FORMAT ADMINISTRASI DESA

Surat Keterangan Tidak Mampu atau disingkat SKTM adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang atau keluarganya tergolong masyarakat miskin atau tidak mampu secara ekonomi.

Surat ini dibutuhkan untuk memenuhi salah satu syarat administrasi dalam berbagai keperluan bantuan sosial maupun layanan publik, antara lain namun tidak terbatas pada:

• Mengajukan keringanan atau pembebasan biaya saat daftar sekolah atau kuliah anak
• Mendaftar program bantuan sosial seperti PKH, BPNT, dan sejenisnya
• Mengurus layanan kesehatan seperti BPJS PBI, KIS, atau berobat/rawat inap gratis ke rumah sakit
• Permohonan bantuan rumah layak huni atau program rehab RTLH
• Pengajuan beasiswa KIP, bantuan biaya nikah, hingga bantuan hukum gratis seperti untuk gugatan cerai di pengadilan agama (prodeo/probono)

SKTM menjadi salah satu bentuk layanan dasar yang perlu disediakan oleh Pemerintah Desa sebagai bagian dari tugas penyelenggaraan administrasi dan pelayanan publik, sesuai amanat Permendagri Nomor 2 Tahun 2017 dan berbagai peraturan terkait lainnya.

Dalam artikel ini, saya bagikan dua model utama SKTM yang dapat digunakan di desa, lengkap dengan tiga format penandatanganan untuk masing-masing model: ditandatangani langsung oleh Kepala Desa, oleh Sekretaris Desa atas nama Kades (a.n.), dan oleh Kaur/Kasi (u.b.).

Semua contoh format telah disesuaikan dengan aturan tata naskah dinas terbaru dan tersedia dalam bentuk Word (.docx / .dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh dan digunakan oleh Perangkat Desa.

Artikel ini saya susun khusus untuk membantu Kepala Desa, Sekdes, dan Perangkat Desa lainnya dalam memberikan pelayanan surat menyurat yang benar, cepat, rapi, dan sesuai regulasi.

Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya atau yang juga dikenal dengan istilah Surat Keterangan Ghaib adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang telah meninggalkan rumah sejak tanggal tertentu, tidak diketahui keberadaannya, dan tidak pernah memberikan kabar atau menjalin komunikasi dalam bentuk apapun kepada pasangannya.

Saya pernah mendampingi seorang istri yang ditinggal suaminya selama bertahun-tahun. Tak ada kabar. Tak ada alamat. Tak ada kontak. Anak-anaknya tumbuh tanpa nafkah, tanpa kehadiran sosok ayah, dan tanpa kepastian hukum.

Ketika ia ingin mengajukan cerai ke Pengadilan Agama, prosesnya terhambat. Alasannya sederhana tapi krusial: belum ada Surat Keterangan Ghaib dari Desa.

Surat ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan resmi, seperti:

• Mengurus proses perceraian di Pengadilan Agama karena istri ditinggal suami (atau sebaliknya),
• Permohonan ahli waris, hak asuh anak, atau penetapan wali,
• Pelaporan kehilangan orang ke kepolisian,
• Keperluan hukum lainnya yang memerlukan dokumen pendukung tentang status keberadaan seseorang.

Karena itu, penyusunannya harus mengikuti aturan tata naskah dinas yang berlaku. Dalam artikel ini, saya membagikan 3 contoh format Surat Keterangan Tidak Diketahui Keberadaannya (Ghaib) yang bisa langsung digunakan oleh:

• Kepala Desa,
• Sekretaris Desa (a.n. Kepala Desa),
• Kaur/Kasi (u.b.).

Semua format telah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021. Saya juga sudah menyiapkan versi Word (.docx/.dotx) dan PDF yang bisa Anda download, edit, dan langsung digunakan.

Jika Anda adalah Kepala Desa atau Perangkat Desa yang bertugas di bidang tata usaha dan pelayanan administrasi warga, artikel ini akan sangat membantu Anda dalam menyusun surat yang legal, profesional, dan sesuai aturan terbaru.

