FORMAT ADMINISTRASI DESA

Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang atau instansi adalah pemilik sah atas kendaraan bermotor tertentu. Surat ini memuat data identitas lengkap pemilik serta spesifikasi kendaraan seperti nomor polisi, nomor rangka, dan nomor mesin.

Suatu pagi yang cerah itu, saya pernah membantu seorang warga yang motornya sudah lunas tapi STNK-nya masih atas nama pemilik lama. Ia ingin balik nama, tapi tidak ada kuitansi jual beli atau bukti lain. Di situlah pentingnya surat dari desa ini. Berkas sederhana tapi bernilai besar. Tanpa surat keterangan kepemilikan dari desa, urusannya di Samsat tertahan hampir seminggu.

Surat ini sangat berguna untuk:

1. Membuat atau memperpanjang STNK dan BPKB.
2. Melengkapi dokumen jual beli kendaraan bermotor.
3. Mengurus balik nama kepemilikan kendaraan.
4. Verifikasi kepemilikan kendaraan untuk keperluan kredit atau pinjaman.
5. Persyaratan pendaftaran kendaraan operasional lembaga/instansi.
6. Bukti pendukung dalam kasus kehilangan atau perdata.
7. Dan keperluan lain yang memerlukan bukti kepemilikan kendaraan atas nama pribadi atau instansi/lembaga.

Surat keterangan ini sangat berguna terutama ketika warga tidak memiliki cukup bukti administratif lain selain BPKB, atau saat kendaraan tidak atas nama pemilik dalam STNK. Kendaraan bermotor yang dimaksud bisa berupa sepeda motor, mobil penumpang, mobil dinas, mobil pick-up, mobil ambulans desa, mobil truk, dan lain-lain.

Di banyak desa, surat ini juga diminta oleh pihak leasing dan bank sebagai bagian dari syarat pengajuan pinjaman, terutama jika kendaraan belum balik nama atau tidak dilengkapi faktur resmi. Bahkan ada beberapa kasus di mana surat ini dijadikan dasar kepemilikan awal untuk kendaraan yang diwariskan atau dibeli tanpa dokumen formal.

Namun, dalam praktiknya, saya sering menemukan kekeliruan. Ada yang menulis nomor rangka salah satu digit, ada yang tidak menyertakan stempel, atau penandatangan yang tidak sah. Hal kecil seperti ini bisa berujung panjang ketika surat diajukan ke pihak luar desa.

Sebagai Kepala Desa atau Perangkat Desa, memahami format dan struktur surat ini sangat penting. Kesalahan kecil dalam mencantumkan data kendaraan seperti nomor mesin atau rangka bisa fatal.

Itulah kenapa saya menyusun artikel ini: untuk membantu Kepala Desa, Sekretaris Desa, dan Perangkat Desa lainnya agar bisa menyusun Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan secara benar dan sah sesuai tata naskah dinas. Saya juga telah menyiapkan 3 contoh format surat resmi yang bisa langsung diedit dan digunakan sesuai pejabat yang menandatangani, lengkap dengan versi Word dan PDF.

Surat Keterangan Pekerjaan Kedua Orang Tua/Wali dari Desa adalah surat resmi dari Pemerintah Desa yang menerangkan jenis pekerjaan ayah dan ibu kandung atau wali sah seorang anak. Surat ini sering digunakan sebagai salah satu syarat untuk mengurus keperluan pendidikan seperti pendaftaran sekolah atau kuliah, pengajuan beasiswa, permohonan keringanan UKT (Uang Kuliah Tunggal) di perguruan tinggi, hingga bantuan sosial.

Di desa, saya sering menemui orang tua atau wali yang datang ke kantor desa dengan ekspresi bingung sambil menggenggam map: “Pak, ini surat keterangan pekerjaan orang tua harus bagaimana ya?” tanyanya pelan.

Masalahnya bukan cuma soal isi surat, tapi juga soal siapa yang seharusnya menandatangani. Haruskah Kepala Desa? Atau bisa diwakili Sekretaris Desa? Bagaimana kalau Kaur atau Kasi yang tanda tangan, apakah sah? Banyak Perangkat Desa yang bingung menjawabnya karena minimnya contoh format yang mudah diakses di internet.

