FORMAT ADMINISTRASI DESA

Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua/Wali memuat penghasilan kotor gabungan per bulan dan status ekonomi keluarga, menerangkan kondisi sah untuk syarat KIP Kuliah. Di Desa, surat ini diterbitkan oleh Kepala Desa atau Perangkat Desa atas nama Kepala Desa sebagai pengganti slip gaji untuk memvalidasi syarat beasiswa. Sedangkan di Kelurahan, diterbitkan oleh Lurah atau Staf Kelurahan (Sekretaris/Kasi). Dapatkan 9+ template Word siap pakai yang legal (Kades/Lurah, Sekdes/Seklur a.n., Kaur/Kasi u.b.) dan sesuai Permendagri 1/2023 serta Pedoman KIP Kuliah.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua/Wali?

Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua

adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Pemerintah Kelurahan untuk menerangkan jumlah penghasilan kotor orang tua atau wali calon mahasiswa yang akan mendaftarkan diri dalam seleksi pendaftaran KIP Kuliah. Surat ini digunakan sebagai syarat administrasi pengganti slip gaji, terutama bagi calon penerima beasiswa dari keluarga kurang mampu.

Dengan surat ini, calon mahasiswa dapat membuktikan kondisi ekonomi keluarganya secara sah dan terverifikasi, sesuai dengan ketentuan dalam Permendikbud Nomor 10 Tahun 2020 serta Pedoman Pendaftaran KIP Kuliah.

Masih teringat dalam benak saya ketika mendampingi salah satu orang tua di desa. Beliau bingung harus mulai dari mana saat anaknya diterima di perguruan tinggi lewat jalur KIP Kuliah.

“Katanya butuh surat penghasilan dari desa, Bu, tapi saya belum pernah buat,” begitu ucapnya penuh harap.

Kisah seperti ini bukan satu dua kali saya temui, dan hampir selalu muncul saat musim pendaftaran KIP Kuliah tiba.

Sebagai penulis yang aktif mendampingi Pemerintah Desa maupun Pemerintah Kelurahan, dan juga terlibat langsung dalam proses administrasi pendidikan, saya memahami betul bahwa kebutuhan akan dokumen seperti ini haruslah cepat tertangani, mudah, namun sah secara hukum.

Orang tua butuh kejelasan.

Perangkat Desa atau Staf Kelurahan butuh panduan yang sesuai aturan.

Calon mahasiswa butuh kepastian bahwa semua berkasnya lengkap.

Itulah mengapa saya menyusun artikel ini.
Sebuah panduan praktis untuk Kepala Desa, Lurah, Perangkat Desa, Staf Kelurahan, orang tua, dan calon mahasiswa yang sedang memerlukan Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua sebagai syarat daftar KIP Kuliah.

Tidak hanya contoh surat, saya juga telah menyiapkan 9+ template yang bisa langsung Anda download dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF.
Khusus format Word dapat diedit atau disesuaikan sesuai kebutuhan.

Yang tak kalah penting, template ini saya susun bersama Laode Muhamad Fiil Mudawat berdasarkan sumber-sumber resmi, baik dalam aspek legal formal (bentuk/format dan struktur surat) maupun legal materiil (isi dan muatan hukum).

Mengapa surat ini harus disusun demikian?

Berikut ini penjelasan dari Founder Format Administrasi Desa, Laode Muhamad Fiil Mudawat, yang sekaligus membantah berbagai anggapan keliru seputar penyusunan Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua untuk daftar KIP Kuliah.

Secara bentuk/format, template surat ini telah dirancang dengan menyesuaikan kaidah tata naskah dinas terbaru yang berdasarkan pada Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021. Kita tahu bahwa kedua regulasi ini menjadi dasar bagi Pemerintah Daerah di Indonesia dalam menyusun regulasi daerah terkait ketentuan tata naskah dinas pemerintah Desa, termasuk dalam hal ini surat keterangan.

Maka secara logis, dapat dikatakan bahwa template surat keterangan yang formatnya disusun berdasarkan pada Permendagri 1/2023 dan PerANRI 5/2021 secara umum sebenarnya tidak lain dan tidak bukan adalah template yang juga sesuai dengan peraturan di daerah mengenai tata naskah dinas pemerintah desa.

Sebab idealnya, sebagaimana ditegaskan oleh Laode Muhamad Fiil Mudawat, peraturan daerah tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. Ini sesuai dengan asas hukum lex superior derogat legi inferiori, yaitu peraturan yang lebih tinggi akan mengesampingkan yang lebih rendah jika terjadi pertentangan.

