FORMAT ADMINISTRASI DESA

Surat Keterangan Belum/Tidak Bekerja dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang yang bersangkutan benar-benar belum memiliki pekerjaan tetap dan tidak sedang terikat kontrak dengan instansi, perusahaan, maupun pihak manapun pada saat surat ini diterbitkan.

Surat ini sering menjadi syarat penting dalam berbagai urusan yang diminta oleh instansi pemerintah maupun swasta, seperti:

1. Persyaratan administrasi registrasi calon mahasiswa baru
2. Mengurus beasiswa atau bantuan sosial (bansos)
3. Mendaftar pelatihan atau program kerja
4. Melengkapi persyaratan rekrutmen CPNS atau PPPK
5. Mengurus pemberkasan Taspen
6. Melamar kerja di sektor formal maupun informal
7. Mengajukan keringanan biaya pendidikan atau kesehatan
8. Mengurus klaim asuransi pensiun atau klaim tunjangan anak yatim piatu di ASABRI
9. Persyaratan khusus lainnya dari instansi tertentu

Sayangnya, banyak yang belum memahami bagaimana bentuk, struktur, dan redaksi yang benar dari surat ini sesuai aturan terbaru.

Ada pula keraguan soal siapa yang seharusnya menandatangani surat ini. Apakah harus Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau bisa cukup Kaur/Kasi?

Suatu hari, seorang pemuda dari desa tetangga datang ke kantor desa tempat saya sering membantu urusan administrasi. Ia hendak mengikuti pelatihan kerja yang diadakan oleh dinas tenaga kerja provinsi. Syaratnya sederhana: KTP, KK, dan satu lembar surat keterangan belum bekerja dari Pemerintah Desa.

Tetapi karena tergesa-gesa, ia mengambil jalan pintas, surat itu diketik di tempat jasa pengetikan surat, ditandatangani oleh RT, dan distempel seadanya. Baginya, dokumen itu hanya formalitas kecil.

Namun, dalam dunia administrasi, apa yang dianggap kecil sering menjadi titik dari awal masalah yang lebih besar. Berkas itu ditolak. Alasannya jelas: tidak sah, bukan dari pejabat yang berwenang, dan tidak bernomor surat resmi.

Pemuda itu panik. Ia kembali ke desa, meminta surat yang sah. Sayangnya, saat itu Kepala Desa sedang berada di luar daerah. Satu-satunya pilihan adalah Sekretaris Desa. Tapi surat yang dibawa tak memuat redaksi a.n. Kepala Desa. Sekdes ragu. Ia tahu, menandatangani tanpa dasar adalah pelanggaran administrasi.

Baru setelah saya bantu buatkan ulang surat dengan format yang benar, lengkap dengan nomor surat dan kode arsip, barulah bisa ditandatangani. Tapi saat itu, waktu sudah habis. Ia gagal mendaftar. Bukan karena tak mampu, tapi karena mengabaikan medan administrasi sebagai bagian dari perjuangan.

Dalam artikel ini, saya tidak hanya menyodorkan contoh kosong. Saya sajikan 3 template resmi dalam format Word dan PDF, yang bisa langsung dipakai oleh Perangkat Desa. Dan lebih dari itu, ini adalah alat bantu administrasi sederhana, disusun sesuai praktik administrasi desa yang sah, dengan memperhatikan struktur kewenangan dan kaidah tata naskah dinas.

Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU) atau Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu usaha, baik perorangan maupun badan benar-benar berdomisili dan beroperasi secara sah di wilayah desa.

Meskipun kini beberapa keperluannya sudah digantikan oleh sistem Online Single Submission (OSS), faktanya di lapangan SKDU masih tetap diminta untuk berbagai keperluan administratif, terutama oleh pelaku UMKM dan usaha mikro di desa.