Dalam konteks desa, Surat Keterangan Kehilangan adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seorang warga telah kehilangan dokumen penting miliknya, seperti KTP, Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Ijazah, ATM, Buku Nikah, dan sebagainya. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan laporan warga dan surat pengantar dari Ketua RT/RW sebagai dasar penerbitannya.

Saya pernah mengalami satu kejadian yang masih membekas hingga sekarang. Suatu siang, seorang warga datang tergesa ke kantor desa. Wajahnya panik. Katanya, dompetnya jatuh saat ke pasar. Entah di jalan, entah di los sayur, entah dicopet. Di dalamnya ada KTP dan kartu ATM. Ia sudah keliling mencari, tapi hasilnya nihil.

“Pak, saya harus urus ulang KTP... tapi dari Dukcapil katanya harus ada surat kehilangan dari desa,” ujarnya nyaris putus asa.

Kami bantu. Tapi ternyata, ia sebelumnya sempat cetak surat sendiri di rumah, tanpa kop desa, tanpa nomor surat, dan tanpa tanda tangan resmi. Surat itu langsung ditolak oleh petugas.

Dari pengalaman itulah saya paham betul: surat kehilangan bukan sekadar formalitas. Ia adalah kunci untuk membuka kembali akses identitas dan syarat pemenuhan pelayanan publik bagi warga.

Surat kehilangan ini merupakan salah satu syarat penting untuk mengurus penggantian dokumen yang hilang di instansi terkait, seperti:

• Dinas Dukcapil untuk KTP-el, KK, atau akta pencatatan sipil,
• Bank untuk penggantian kartu ATM,
• Sekolah untuk penggantian ijazah,
• atau ke Kepolisian jika dibutuhkan surat kehilangan tambahan.

Oleh karena itu, format dan isi Surat Keterangan Kehilangan dari Desa harus mengikuti standar resmi tata naskah dinas, sebagaimana diatur dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan regulasi terkait lainnya.

Melalui artikel ini, saya akan membagikan beberapa contoh format Surat Keterangan Kehilangan yang sudah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan regulasi lainnya. Semua contoh tersedia dalam format Word (doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung Anda download dan gunakan di kantor desa.

Jika Anda adalah seorang Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau Perangkat Desa lainnya yang bertugas dalam pelayanan administrasi warga, artikel ini akan sangat membantu Anda dalam membuat surat kehilangan yang tidak hanya rapi, tetapi juga sesuai aturan dan telah dilengkapi fitur-fitur untuk mempercepat pembuatannya.

Surat Keterangan Duda dari Desa adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seorang laki-laki berstatus duda secara sah, baik itu karena perceraian (cerai hidup) maupun karena istri meninggal dunia (cerai mati), dan belum menikah lagi hingga surat tersebut diterbitkan.

Di desa, saya beberapa kali menemui warga yang datang dengan wajah bingung sambil berkata, “Pak, saya mau menikah lagi, tapi katanya butuh surat dari desa?” Ketika ditanya lebih jauh, ternyata yang dimaksud adalah surat keterangan duda. Sayangnya, tidak semua Perangkat Desa siap dengan format surat semacam ini.

Padahal, surat ini sangat penting. Selain sebagai syarat nikah di KUA, juga diperlukan untuk pengurusan pensiun duda (Taspen/ASABRI), pengajuan hak waris, penyelesaian harta gono-gini, dan keperluan hukum atau administrasi lainnya.

Namun, saya paham, tidak semua desa memiliki format baku yang sesuai aturan terbaru atau pemahaman yang cukup soal siapa yang seharusnya menandatangani, dan bagaimana redaksi suratnya agar sah menurut Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 serta PerANRI Nomor 5 Tahun 2021.

