Surat Keterangan KTP Sementara Dalam Proses memuat identitas warga termasuk nama, NIK, tempat dan tanggal lahir, status perkawinan, jenis kelamin, agama, pekerjaan, alamat, serta keterangan bahwa orang tersebut sudah merekam e-KTP namun kartu fisiknya masih dalam proses percetakan/pembuatan di Disdukcapil. Suket ini diterbitkan oleh Kepala Desa/Lurah atau pejabat yang mewakili atas nama Kepala Desa/Lurah yang berfungsi sebagai pengganti sementara KTP untuk keperluan administrasi warga seperti membuka rekening, melamar kerja, atau urusan layanan publik lainnya. Template Word/Doc siap pakai dilengkapi dengan fitur drop-down dan text box untuk pengisian cepat, serta ada 3 opsi penandatangan sesuai aturan terbaru.
Apa itu Surat Keterangan KTP Sementara Dalam Proses?
Dalam konteks administrasi kependudukan di Desa dan Kelurahan, Surat Keterangan KTP Sementara Dalam Proses atau disebut juga Suket Pengganti e-KTP adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan untuk menerangkan bahwa seorang warga benar telah mengurus e-KTP dan datanya sudah terekam, namun kartu fisiknya masih dalam tahap proses pembuatan atau percetakan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil). Surat ini berfungsi sebagai identitas pengganti KTP sementara untuk keperluan administrasi, seperti membuka rekening, melamar kerja, mengurus bantuan sosial, hingga kepentingan kependudukan lainnya.
Suket ini berbeda dari e-KTP maupun Surat Pengantar RT/RW, karena:
- e-KTP adalah dokumen kependudukan resmi nasional dengan chip elektronik;
- Surat Pengantar RT/RW hanyalah pengantar awal untuk syarat pengurusan di tingkat Desa/Kelurahan;
- Sedangkan Suket KTP adalah dokumen pengganti e-KTP sementara dengan masa waktu yang terbatas.
Mengapa perlu identitas pengganti?
Dalam proses administrasi kependudukan, ada kalanya warga sudah melakukan perekaman data e-KTP (foto, sidik jari, data NIK, dll) dan masuk ke sistem Disdukcapil, tetapi kartu fisiknya belum juga selesai dibuat atau dicetak oleh Dinas Dukcapil.
Ini bisa terjadi biasanya karena keterlambatan percetakan atau kelangkaan blangko (kartu kosong) yang ada di Disdukcapil. Ini disebut status Dalam Proses
.
Sembari menunggu Ditjen Dukcapil Kemendagri mengirim dan menyerahkan blangko e-KTP ke Disdukcapil Kabupaten/Kota, dan agar kegiatan penting warga tidak terhenti atau terganggu oleh masalah logistik blangko, maka Disdukcapil atau Desa maupun Kelurahan dapat menerbitkan Surat Keterangan KTP Sementara (Suket) apabila memang diperlukan.
Apa fungsinya?
Suket ini berfungsi sebagai Pengganti Sementara e-KTP, memiliki masa berlaku terbatas (misalnya 6 bulan atau sampai KTP dicetak oleh Disdukcapil), dan diakui secara legal untuk berbagai keperluan administrasi warga dalam pelayanan publik seperti:
- membuka rekening bank
- mengurus BPJS
- mengurus SIM/SKCK
- melamar pekerjaan
- mendaftar sekolah/kuliah
- bantuan sosial
- dan syarat mengakses layanan publik lainnya
Dengan adanya Suket yang dikeluarkan oleh Desa/Kelurahan ini, hak penduduk desa/kelurahan untuk mendapatkan layanan publik tetap terpenuhi tanpa perlu khawatir selama masa berlaku Suket tersebut, sambil menunggu kartu e-KTP fisik selesai dicetak dan tersedia.
Suket KTP Sementara ini tidak berlaku permanen. Begitu KTP elektronik asli selesai dicetak oleh Disdukcapil dan diterima warga, Suket otomatis tidak berlaku lagi.
Persyaratan Dokumen Buat Suket
Apa saja berkas yang perlu disiapkan untuk membuat Surat Keterangan KTP Sementara di Desa maupun Kelurahan? Secara umum, dokumen yang harus dibawa oleh pemohon antara lain:
- Fotokopi Kartu Keluarga (KK) terbaru sebagai dasar data kependudukan.
- Surat Pengantar dari RT dan RW yang menerangkan bahwa pemohon benar warga setempat.
- Tanda terima perekaman e-KTP dari Disdukcapil, sebagai bukti bahwa data sudah masuk dalam sistem kependudukan.
- Fotokopi dokumen pendukung lain apabila diperlukan, seperti ijazah, akta kelahiran, atau surat pindah (untuk penduduk yang baru pindah domisili).