Saya masih ingat ketika seorang pelaku usaha kecil di desa kami datang ke kantor desa. Ia ingin mendaftar bantuan UMKM, tapi formulirnya ditolak karena ia hanya membawa SKU, bukan SKDU. Padahal SKU dan SKDU itu beda fungsi. Akhirnya prosesnya harus ulang dari awal, hanya karena surat yang dibawa tidak sesuai.

SKDU dibutuhkan, misalnya untuk:

• Pengajuan izin usaha manual (non-OSS),
• Pendaftaran bantuan hibah atau UMKM,
• Pembukaan rekening bank atas nama usaha,
• Pinjaman koperasi atau LPDB,
• Surat pengantar ke Kecamatan atau Dinas,
• Dan keperluan administratif lainnya yang mewajibkan keterangan domisili tempat usaha secara spesifik.

Sayangnya, banyak Perangkat Desa masih bingung dalam menyusun SKDU, baik dari segi format, redaksi, hingga siapa yang sah menandatanganinya. Apakah harus Kepala Desa? Atau cukup Sekdes? Bagaimana jika harus diwakili Kaur atau Kasi?

Melalui artikel ini, saya ingin berbagi panduan lengkap dan praktis berdasarkan pengalaman nyata di desa. Anda bisa menyesuaikannya langsung di kantor desa masing-masing. Saya juga sertakan 3 versi format SKDU sesuai kondisi penandatangan:

1. Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
2. Ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.),
3. Ditandatangani oleh Kaur/Kasi atas nama Sekdes (u.b.).

Seluruh contoh bisa langsung Anda download dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF, dan sudah disesuaikan dengan Permendagri 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021.

Surat Keterangan Domisili Tempat Ibadah dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa sebuah tempat ibadah (seperti masjid, gereja, pura, mushola, vihara, dan sebagainya) benar-benar berada dan aktif menjalankan kegiatan keagamaan di wilayah desa.

Surat ini bukan sekadar formalitas. Ia menjadi bukti sah keberadaan tempat ibadah yang sangat dibutuhkan dalam berbagai urusan administratif: mulai dari pengajuan bantuan keagamaan, pencairan hibah, keperluan bank, hingga syarat verifikasi yang diminta oleh Kementerian Agama (Kemenag).

Saya masih ingat betul, pernah ada pengurus masjid di desa yang datang ke kantor membawa proposal bantuan. Tapi prosesnya terhambat karena tidak ada surat domisili tempat ibadah dari desa. Padahal masjid itu sudah lama berdiri, aktif, dan digunakan warga sekitar untuk salat berjamaah setiap hari.

Dalam praktiknya, penyusunan surat ini biasanya dikerjakan oleh Perangkat Desa yang membantu Kepala Desa di bidang administrasi. Namun, tidak sedikit muncul kebingungan: apakah surat seperti ini harus ditandatangani langsung oleh Kepala Desa? Atau cukup diwakili oleh Sekretaris, Kaur, atau Kasi dengan redaksi tertentu?

Lewat artikel ini, saya ingin berbagi pengalaman sebagai praktisi administrasi desa. Bukan hanya membagikan contoh suratnya, tapi juga membantu Anda memahami kapan dan bagaimana surat itu sebaiknya diterbitkan sesuai aturan tata naskah dinas terbaru.

Di dalamnya, saya sajikan 3 format surat domisili tempat ibadah dengan skenario penandatanganan yang berbeda, serta template Word (.doc) dan PDF yang bisa langsung digunakan dan disesuaikan di desa masing-masing.

Surat Keterangan Domisili Lembaga dari Desa, termasuk organisasi atau yayasan adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu lembaga benar-benar berdomisili dan aktif menjalankan kegiatannya di wilayah administratif desa.

Surat ini penting. Sangat penting. Karena tanpa surat domisili lembaga dari desa, banyak urusan lembaga jadi terhambat. Mulai dari pengurusan NPWP Badan, pendaftaran legalitas ke Kemenkumham, pengajuan proposal bantuan, hingga pembukaan rekening lembaga di bank. Semuanya biasanya diminta menyertakan dokumen ini.