Untuk itulah artikel ini saya susun. Bukan sekadar memberi contoh, tapi juga memberikan 3 format siap pakai yang masing-masing bisa digunakan tergantung kondisi pejabat penandatangan di desa Anda:

• Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
• Ditandatangani oleh Sekdes atas nama Kepala Desa (a.n.)
• Ditandatangani oleh Kaur atau Kasi (u.b.)

Ketiganya sudah saya lengkapi dalam bentuk template Word (.doc/.dotx) dan PDF yang bisa diunduh, diedit, dan langsung digunakan tanpa harus membuat ulang dari nol.

Silakan baca penjelasan lengkap di bawah ini dan sesuaikan dengan kebutuhan pelayanan di desa Anda.

Surat Keterangan Janda adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seorang perempuan berstatus janda, baik itu karena cerai hidup maupun cerai mati (kematian suami), dan belum menikah lagi hingga surat tersebut diterbitkan.

Saya masih ingat dengan jelas, suatu hari ada seorang ibu yang datang ke kantor desa dengan langkah ragu. Wajahnya penuh harap. Ia butuh surat keterangan janda untuk mengurus santunan Taspen mendiang suaminya. Tapi karena tidak ada format surat yang jelas, dan Kepala Desa sedang tidak di tempat, prosesnya jadi tertunda.

Kasus seperti ini bukan sekali dua kali terjadi. Banyak Perangkat Desa bingung. Bagaimana format suratnya yang terbaru sesuai aturan? Apakah surat harus ditandatangani langsung oleh Kepala Desa? Bolehkah Sekdes menandatangani? Bagaimana jika diwakilkan oleh Kasi atau Kaur? Apa redaksi yang sah?

Padahal surat ini sering kali dibutuhkan bukan hanya untuk pengurusan pensiun (Taspen/ASABRI), tetapi juga untuk keperluan penting lainnya seperti:

• Persyaratan pendaftaran pernikahan kembali,
• Pengajuan bantuan sosial khusus,
• Pengurusan hak waris dan dokumen pertanahan,
• Rekomendasi kecamatan untuk data kependudukan.

Untuk membantu Perangkat Desa dan masyarakat yang membutuhkan, saya telah menyusun 3 contoh Surat Keterangan Janda dari Desa dalam format Word dan PDF, disesuaikan dengan pejabat penandatangan:

• Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
• Ditandatangani oleh Sekdes atas nama Kepala Desa (a.n.),
• Ditandatangani oleh Kaur/Kasi dengan redaksi u.b..

Semua contoh telah saya sesuaikan dengan aturan terbaru dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang tata naskah dinas, agar sah secara hukum dan siap digunakan di kantor desa mana pun.

Silakan simak contoh lengkapnya di bawah ini. Anda bisa langsung mengunduh templatenya atau menyesuaikannya dengan kondisi desa masing-masing.

Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang atau instansi adalah pemilik sah atas kendaraan bermotor tertentu. Surat ini memuat data identitas lengkap pemilik serta spesifikasi kendaraan seperti nomor polisi, nomor rangka, dan nomor mesin.

Suatu pagi yang cerah itu, saya pernah membantu seorang warga yang motornya sudah lunas tapi STNK-nya masih atas nama pemilik lama. Ia ingin balik nama, tapi tidak ada kuitansi jual beli atau bukti lain. Di situlah pentingnya surat dari desa ini. Berkas sederhana tapi bernilai besar. Tanpa surat keterangan kepemilikan dari desa, urusannya di Samsat tertahan hampir seminggu.

Surat ini sangat berguna untuk:

1. Membuat atau memperpanjang STNK dan BPKB.
2. Melengkapi dokumen jual beli kendaraan bermotor.
3. Mengurus balik nama kepemilikan kendaraan.
4. Verifikasi kepemilikan kendaraan untuk keperluan kredit atau pinjaman.
5. Persyaratan pendaftaran kendaraan operasional lembaga/instansi.
6. Bukti pendukung dalam kasus kehilangan atau perdata.
7. Dan keperluan lain yang memerlukan bukti kepemilikan kendaraan atas nama pribadi atau instansi/lembaga.

Surat keterangan ini sangat berguna terutama ketika warga tidak memiliki cukup bukti administratif lain selain BPKB, atau saat kendaraan tidak atas nama pemilik dalam STNK. Kendaraan bermotor yang dimaksud bisa berupa sepeda motor, mobil penumpang, mobil dinas, mobil pick-up, mobil ambulans desa, mobil truk, dan lain-lain.

Di banyak desa, surat ini juga diminta oleh pihak leasing dan bank sebagai bagian dari syarat pengajuan pinjaman, terutama jika kendaraan belum balik nama atau tidak dilengkapi faktur resmi. Bahkan ada beberapa kasus di mana surat ini dijadikan dasar kepemilikan awal untuk kendaraan yang diwariskan atau dibeli tanpa dokumen formal.

Namun, dalam praktiknya, saya sering menemukan kekeliruan. Ada yang menulis nomor rangka salah satu digit, ada yang tidak menyertakan stempel, atau penandatangan yang tidak sah. Hal kecil seperti ini bisa berujung panjang ketika surat diajukan ke pihak luar desa.

Sebagai Kepala Desa atau Perangkat Desa, memahami format dan struktur surat ini sangat penting. Kesalahan kecil dalam mencantumkan data kendaraan seperti nomor mesin atau rangka bisa fatal.

Itulah kenapa saya menyusun artikel ini: untuk membantu Kepala Desa, Sekretaris Desa, dan Perangkat Desa lainnya agar bisa menyusun Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan secara benar dan sah sesuai tata naskah dinas. Saya juga telah menyiapkan 3 contoh format surat resmi yang bisa langsung diedit dan digunakan sesuai pejabat yang menandatangani, lengkap dengan versi Word dan PDF.

Surat Keterangan Pekerjaan Kedua Orang Tua/Wali dari Desa adalah surat resmi dari Pemerintah Desa yang menerangkan jenis pekerjaan ayah dan ibu kandung atau wali sah seorang anak. Surat ini sering digunakan sebagai salah satu syarat untuk mengurus keperluan pendidikan seperti pendaftaran sekolah atau kuliah, pengajuan beasiswa, permohonan keringanan UKT (Uang Kuliah Tunggal) di perguruan tinggi, hingga bantuan sosial.

Di desa, saya sering menemui orang tua atau wali yang datang ke kantor desa dengan ekspresi bingung sambil menggenggam map: “Pak, ini surat keterangan pekerjaan orang tua harus bagaimana ya?” tanyanya pelan.

Masalahnya bukan cuma soal isi surat, tapi juga soal siapa yang seharusnya menandatangani. Haruskah Kepala Desa? Atau bisa diwakili Sekretaris Desa? Bagaimana kalau Kaur atau Kasi yang tanda tangan, apakah sah? Banyak Perangkat Desa yang bingung menjawabnya karena minimnya contoh format yang mudah diakses di internet.

Sebagai penulis yang telah mendampingi dan membantu proses administrasi desa selama bertahun-tahun, saya memahami bahwa Perangkat Desa dan Kepala Desa seringkali menerima permohonan pembuatan surat ini. Tak jarang, surat ini diminta untuk melengkapi berkas beasiswa, UKT, pengajuan bantuan sosial, hingga syarat daftar sekolah atau kuliah.

Maka dari itu, artikel ini saya susun agar bisa langsung dipakai oleh Perangkat Desa sebagai acuan: lengkap dengan 3 format berbeda sesuai pejabat penandatangan dan siap download dalam versi Word dan PDF. Format surat telah disesuaikan dengan tata naskah dinas terbaru berdasarkan Permendagri 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI 5 Tahun 2021.

Didalam artikel ini, saya sajikan 3 format lengkap yang bisa langsung digunakan:

• Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
• Ditandatangani oleh Sekdes atas nama Kepala Desa,
• Ditandatangani oleh Kaur/Kasi.