Sebagai penulis yang telah mendampingi dan membantu proses administrasi desa selama bertahun-tahun, saya memahami bahwa Perangkat Desa dan Kepala Desa seringkali menerima permohonan pembuatan surat ini. Tak jarang, surat ini diminta untuk melengkapi berkas beasiswa, UKT, pengajuan bantuan sosial, hingga syarat daftar sekolah atau kuliah.

Maka dari itu, artikel ini saya susun agar bisa langsung dipakai oleh Perangkat Desa sebagai acuan: lengkap dengan 3 format berbeda sesuai pejabat penandatangan dan siap download dalam versi Word dan PDF. Format surat telah disesuaikan dengan tata naskah dinas terbaru berdasarkan Permendagri 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI 5 Tahun 2021.

Didalam artikel ini, saya sajikan 3 format lengkap yang bisa langsung digunakan:

• Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
• Ditandatangani oleh Sekdes atas nama Kepala Desa,
• Ditandatangani oleh Kaur/Kasi.

Harapannya, Perangkat Desa dan masyarakat bisa lebih siap saat diminta membuat surat keterangan pekerjaan seperti ini.

Surat Keterangan Pengalaman Kerja dari Desa adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang benar-benar pernah bekerja di lingkungan pemerintahan desa dalam kurun waktu tertentu. Surat ini biasanya diberikan kepada mantan Perangkat Desa, staf desa, pengelola BUMDes, maupun jabatan lainnya di desa.

Fungsi surat ini sangat penting, terutama bagi para pelamar kerja untuk melengkapi persyaratan administratif seperti:

1. Mendaftar kerja di instansi pemerintah maupun swasta (dalam maupun luar negeri)
2. Mengikuti seleksi CPNS atau PPPK
3. Mengajukan beasiswa atau studi lanjut
4. Melamar di LSM, proyek desa, atau lembaga sosial
5. Membuktikan pengalaman kerja dalam laporan kegiatan
6. Mengikuti seleksi tugas kedinasan pada jabatan tertentu sebagai Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK)
7. Dan berbagai keperluan lain yang memerlukan verifikasi pengalaman kerja

Meskipun berbeda istilah, Surat Keterangan Pengalaman Kerja dari Kantor Desa sejatinya memiliki fungsi yang mirip dengan Paklaring di perusahaan swasta. Surat ini sering kali menjadi pelengkap curriculum vitae (CV) dan portofolio kerja, serta memperkuat kredibilitas pelamar yang pernah bekerja di pemerintahan desa.

Dengan kata lain, surat ini berguna untuk membuktikan riwayat pekerjaan atau track record seseorang yang pernah mengabdi di lingkungan desa. Baik sebagai Perangkat Desa, staf desa, pengurus BUMDes, atau profesi lainnya.

Oleh karena itu, isinya tidak hanya mencantumkan identitas pribadi, jabatan, dan masa kerja, tetapi juga memuat catatan tentang kinerja yang telah dijalani. Termasuk apakah yang bersangkutan dikenal berkinerja baik, disiplin, dan bertanggung jawab selama masa tugasnya.

Sebagai mantan Perangkat Desa, saya pernah menyusun sendiri surat seperti ini untuk warga yang membutuhkan bukti riwayat pekerjaan mereka. Maka dari itu, artikel ini saya susun sebagai panduan praktis bagi Kepala Desa, Perangkat Desa, dan siapa saja yang memerlukan format resmi surat keterangan pengalaman kerja dari desa.

Di sini saya tidak hanya membagikan contohnya, tapi juga menyediakan 3 template dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF yang dapat langsung diunduh dan digunakan.

Seluruh format telah saya susun berdasarkan kaidah tata naskah dinas terbaru sesuai Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, PerANRI 5/2021, dll, termasuk pengaturan redaksi tanda tangan seperti a.n. dan u.b. bila Kepala Desa berhalangan.

