Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya atau yang juga dikenal dengan istilah Surat Keterangan Ghaib adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang telah meninggalkan rumah sejak tanggal tertentu, tidak diketahui keberadaannya, dan tidak pernah memberikan kabar atau menjalin komunikasi dalam bentuk apapun kepada pasangannya.
Surat ini dibutuhkan untuk berbagai keperluan resmi, seperti mengurus proses cerai di pengadilan agama karena istri ditinggal suami atau sebaliknya, permohonan ahli waris, hingga pelaporan ke kepolisian. Oleh karena itu, format surat ini harus mengikuti aturan tata naskah dinas.
Melalui artikel ini, saya membagikan 3 contoh format Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Surat Ghaib) yang bisa digunakan oleh Kepala Desa, Sekretaris Desa, maupun Kaur/Kasi. Format sudah disesuaikan dengan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, dan peraturan terkait lainnya. Tersedia versi Word (.docx/.dotx) dan PDF siap download dan pakai.
Jika Anda adalah Kepala Desa atau Perangkat Desa yang bertugas di bidang tata usaha, artikel ini akan sangat membantu Anda dalam menyusun surat yang legal, profesional, dan sesuai aturan terbaru.
3 Contoh Surat Keterangan Ghaib dari Desa
Berikut ini saya sajikan tiga format Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Surat Ghaib) yang bisa digunakan oleh Pemerintah Desa di seluruh Indonesia. Masing-masing format berbeda dari sisi penandatangan, namun memiliki substansi yang sama, sesuai ketentuan tata naskah dinas terbaru.
Format 1: Ditandatangani Langsung oleh Kepala Desa
Format ini adalah bentuk ideal karena ditandatangani langsung oleh Kepala Desa selaku pejabat yang paling berwenang menerbitkan surat di desa.
Kapan digunakan: Saat Kepala Desa sedang berada di tempat dan tidak berhalangan dalam menjalankan tugas penandatanganan surat.
Format 2: Ditandatangani oleh Sekretaris Desa
Format ini digunakan apabila Kepala Desa sedang tidak berada di tempat (misalnya sedang dinas luar atau cuti). Sekretaris Desa dapat menandatangani surat tersebut atas nama Kepala Desa menggunakan format a.n., berdasarkan mandat atau pelimpahan kewenangan yang sah.
Pastikan menambahkan tembusan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pelaporan kepada atasan langsung.
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa sedang tidak berada di tempat namun telah memberi kuasa atau mandat kepada Sekdes untuk menandatangani surat tersebut.
Format 3: Ditandatangani oleh Kaur/Kasi
Format ini dipakai dalam keadaan ketika Kepala Desa dan Sekdes sama-sama tidak berada di tempat. Penandatanganan dilakukan oleh Kaur Tata Usaha dan Umum atau Perangkat Desa lainnya yang ditunjuk mewakili Sekdes yang juga telah diberi mandat sebelumnya oleh Kades.
Tambahkan tembusan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa sebagai bentuk pelaporan berjenjang, sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Untuk memahami lebih dalam mengenai penulisan
a.n.danu.b., silakan baca artikel ini: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi.
Kapan digunakan: Jika Sekdes juga sedang tidak berada di tempat dan surat tersebut termasuk yang boleh diwakilkan penandatangannya sesuai standar pelayanan minimal desa.
Ketiga format ini telah saya sediakan dalam dokumen Microsoft Word (.doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh, diedit, dan dicetak sesuai kebutuhan. Silakan lanjut ke bagian Download Template Surat untuk mendapatkan file-nya.
Download Template Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Doc/Word & PDF)
Format surat ini kami susun dalam bentuk Word (.docx / .dotx) dan PDF, menyesuaikan dengan berbagai regulasi terkait tata naskah dinas, di antaranya:
- Permendagri 1 Tahun 2023
- Permendagri 83 Tahun 2022
- Permendagri 2 Tahun 2017
- Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021
- dan aturan teknis administrasi lainnya yang relevan
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Format Penandatangan | Tersedia opsi Kepala Desa langsung, a.n. Sekdes, serta u.b. Kaur/Kasi. Menyesuaikan kebutuhan administrasi masing-masing desa. |
| Edit Cepat & Praktis | Sudah dilengkapi Drop-Down List dan Text Box agar pengisian lebih efisien & cepat. Minim ketik ulang, cukup sesuaikan data. |
| Legal Formal | Menyesuaikan kaidah ejaan yang disempurnakan dan tata naskah dinas terbaru. Sudah siap dipakai untuk kebutuhan resmi. |
| Format File | Disediakan dalam format Word (.docx & .dotx). |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah mencantumkan kode klasifikasi arsip sesuai Permendagri 83/2022. |
| Ukuran & Tampilan | Dokumen menggunakan kertas A4, font Arial 12 pt (kecuali untuk bagian tertentu), margin standar, dan struktur surat sesuai aturan yang berlaku. |
📥 Pilihan Versi Template
Silakan pilih versi yang sesuai kebutuhan Anda:
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Jangan sampai salah format! Semoga bermanfaat. [/info]
Kalau Anda mau repot-repot ingin menyusun sendiri dari awal, saya juga sudah siapkan panduan lengkap untuk berbagai jenis suket: lihat panduan lengkap surat keterangan.
Temukan Contoh Surat Lain
Berikut contoh-contoh surat lain yang masih berkaitan dan bisa Anda gunakan:
