Panduan lengkap Surat Keterangan Ghaib (Tidak Diketahui Keberadaannya) dari Desa dan Kelurahan. Membahas pengertian, fungsi, dasar hukum, contoh resmi, struktur penandatangan aparatur, serta template Word SIAP PAKAI dan PDF sesuai tata naskah dinas terbaru.
Apa itu Surat Keterangan Ghaib?
Surat Keterangan Ghaib atau yang juga dikenal dengan istilah Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan untuk menerangkan bahwa seseorang telah meninggalkan rumah sejak tanggal tertentu, tidak diketahui keberadaannya, dan tidak pernah memberikan kabar atau menjalin komunikasi dalam bentuk apapun kepada pasangannya.
Dasar hukum untuk Surat Keterangan Ghaib
(yang menjadi syarat cerai ghaib) utamanya terletak pada Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU Perkawinan, khususnya Pasal 20 ayat (2) dan Pasal 27, serta Kompilasi Hukum Islam (KHI) Pasal 138 dan 139 untuk Muslim, yang mengatur prosedur pemanggilan pihak yang tidak diketahui alamatnya (ghaib) melalui pengumuman di papan pengumuman pengadilan dan media massa sebelum perceraian dapat diproses, dengan surat dari Kelurahan sebagai bukti awal ketidakmampuan melacak alamat tergugat.
Saya pernah mendampingi seorang istri yang ditinggal suaminya selama bertahun-tahun.
Tak ada kabar. Tak ada alamat. Tak ada kontak.
Anak-anaknya tumbuh tanpa nafkah, tanpa kehadiran sosok ayah, dan tanpa kepastian hukum.
Ketika ia ingin mengajukan cerai ke Pengadilan Agama, prosesnya terhambat. Alasannya sederhana tapi krusial: belum ada Surat Keterangan Ghaib dari Desa/Kelurahan.
Surat ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan resmi, seperti:
- Mengurus proses perceraian di Pengadilan Agama karena istri ditinggal suami (atau sebaliknya),
- Permohonan ahli waris, hak asuh anak, atau penetapan wali,
- Pelaporan kehilangan orang ke kepolisian,
- Keperluan hukum lainnya yang memerlukan dokumen pendukung tentang status keberadaan seseorang.
Karena itu, penyusunannya harus mengikuti aturan tata naskah dinas yang berlaku.
Dalam artikel ini, saya membagikan 6 contoh format Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Ghaib) yang bisa langsung digunakan oleh:
- Kepala Desa/Lurah,
- Sekretaris (
a.n.Kepala Desa/Lurah), - Kaur/Kasi (
u.b.).
Semua format telah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021, dan ketentuan peraturan perundang-undangan terkait lainnya.
Saya juga sudah menyiapkan versi Word (.docx/.dotx) dan PDF yang bisa Anda download, edit, dan langsung digunakan.
Jika Anda adalah pejabat di instansi Pemerintah Desa atau Pemerintah Kelurahan, khususnya yang bertugas di bidang tata usaha dan pelayanan administrasi warga, artikel ini akan sangat membantu Anda dalam menyusun surat yang legal, profesional, dan sesuai aturan terbaru.
3 Contoh Surat Keterangan Ghaib dari Desa
Berikut ini saya sajikan tiga format Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Surat Ghaib) yang bisa digunakan oleh Pemerintah Desa di seluruh Indonesia. Masing-masing format berbeda dari sisi penandatangan, namun memiliki substansi yang sama, sesuai ketentuan tata naskah dinas terbaru.
Format 1: Ditandatangani Langsung oleh Kepala Desa
Format ini adalah bentuk ideal karena ditandatangani langsung oleh Kepala Desa selaku pejabat yang paling berwenang menerbitkan surat di desa.
Kapan digunakan: Saat Kepala Desa sedang berada di tempat dan tidak berhalangan dalam menjalankan tugas penandatanganan surat.
Format 2: Ditandatangani oleh Sekretaris Desa
Format ini digunakan apabila Kepala Desa sedang tidak berada di tempat (misalnya sedang dinas luar atau cuti). Sekretaris Desa dapat menandatangani surat tersebut atas nama Kepala Desa menggunakan format a.n., berdasarkan mandat atau pelimpahan kewenangan yang sah.
Pastikan menambahkan tembusan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pelaporan kepada atasan langsung.
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa sedang tidak berada di tempat namun telah memberi kuasa atau mandat kepada Sekdes untuk menandatangani surat tersebut.
Format 3: Ditandatangani oleh Kaur/Kasi
Format ini dipakai dalam keadaan ketika Kepala Desa dan Sekdes sama-sama tidak berada di tempat. Penandatanganan dilakukan oleh Kaur Tata Usaha dan Umum atau Perangkat Desa lainnya yang ditunjuk mewakili Sekdes yang juga telah diberi mandat sebelumnya oleh Kades.
Tambahkan tembusan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa sebagai bentuk pelaporan berjenjang, sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Untuk memahami lebih dalam mengenai penulisan
a.n.danu.b., silakan baca artikel ini: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi.
Kapan digunakan: Jika Sekdes juga sedang tidak berada di tempat dan surat tersebut termasuk yang boleh diwakilkan penandatangannya sesuai standar pelayanan minimal desa.
Ketiga format ini telah saya sediakan dalam dokumen Microsoft Word (.doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh, diedit, dan dicetak sesuai kebutuhan. Silakan lanjut ke bagian Download Template Surat untuk mendapatkan file-nya.