Surat Keterangan Ibu Rumah Tangga dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seseorang benar-benar berstatus sebagai ibu rumah tangga yang tidak memiliki pekerjaan formal maupun penghasilan secara tetap.

Surat ini sering diminta untuk melengkapi persyaratan administrasi di berbagai instansi. Beberapa contoh kegunaan surat ini antara lain:

1. Pendaftaran mahasiswa baru
2. Pengajuan beasiswa kuliah
3. Pengurusan visa
4. Administrasi di pengadilan atau perbankan
5. Kebutuhan lain yang memerlukan bukti status pekerjaan istri

Sebagai mantan Perangkat Desa, saya merasakan langsung bagaimana surat ini membantu banyak warga perempuan, khususnya kaum ibu. Saya tulis artikel ini sebagai panduan praktis bagi Kepala Desa, Perangkat Desa, dan warga yang membutuhkannya.

Di artikel ini, saya tidak hanya memberikan contoh suratnya, tapi juga menyajikan 3 TEMPLATE format Word (doc/.dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh dan digunakan.

Seluruh contoh sudah disusun berdasarkan ketentuan tata naskah dinas terbaru yang berlaku.

Surat Keterangan Belum/Tidak Bekerja dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang yang bersangkutan benar-benar belum memiliki pekerjaan tetap dan tidak sedang terikat kontrak dengan instansi, perusahaan, maupun pihak manapun pada saat surat ini diterbitkan.

Surat ini sering menjadi syarat penting dalam berbagai urusan yang diminta oleh instansi pemerintah maupun swasta, seperti:

1. Persyaratan administrasi registrasi calon mahasiswa baru
2. Mengurus beasiswa atau bantuan sosial (bansos)
3. Mendaftar pelatihan atau program kerja
4. Melengkapi persyaratan rekrutmen CPNS atau PPPK
5. Mengurus pemberkasan Taspen
6. Melamar kerja di sektor formal maupun informal
7. Mengajukan keringanan biaya pendidikan atau kesehatan
8. Mengurus klaim asuransi pensiun atau klaim tunjangan anak yatim piatu di ASABRI
9. Persyaratan khusus lainnya dari instansi tertentu

Sayangnya, banyak yang belum memahami bagaimana bentuk, struktur, dan redaksi yang benar dari surat ini sesuai aturan terbaru.

Ada pula keraguan soal siapa yang seharusnya menandatangani surat ini. Apakah harus Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau bisa cukup Kaur/Kasi?

Suatu hari, seorang pemuda dari desa tetangga datang ke kantor desa tempat saya sering membantu urusan administrasi. Ia hendak mengikuti pelatihan kerja yang diadakan oleh dinas tenaga kerja provinsi. Syaratnya sederhana: KTP, KK, dan satu lembar surat keterangan belum bekerja dari Pemerintah Desa.

Tetapi karena tergesa-gesa, ia mengambil jalan pintas, surat itu diketik di tempat jasa pengetikan surat, ditandatangani oleh RT, dan distempel seadanya. Baginya, dokumen itu hanya formalitas kecil.

Namun, dalam dunia administrasi, apa yang dianggap kecil sering menjadi titik dari awal masalah yang lebih besar. Berkas itu ditolak. Alasannya jelas: tidak sah, bukan dari pejabat yang berwenang, dan tidak bernomor surat resmi.

Pemuda itu panik. Ia kembali ke desa, meminta surat yang sah. Sayangnya, saat itu Kepala Desa sedang berada di luar daerah. Satu-satunya pilihan adalah Sekretaris Desa. Tapi surat yang dibawa tak memuat redaksi a.n. Kepala Desa. Sekdes ragu. Ia tahu, menandatangani tanpa dasar adalah pelanggaran administrasi.

Baru setelah saya bantu buatkan ulang surat dengan format yang benar, lengkap dengan nomor surat dan kode arsip, barulah bisa ditandatangani. Tapi saat itu, waktu sudah habis. Ia gagal mendaftar. Bukan karena tak mampu, tapi karena mengabaikan medan administrasi sebagai bagian dari perjuangan.