Contohnya, jika Permendagri 1/2023 dan PerANRI 5/2021 sudah menentukan jenis huruf Arial sebagai jenis huruf yang baku untuk surat keterangan, maka Peraturan Bupati idealnya tidak mungkin mengatur ketentuan jenis huruf lain seperti Times New Roman atau Bookman Old Style.

Sedangkan secara substansi/isi, template ini berisi materi muatan yang substansinya telah disesuaikan dengan ketentuan terbaru dalam Pedoman Pendaftaran KIP Kuliah, yang penyusunannya didasarkan pada Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012, Permendikbud Nomor 10 Tahun 2020, dan Persesjen Nomor 10 Tahun 2022.

“Surat keterangan tidak berlangganan” ini memuat identitas lengkap orang tua/wali dan warga (calon mahasiswa), menegaskan bahwa yang bersangkutan tidak berlangganan layanan seperti air PDAM, listrik, atau telepon rumah. Surat ini dapat diterbitkan oleh Kepala Desa maupun Lurah atau pejabat yang mewakili, tergantung domisili pemohon. Umumnya digunakan sebagai syarat administrasi untuk beasiswa atau bantuan pendidikan. Template versi terbaru tersedia dalam format Word (SIAP PAKAI) dengan fitur isian cepat, sudah disesuaikan dengan aturan tata naskah dinas. Dan dilengkapi 3 versi pejabat penandatangan masing-masing sesuai aturan terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Tidak Berlangganan?

Surat Keterangan Tidak Berlangganan adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan untuk menerangkan bahwa orang tua/wali dari calon mahasiswa benar-benar merupakan penduduk desa/kelurahan yang tidak berlangganan layanan tertentu seperti:

• air bersih PDAM,
• listrik PLN,
• sambungan telepon rumah,
• internet,
• dan/atau layanan langganan berbayar lainnya.

Penerbitan surat ini umumnya berkaitan dengan kebutuhan kelengkapan administrasi, khususnya saat calon mahasiwa mengurus berkas persyaratan beasiswa pendidikan. Banyak program bantuan atau beasiswa dari pemerintah maupun lembaga swasta (seperti KIP kuliah) mensyaratkan adanya bukti bahwa calon penerima berasal dari keluarga dengan keterbatasan fasilitas atau ekonomi, salah satunya dibuktikan melalui Surat Keterangan Tidak Berlangganan PDAM, Listrik, dan Telepon Rumah.

Dengan adanya surat ini, pihak universitas, sekolah tinggi, atau lembaga pemberi beasiswa dapat memastikan kondisi sosial-ekonomi calon mahasiswa berdasarkan fasilitas yang dimiliki di rumah.

Surat keterangan pemakaman ini memuat identitas lengkap almarhum/almarhumah, menegaskan bahwa yang bersangkutan telah meninggal dunia dan sudah dimakamkan, serta memuat detail penguburan jenazah seperti hari, tanggal, waktu, dan lokasi. Surat ini diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili atas nama Kepala Desa/Lurah. Template Word siap pakai dengan fitur isian cepat dan dilengkapi 3 opsi pejabat penandatangan sesuai aturan terbaru, dari Formatadministrasidesa.com.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Pemakaman?

Surat Keterangan Pemakaman adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan yang menerangkan bahwa seseorang telah meninggal dunia dan sudah dimakamkan/dikuburkan pada waktu dan tempat tertentu.

Apa kegunaannya?

Surat ini biasanya digunakan untuk mengurus berbagai keperluan administrasi kematian seperti:

• mengurus akta kematian di Disdukcapil,
• syarat pencairan klaim asuransi,
• syarat pencairan dana pensiun/jaminan sosial,
• dan/atau administrasi keluarga seperti warisan, pensiun di Taspen/Asabri, atau hak ahli waris.

Masyarakat kadang juga menyebutnya sebagai surat keterangan penguburan. Sebenarnya keduanya sama saja, hanya berbeda istilah.

“Surat Keterangan Bukan Sebagai Perangkat Pemerintah Desa” memuat identitas lengkap pemohon, menjelaskan seseorang bukan merupakan Perangkat Pemerintah Desa. Surat ini diterbitkan Kepala Desa atau pejabat yang ditunjuk atas nama Kepala Desa untuk memberikan klarifikasi atau verifikasi kejelasan atas status jabatan seseorang. Tersedia template Word siap pakai dengan fitur isi cepat, lengkap dengan 3 versi pejabat penandatangan sesuai aturan tata naskah dinas terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Bukan Sebagai Perangkat Pemerintah Desa?

Surat Keterangan Bukan Sebagai Perangkat Pemerintah Desa adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seseorang tidak sedang menjabat sebagai bagian dari Pemerintah Desa, baik sebagai Kepala Desa maupun Perangkat Desa (Sekdes, Kaur, Kasi, Kepala Dusun).

Apa fungsinya?

Surat ini biasanya dipakai untuk membuktikan bahwa seorang warga desa bukan sebagai perangkat Pemerintah Desa aktif.
Biasanya diminta saat:

• mengurus pencalonan BPD,
• melamar sebagai calon ASN (PNS/PPPK),
• syarat ikut seleksi tertentu yang melarang rangkap jabatan,
• atau keperluan hukum/administrasi lainnya.

Jadi intinya, surat keterangan ini sifatnya klarifikasi status seseorang apakah ia saat ini sebagai perangkat Pemerintah Desa atau bukan.

“Surat Keterangan Menumpang Tempat Tinggal” ini memuat data pemilik rumah dan data orang yang menumpang, termasuk nama, NIK, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan, dan alamat asal. Surat ini menerangkan bahwa yang bersangkutan benar menumpang di rumah orang lain atau keluarganya dan diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili atas nama Kepala Desa/Lurah. Tersedia template Word dilengkapi fitur cerdas untuk isi data cepat, serta ada 3 versi pejabat penandatangan sesuai aturan terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Menumpang Tempat Tinggal?

Surat Keterangan Menumpang Tempat Tinggal adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan yang menerangkan bahwa seseorang tidak tinggal di rumah miliknya sendiri, tetapi menumpang di rumah orang lain atau keluarganya.

Surat ini juga sering disebut “surat keterangan menumpang rumah”. Isi pokoknya meliputi:

• Data Pemilik Rumah → identitas lengkap pemilik rumah tempat ditumpangi/pemberi tumpangan (orang lain/keluarga/orang tua).
• Data Orang yang Menumpang → identitas lengkap warga yang menumpang.
• Keterangan tambahan → menyebutkan bahwa yang bersangkutan benar tinggal menumpang di alamat tersebut sejak tanggal tertentu.
• Tujuan penerbitan (keperluan) → biasanya untuk kebutuhan administrasi, seperti pengurusan dokumen kependudukan, sekolah, pekerjaan, atau keperluan lain.

Ada juga 3 versi pejabat penandatangan:

1. Ditandatangani langsung Kepala Desa/Lurah.
2. Atas nama (a.n.) Kepala Desa/lurah oleh Sekretaris Desa/Kelurahan.
3. oleh Kaur/Kasi (u.b.).

“Surat Keterangan Bukan Penduduk Setempat” memuat identitas warga, termasuk nama, NIK, tempat & tanggal lahir, status perkawinan, jenis kelamin, agama, pekerjaan, dan alamat. Surat ini menerangkan bahwa yang bersangkutan tidak terdaftar sebagai penduduk setempat (non warga). Surat ini diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili untuk keperluan klarifikasi domisili kependudukan di Desa maupun Kelurahan. Template Word siap pakai dilengkapi fitur drop-down dan text box untuk pengisian cepat, serta tersedia 3 opsi penandatangan sesuai aturan terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Bukan Penduduk?

Surat Keterangan Bukan Penduduk adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan untuk menerangkan bahwa seseorang bukan merupakan penduduk setempat, setelah dilakukan pengecekan dalam administrasi kependudukan desa/kelurahan. Biasanya dipakai untuk kepentingan tertentu, misalnya:

• klarifikasi domisili dalam pengurusan dokumen kependudukan,
• permohonan bantuan/layanan yang mensyaratkan status kependudukan,
• atau keperluan hukum/administrasi lainnya.

Bentuk template:

1. Versi 1 → ditandatangani langsung oleh Kepala Desa/Lurah.
2. Versi 2 → ditandatangani a.n. Kepala Desa/Lurah oleh Sekretaris Desa/Kelurahan.
3. Versi 3 → ditandatangani a.n. Kepala Desa/Lurah, melalui Sekretaris Desa/Kelurahan, kemudian u.b. oleh Kaur/Kasi tertentu.

Artinya, template Surat Keterangan Bukan Wargaini memiliki beberapa opsi mandat/delegasi penandatanganan sesuai situasi di lapangan. Misalnya apabila Kades/Lurah berhalangan.