Download Template Surat untuk Desa
Format surat ini kami susun dalam bentuk Word (.docx / .dotx) dan PDF, menyesuaikan dengan berbagai regulasi terkait tata naskah dinas, di antaranya:
- Permendagri 1 Tahun 2023
- Permendagri 83 Tahun 2022
- Permendagri 2 Tahun 2017
- Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021
- dan aturan teknis administrasi lainnya yang relevan
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Format Penandatangan | Tersedia opsi Kepala Desa langsung, a.n. Sekdes, serta u.b. Kaur/Kasi. Menyesuaikan kebutuhan administrasi masing-masing desa. |
| Edit Cepat & Praktis | Sudah dilengkapi Drop-Down List dan Text Box agar pengisian lebih efisien & cepat. Minim ketik ulang, cukup sesuaikan data. |
| Legal Formal | Menyesuaikan kaidah ejaan yang disempurnakan dan tata naskah dinas terbaru. Sudah siap dipakai untuk kebutuhan resmi. |
| Format File | Disediakan dalam format Word (.docx & .dotx). |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah mencantumkan kode klasifikasi arsip sesuai Permendagri 83/2022. |
| Ukuran & Tampilan | Dokumen menggunakan kertas A4, font Arial 12 pt (kecuali untuk bagian tertentu), margin standar, dan struktur surat sesuai aturan yang berlaku. |
📥 Pilihan Versi Template
Silakan pilih versi yang sesuai kebutuhan Anda:
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Jangan sampai salah format! Semoga bermanfaat. [/info]
Kalau Anda mau repot-repot ingin menyusun sendiri dari awal, saya juga sudah siapkan panduan lengkap untuk berbagai jenis suket: lihat panduan lengkap surat keterangan.
Contoh Surat Keterangan Ghaib dari Kelurahan
Selain digunakan di wilayah Desa, Surat Keterangan Ghaib juga diterbitkan oleh Pemerintah Kelurahan yang berada di bawah kewenangan Kecamatan.
Struktur suratnya sama seperti di Desa, namun ada beberapa penyesuaian pada:
- Kop Surat menggunakan identitas Kelurahan,
- Pejabat penandatangan adalah Lurah, Sekretaris Kelurahan, atau Kasi,
Berikut contoh format surat khusus Kelurahan yang bisa Anda gunakan.
Siapa saja Pejabat Penandatangan Surat di Kelurahan?
- Lurah:
Penandatanganan dilakukan oleh Lurah sebagai pimpinan tertinggi Pemerintah Kelurahan. Ini dilakukan ketika Lurah berada di tempat dan tidak berhalangan - Sekretaris Kelurahan:
Jika Lurah berhalangan atau sedang dinas luar, Sekretaris Kelurahan dapat menandatangani surat tersebut dengan formata.n. Lurah.
Pastikan tembusan kepada Lurah disertakan sebagai bentuk pelaporan. - Kasi:
Jika Lurah dan Sekretaris Kelurahan tidak berada di tempat atau berhalangan. Penandatanganan dapat dilakukan oleh Kepala Seksi yang ditunjuk, misalnya Kasi Pemerintahan atau kasi yang menangani administrasi pelayanan sesuai tupoksinya.
Download Template Surat untuk Kelurahan
Berbeda dari Desa, struktur dokumen di Kelurahan biasanya mencantumkan identitas Kelurahan pada kop surat, serta menyesuaikan jabatan penandatangan seperti Lurah, Sekretaris Kelurahan, atau Kasi.
Template berikut telah saya sesuaikan agar siap dipakai di seluruh Kelurahan di Indonesia.
Template ini cocok digunakan di tingkat Kelurahan.
Telah dilengkapi dengan pilihan pejabat penandatangan (Lurah, Sekretaris, atau Kasi) agar fleksibel digunakan dalam berbagai situasi, termasuk apabila Lurah berhalangan atau sedang tidak berada di tempat.
| Fitur | Deskripsi |
|---|---|
| 3 Versi Penandatangan | Lurah, Sekretaris Kelurahan (a.n.), dan Kasi (u.b.) |
| Cepat & Mudah | Format Word dengan kotak isian & daftar pilihan cepat untuk mempercepat pengisian data |
| Resmi & Legal | Disusun berdasarkan aturan tata naskah dinas terbaru: Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, PP 17/2018, Permendagri 83/2022, dll |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah memuat kode klasifikasi arsip sesuai ketentuan Permendagri 83/2022 |
| Standar Kertas & Huruf | Ukuran kertas, jenis huruf, tata letak, margin, dll sesuai standar tata naskah dinas terbaru |
| Tambahan Surat Pengantar | Dilengkapi surat pengantar RT/RW (opsional), jika diperlukan |
Mencari template kelurahan lainnya? Silakan temukan di Kumpulan Template Surat Keterangan Kelurahan.
Temukan Contoh Surat Lain
Jika Anda sedang menyusun dokumen resmi lain yang serupa, berikut ini beberapa contoh surat keterangan dari desa maupun kelurahan yang sudah kami siapkan dan bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan:
- Surat Keterangan Cerai dari Desa
- Surat Keterangan Cerai dari Kelurahan
- Surat Keterangan Kehilangan
- Surat Keterangan Duda
- Surat Keterangan Janda
- Kumpulan Surat Keterangan Desa
Semua contoh surat yang kami sediakan sudah disesuaikan dengan regulasi terbaru, mudah disesuaikan, dan siap pakai untuk mendukung kelancaran pelayanan administrasi di desa dan kelurahan.
Jangan ragu untuk membagikan link artikel ini kepada rekan Perangkat Desa/Kelurahan lainnya jika Anda merasa terbantu.
