap surat resmi di kantor pemerintahan? Kenapa surat-surat itu harus diberi kode seperti 800.1.11.1 atau 000.1.2.3?

Apa kertas yang kamu pakai untuk cetak Surat Keterangan Surat Keterangan adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang yang berisi informasi tertulis tentang suatu hal atau seseorang, yang digunakan sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran suatu hal.? Cetak surat resmi bukan cuma soal isi. Kertasnya pun bisa menentukan apakah suratmu sah, terbaca, atau bahkan ditolak.

Pernahkah kamu memperhatikan deretan angka di bagian bawah judul surat keterangan dan bertanya-tanya apa fungsinya? Apakah itu hanya sekadar nomor acak?

Bukan hanya instansi pemerintah, banyak Influencer, Blogger, YouTuber, atau Content Creator masih mengajarkan format surat keterangan dengan jenis huruf yang sudah tidak berlaku lagi. Mereka masih merekomendasikan Times New Roman,