“Surat Keterangan Bisa Baca, Tulis, dan Hitung” ini memuat identitas warga, termasuk nama, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, agama, dan alamat. Surat ini menerangkan bahwa warga yang bersangkutan mampu membaca, menulis, dan berhitung (Calistung) dengan baik, diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili atas nama Kepala Desa/Lurah. Digunakan untuk keperluan administrasi seperti pendaftaran sekolah, program bantuan pendidikan, atau persyaratan instansi lain. Template Word siap pakai untuk Desa dan Kelurahan, dilengkapi fitur drop-down dan text box untuk pengisian cepat, serta tersedia 3 opsi penandatangan sesuai aturan terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Bisa Baca, Tulis, dan Hitung?

Surat Keterangan Bisa Baca, Tulis, dan Hitung adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan untuk menerangkan bahwa seseorang telah memiliki kemampuan dasar dalam membaca, menulis, dan berhitung (Calistung).

Surat ini biasanya diminta untuk melengkapi syarat administrasi tertentu, misalnya:

• saat mendaftarkan anak ke sekolah dasar,
• untuk mengikuti program bantuan pendidikan atau sosial,
• atau ketika ada instansi yang membutuhkan bukti kemampuan dasar Calistung.

Dengan adanya surat ini, orang tua atau wali tidak perlu bingung lagi ketika diminta bukti tentang kemampuan dasar literasi dan numerasi anak. Surat ini juga memudahkan pemerintah maupun lembaga terkait dalam memastikan bahwa warga yang bersangkutan sudah bisa Calistung dengan baik.

“Surat Keterangan Perubahan Status Pekerjaan” ini memuat identitas warga, termasuk nama, NIK, tempat & tanggal lahir, status perkawinan, jenis kelamin, agama, pekerjaan, dan alamat. Surat ini berisi penyataan yang menerangkan adanya perubahan status pekerjaan dari status lama ke status baru dan diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili atas nama Kepala Desa/Lurah. Digunakan untuk keperluan administrasi seperti perubahan elemen data kependudukan di KTP/KK, pengurusan BPJS, pengajuan beasiswa, atau perbankan. Template Word siap pakai dilengkapi fitur drop-down dan text box untuk pengisian cepat, serta tersedia 3 opsi penandatangan sesuai aturan terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Perubahan Status Pekerjaan?

Surat Keterangan Perubahan Status Pekerjaan adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Pemerintah Kelurahan untuk menerangkan bahwa seorang warga telah mengalami perubahan pekerjaan dari status lama ke status baru.

Apa kegunaannya?

• Menjadi bukti tertulis bahwa status pekerjaan seseorang benar-benar berubah, misalnya sebelumnya bekerja sebagai Petani lalu sekarang menjadi Karyawan Swasta, atau dari Pelajar menjadi Guru.
• Dipakai sebagai syarat administrasi dalam layanan di instansi pemerintah maupun swasta, contohnya saat mengurus ganti status pekerjaan pada KTP/KK di Dukcapil, BPJS Ketenagakerjaan, pensiun, beasiswa, bantuan sosial, atau keperluan perbankan.
• Menjadi arsip resmi desa/kelurahan untuk mencatat perubahan status pekerjaan warganya.

“Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah” ini memuat identitas warga, meliputi nama, NIK, tempat & tanggal lahir, status perkawinan, jenis kelamin, agama, pekerjaan, alamat, serta pernyataan bahwa yang bersangkutan tercatat sebagai warga desa/kelurahan yang belum memiliki rumah pribadi. Diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili atas nama Kepala Desa/Lurah, surat ini digunakan untuk keperluan administrasi seperti pengajuan bantuan rumah, program subsidi perumahan (KPR), atau pelengkapan berkas pendataan sosial ekonomi. Template Word siap pakai dilengkapi fitur drop-down dan text box untuk pengisian cepat, serta tersedia 3 opsi penandatangan sesuai aturan terbaru.

Download Sekarang📥 Cari Tahu

Apa itu Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah?

Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah (SKBMR) atau disebut juga dengan istilah Surat Keterangan Tidak Memiliki Rumah (SKTMR) adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan untuk menerangkan bahwa seorang warga benar-benar belum mempunyai rumah pribadi.

Apa fungsinya?

SKBMR/SKTMR digunakan sebagai salah satu syarat utama dalam berbagai keperluan administrasi, seperti:

• syarat mengajukan bantuan rumah tidak layak huni (RTLH)/program bedah rumah,
• syarat program subsidi perumahan atau KPR FLPP,
• bukti administrasi bahwa warga masih tinggal menumpang atau menyewa rumah,
• permohonan bantuan perumahan untuk masyarakat berpenghasilan rendah (MBR),
• dan/atau persyaratan pendaftaran bantuan sosial yang terkait dengan tempat tinggal.