Dalam artikel ini, saya tidak hanya menyodorkan contoh kosong. Saya sajikan 3 template resmi dalam format Word dan PDF, yang bisa langsung dipakai oleh Perangkat Desa. Dan lebih dari itu, ini adalah alat bantu administrasi sederhana, disusun sesuai praktik administrasi desa yang sah, dengan memperhatikan struktur kewenangan dan kaidah tata naskah dinas.

Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU) atau Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu usaha, baik perorangan maupun badan benar-benar berdomisili dan beroperasi secara sah di wilayah desa.

Meskipun kini beberapa keperluannya sudah digantikan oleh sistem Online Single Submission (OSS), faktanya di lapangan SKDU masih tetap diminta untuk berbagai keperluan administratif, terutama oleh pelaku UMKM dan usaha mikro di desa.

Saya masih ingat ketika seorang pelaku usaha kecil di desa kami datang ke kantor desa. Ia ingin mendaftar bantuan UMKM, tapi formulirnya ditolak karena ia hanya membawa SKU, bukan SKDU. Padahal SKU dan SKDU itu beda fungsi. Akhirnya prosesnya harus ulang dari awal, hanya karena surat yang dibawa tidak sesuai.

SKDU dibutuhkan, misalnya untuk:

• Pengajuan izin usaha manual (non-OSS),
• Pendaftaran bantuan hibah atau UMKM,
• Pembukaan rekening bank atas nama usaha,
• Pinjaman koperasi atau LPDB,
• Surat pengantar ke Kecamatan atau Dinas,
• Dan keperluan administratif lainnya yang mewajibkan keterangan domisili tempat usaha secara spesifik.

Sayangnya, banyak Perangkat Desa masih bingung dalam menyusun SKDU, baik dari segi format, redaksi, hingga siapa yang sah menandatanganinya. Apakah harus Kepala Desa? Atau cukup Sekdes? Bagaimana jika harus diwakili Kaur atau Kasi?

Melalui artikel ini, saya ingin berbagi panduan lengkap dan praktis berdasarkan pengalaman nyata di desa. Anda bisa menyesuaikannya langsung di kantor desa masing-masing. Saya juga sertakan 3 versi format SKDU sesuai kondisi penandatangan:

1. Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
2. Ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.),
3. Ditandatangani oleh Kaur/Kasi atas nama Sekdes (u.b.).

Seluruh contoh bisa langsung Anda download dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF, dan sudah disesuaikan dengan Permendagri 1 Tahun 2023, Permendagri 83 Tahun 2022, dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021.

Surat Keterangan Domisili Tempat Ibadah dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa sebuah tempat ibadah (seperti masjid, gereja, pura, mushola, vihara, dan sebagainya) benar-benar berada dan aktif menjalankan kegiatan keagamaan di wilayah desa.

Surat ini bukan sekadar formalitas. Ia menjadi bukti sah keberadaan tempat ibadah yang sangat dibutuhkan dalam berbagai urusan administratif: mulai dari pengajuan bantuan keagamaan, pencairan hibah, keperluan bank, hingga syarat verifikasi yang diminta oleh Kementerian Agama (Kemenag).

Saya masih ingat betul, pernah ada pengurus masjid di desa yang datang ke kantor membawa proposal bantuan. Tapi prosesnya terhambat karena tidak ada surat domisili tempat ibadah dari desa. Padahal masjid itu sudah lama berdiri, aktif, dan digunakan warga sekitar untuk salat berjamaah setiap hari.

Dalam praktiknya, penyusunan surat ini biasanya dikerjakan oleh Perangkat Desa yang membantu Kepala Desa di bidang administrasi. Namun, tidak sedikit muncul kebingungan: apakah surat seperti ini harus ditandatangani langsung oleh Kepala Desa? Atau cukup diwakili oleh Sekretaris, Kaur, atau Kasi dengan redaksi tertentu?

Lewat artikel ini, saya ingin berbagi pengalaman sebagai praktisi administrasi desa. Bukan hanya membagikan contoh suratnya, tapi juga membantu Anda memahami kapan dan bagaimana surat itu sebaiknya diterbitkan sesuai aturan tata naskah dinas terbaru.