Di banyak desa, tugas membuat surat keterangan domisili lembaga seperti ini biasanya dipercayakan kepada Perangkat Desa yang menangani urusan administrasi dan surat menyurat. Tapi dalam praktiknya, sering kali muncul kebingungan. Bingung soal redaksi, bingung soal format, bahkan bingung siapa sebenarnya yang sah menandatangani surat tersebut.

Apakah harus Kepala Desa yang menandatangani langsung? Atau boleh diwakili oleh Sekretaris Desa? Kalau pun diwakili, bagaimana redaksi yang benar? Apakah harus pakai a.n. atau u.b.? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini masih banyak terdengar di lapangan.

Yang menarik, masalah di lapangan bukan semata soal teknis format, tapi juga soal komunikasi dan koordinasi antar pejabat desa. Saya pernah menemui kasus di mana Perangkat Desa sudah menyusun surat sesuai tata naskah dinas terbaru, lengkap dengan nomor surat dan klasifikasi arsip. Tapi Kepala Desa justru menolak menandatangani karena merasa formatnya terlalu ribet dan tidak seperti biasanya.

Ada juga Kepala Desa yang belum memahami pentingnya penggunaan redaksi a.n. (atas nama) dan u.b. (untuk dan atas nama). Padahal surat tersebut harus ditandatangani oleh Sekdes atau Kaur karena Kepala Desa sedang berhalangan. Akibatnya? Surat tersebut tidak bisa diterbitkan tepat waktu, dan pengajuan bantuan dari lembaga pemohon pun ikut terhambat.

Hal-hal seperti ini menunjukkan bahwa memahami tata naskah dinas tidak cukup hanya pada aspek penulisan. Pemahaman wewenang, alur penandatangan, dan prosedur legal administratif juga sama pentingnya. Apalagi surat keterangan domisili lembaga ini menyangkut legalitas yang berdampak langsung pada pencairan bantuan, proses hukum, dan pengakuan kelembagaan.

Itulah alasan saya menyusun artikel ini. Berdasarkan pengalaman pribadi membantu menyusun dan memverifikasi berbagai surat menyurat di desa, saya rangkum panduan teknis ini agar bisa langsung digunakan, terutama oleh Perangkat Desa yang bertugas di bidang pelayanan administrasi umum, surat-menyurat, dan tata kelola kelembagaan desa.

Berikut ini saya sajikan 3 contoh Surat Keterangan Domisili Lembaga/Organisasi/Yayasan dari Desa, masing-masing menggunakan skenario penandatanganan yang berbeda, berdasarkan peraturan terbaru, termasuk Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021:

• Contoh surat yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
• Contoh surat yang ditandatangani Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa,
• Contoh surat oleh Perangkat Desa lainnya, menggunakan redaksi a.n. dan u.b..

Seluruh contoh ini dapat Anda download dalam format Word (.doc) dan PDF, dan bisa langsung diedit sesuai kebutuhan masing-masing desa.

Di bawah ini, Anda bisa langsung download contoh template Surat Keterangan Domisili Tempat Tinggal dari Desa dalam format Word (Doc) yang praktis dan siap pakai.

Sobat Desa yang saya hormati,

Salah satu pertanyaan yang paling sering mampir ke saya belakangan ini adalah: Apakah boleh melakukan mutasi perangkat desa meskipun tidak ada kekosongan jabatan?

Pernah diminta mengurus Surat Keterangan Domisili, tapi bingung harus mulai dari mana? Atau mungkin kamu diminta membawa Surat Pengantar dari RT/RW terlebih dahulu, tapi tidak tahu bentuknya seperti apa?

Pernah melihat singkatan a.n. atau u.b. di bagian tanda tangan surat resmi? Kalau kamu masih bingung apa artinya dan siapa yang boleh menggunakannya, kamu tidak sendirian.

Apa sebenarnya fungsi kode angka pada setiap surat resmi di kantor pemerintahan? Kenapa surat-surat itu harus diberi kode seperti 800.1.11.1 atau 000.1.2.3?