Harapannya, Perangkat Desa dan masyarakat bisa lebih siap saat diminta membuat surat keterangan pekerjaan seperti ini.

Surat Keterangan Pengalaman Kerja dari Desa adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang benar-benar pernah bekerja di lingkungan pemerintahan desa dalam kurun waktu tertentu. Surat ini biasanya diberikan kepada mantan Perangkat Desa, staf desa, pengelola BUMDes, maupun jabatan lainnya di desa.

Fungsi surat ini sangat penting, terutama bagi para pelamar kerja untuk melengkapi persyaratan administratif seperti:

1. Mendaftar kerja di instansi pemerintah maupun swasta (dalam maupun luar negeri)
2. Mengikuti seleksi CPNS atau PPPK
3. Mengajukan beasiswa atau studi lanjut
4. Melamar di LSM, proyek desa, atau lembaga sosial
5. Membuktikan pengalaman kerja dalam laporan kegiatan
6. Mengikuti seleksi tugas kedinasan pada jabatan tertentu sebagai Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK)
7. Dan berbagai keperluan lain yang memerlukan verifikasi pengalaman kerja

Meskipun berbeda istilah, Surat Keterangan Pengalaman Kerja dari Kantor Desa sejatinya memiliki fungsi yang mirip dengan Paklaring di perusahaan swasta. Surat ini sering kali menjadi pelengkap curriculum vitae (CV) dan portofolio kerja, serta memperkuat kredibilitas pelamar yang pernah bekerja di pemerintahan desa.

Dengan kata lain, surat ini berguna untuk membuktikan riwayat pekerjaan atau track record seseorang yang pernah mengabdi di lingkungan desa. Baik sebagai Perangkat Desa, staf desa, pengurus BUMDes, atau profesi lainnya.

Oleh karena itu, isinya tidak hanya mencantumkan identitas pribadi, jabatan, dan masa kerja, tetapi juga memuat catatan tentang kinerja yang telah dijalani. Termasuk apakah yang bersangkutan dikenal berkinerja baik, disiplin, dan bertanggung jawab selama masa tugasnya.

Sebagai mantan Perangkat Desa, saya pernah menyusun sendiri surat seperti ini untuk warga yang membutuhkan bukti riwayat pekerjaan mereka. Maka dari itu, artikel ini saya susun sebagai panduan praktis bagi Kepala Desa, Perangkat Desa, dan siapa saja yang memerlukan format resmi surat keterangan pengalaman kerja dari desa.

Di sini saya tidak hanya membagikan contohnya, tapi juga menyediakan 3 template dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF yang dapat langsung diunduh dan digunakan.

Seluruh format telah saya susun berdasarkan kaidah tata naskah dinas terbaru sesuai Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, PerANRI 5/2021, dll, termasuk pengaturan redaksi tanda tangan seperti a.n. dan u.b. bila Kepala Desa berhalangan.

Surat Keterangan Ibu Rumah Tangga dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seseorang benar-benar berstatus sebagai ibu rumah tangga yang tidak memiliki pekerjaan formal maupun penghasilan secara tetap.

Surat ini sering diminta untuk melengkapi persyaratan administrasi di berbagai instansi. Beberapa contoh kegunaan surat ini antara lain:

1. Pendaftaran mahasiswa baru
2. Pengajuan beasiswa kuliah
3. Pengurusan visa
4. Administrasi di pengadilan atau perbankan
5. Kebutuhan lain yang memerlukan bukti status pekerjaan istri

Sebagai mantan Perangkat Desa, saya merasakan langsung bagaimana surat ini membantu banyak warga perempuan, khususnya kaum ibu. Saya tulis artikel ini sebagai panduan praktis bagi Kepala Desa, Perangkat Desa, dan warga yang membutuhkannya.

Di artikel ini, saya tidak hanya memberikan contoh suratnya, tapi juga menyajikan 3 TEMPLATE format Word (doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh dan digunakan.

Seluruh contoh sudah disusun berdasarkan ketentuan tata naskah dinas terbaru yang berlaku.