Di dalamnya, saya sajikan 3 format surat domisili tempat ibadah dengan skenario penandatanganan yang berbeda, serta template Word (.doc) dan PDF yang bisa langsung digunakan dan disesuaikan di desa masing-masing.

Surat Keterangan Domisili Lembaga dari Desa, termasuk organisasi atau yayasan adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu lembaga benar-benar berdomisili dan aktif menjalankan kegiatannya di wilayah administratif desa.

Surat ini penting. Sangat penting. Karena tanpa surat domisili lembaga dari desa, banyak urusan lembaga jadi terhambat. Mulai dari pengurusan NPWP Badan, pendaftaran legalitas ke Kemenkumham, pengajuan proposal bantuan, hingga pembukaan rekening lembaga di bank. Semuanya biasanya diminta menyertakan dokumen ini.

Di banyak desa, tugas membuat surat keterangan domisili lembaga seperti ini biasanya dipercayakan kepada Perangkat Desa yang menangani urusan administrasi dan surat menyurat. Tapi dalam praktiknya, sering kali muncul kebingungan. Bingung soal redaksi, bingung soal format, bahkan bingung siapa sebenarnya yang sah menandatangani surat tersebut.

Apakah harus Kepala Desa yang menandatangani langsung? Atau boleh diwakili oleh Sekretaris Desa? Kalau pun diwakili, bagaimana redaksi yang benar? Apakah harus pakai a.n. atau u.b.? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini masih banyak terdengar di lapangan.

Yang menarik, masalah di lapangan bukan semata soal teknis format, tapi juga soal komunikasi dan koordinasi antar pejabat desa. Saya pernah menemui kasus di mana Perangkat Desa sudah menyusun surat sesuai tata naskah dinas terbaru, lengkap dengan nomor surat dan klasifikasi arsip. Tapi Kepala Desa justru menolak menandatangani karena merasa formatnya terlalu ribet dan tidak seperti biasanya.

Ada juga Kepala Desa yang belum memahami pentingnya penggunaan redaksi a.n. (atas nama) dan u.b. (untuk dan atas nama). Padahal surat tersebut harus ditandatangani oleh Sekdes atau Kaur karena Kepala Desa sedang berhalangan. Akibatnya? Surat tersebut tidak bisa diterbitkan tepat waktu, dan pengajuan bantuan dari lembaga pemohon pun ikut terhambat.

Hal-hal seperti ini menunjukkan bahwa memahami tata naskah dinas tidak cukup hanya pada aspek penulisan. Pemahaman wewenang, alur penandatangan, dan prosedur legal administratif juga sama pentingnya. Apalagi surat keterangan domisili lembaga ini menyangkut legalitas yang berdampak langsung pada pencairan bantuan, proses hukum, dan pengakuan kelembagaan.

Itulah alasan saya menyusun artikel ini. Berdasarkan pengalaman pribadi membantu menyusun dan memverifikasi berbagai surat menyurat di desa, saya rangkum panduan teknis ini agar bisa langsung digunakan, terutama oleh Perangkat Desa yang bertugas di bidang pelayanan administrasi umum, surat-menyurat, dan tata kelola kelembagaan desa.

Berikut ini saya sajikan 3 contoh Surat Keterangan Domisili Lembaga/Organisasi/Yayasan dari Desa, masing-masing menggunakan skenario penandatanganan yang berbeda, berdasarkan peraturan terbaru, termasuk Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021:

• Contoh surat yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
• Contoh surat yang ditandatangani Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa,
• Contoh surat oleh Perangkat Desa lainnya, menggunakan redaksi a.n. dan u.b..

Seluruh contoh ini dapat Anda download dalam format Word (.doc) dan PDF, dan bisa langsung diedit sesuai kebutuhan masing-masing desa.

Di bawah ini, Anda bisa langsung download contoh template Surat Keterangan Domisili Tempat Tinggal dari Desa dalam format Word (Doc) yang praktis dan siap pakai.