Setelah seluruh dokumen lengkap, pemohon cukup menyerahkannya ke kantor Desa atau Kelurahan. Petugas akan memverifikasi keabsahan data, mencatat dalam buku register surat keluar, dan menyiapkan draft Suket untuk ditandatangani oleh Lurah/Kepala Desa atau pejabat yang mewakili.
Proses penerbitan biasanya dapat selesai dalam waktu paling lama satu hari kerja, selama berkas lengkap dan sesuai.
Alur Prosedur Pembuatan e-KTP dan Penerbitan Suket
Berikut ini alur prosedur pembuatan e-KTP hingga penerbitan Suket Pengganti e-KTP di Desa maupun Kelurahan:
- Warga mengajukan permohonan pembuatan e-KTP ke Desa/Kelurahan dengan membawa KK dan surat pengantar RT/RW.
- Desa/Kelurahan memverifikasi data dan meneruskan permohonan ke Disdukcapil.
- Disdukcapil memproses pencetakan e-KTP.
- Selama proses berlangsung, Desa/Kelurahan dapat menerbitkan Surat Keterangan KTP Dalam Proses sebagai pengganti sementara.
- Setelah e-KTP terbit, Suket tersebut tidak berlaku lagi.
Struktur dan Komponen Surat Keterangan KTP Sementara
Format surat ini harus sesuai dengan pedoman Tata Naskah Dinas. Unsur utamanya meliputi:
- Kop surat (logo daerah/desa, nama lembaga, alamat, kontak resmi);
- Nomor surat (diawali dengan kode klasifikasi arsip
400.7.22.1; - Judul surat: “SURAT KETERANGAN” atau bisa lebih spesifik “SURAT KETERANGAN KTP DALAM PROSES” (bisa disesuaikan);
- Identitas warga: nama, NIK, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pekerjaan, alamat;
- Isi pernyataan: bahwa yang bersangkutan benar warga setempat dan e-KTP-nya sedang dalam proses pembuatan/percetakan;
- Tujuan penerbitan surat (misalnya untuk melamar kerja, membuka rekening, dll.);
- Penutup dan tanda tangan pejabat berwenang;
- Tembusan (opsional): tambahkan bagian ini jika diterbitkan oleh pejabat yang mewakili/mengatasnamakan (misalnya Perangkat Desa atau Kelurahan) untuk disampaikan kepada atasan (Kades/Lurah).
Download Format Surat Keterangan KTP Sementara Dalam Proses (Suket Pengganti e-KTP) – Desa & Kelurahan
Untuk mempermudah Anda, kami sudah menyiapkan template Surat Keterangan KTP Sedang Dalam Proses Pembuatan yang bisa langsung digunakan. Tersedia dalam dua format: Microsoft Word (.doc / .dotx) dan .pdf, lengkap dengan struktur tata naskah dinas sesuai Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Template ini dapat digunakan oleh Pemerintah Desa maupun Kelurahan. Silakan klik link tersebut atau gulir ke bagian bawah untuk mendownload filenya.
1. Template Suket KTP dari Desa (Word/Doc & PDF)
Template ini dirancang agar sesuai dengan kebutuhan pelayanan administrasi kependudukan di tingkat desa. Cocok digunakan oleh Kepala Desa, Sekretaris Desa (a.n.), atau Kaur/Kasi (u.b.) dalam menerbitkan suket pengganti e-KTP untuk warga yang e-KTP-nya masih dalam proses pembuatan di Disdukcapil.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Versi Surat | Versi Kepala Desa, Sekdes (a.n.), dan Kaur/Kasi (u.b.) |
| Siap Edit | Dilengkapi dengan text box dan drop-down list untuk mempermudah dan mempercepat pengisian data |
| Legal Formal | Disusun berdasarkan dengan aturan tata naskah dinas terbaru: Permendagri 1/2023, Permendagri 83/2022, PerANRI 5/2021, Permendagri 2/2017, dll |
| Arsip & Kode | Sudah disertai kode klasifikasi arsip sesuai Permendagri 83/2022 pada bagian penomoran surat |
| Ukuran Kertas | Standar A4 |
| Huruf dan Margin | Jenis dan ukuran huruf, margin, tata letak, dll sudah disesuaikan dengan aturan tata naskah dinas terbaru |
| Format Lengkap | Sudah mencakup pernyataan bahwa e-KTP sedang dalam proses, serta ruang untuk tujuan penggunaan surat |
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] JANGAN SAMPAI SALAH FORMAT‼️ Pastikan surat yang Anda gunakan sudah sesuai dengan aturan tata naskah dinas terbaru agar sah secara administrasi. [/info]
Jika Anda membutuhkan panduan lengkap untuk membuat surat dari nol, silakan baca: Panduan Surat Keterangan Resmi. Atau lihat kumpulan contoh yang sudah kami siapkan di Surat Keterangan Desa.
2. Template Suket KTP dari Kelurahan (Word/Doc & PDF)
Format ini disesuaikan untuk kebutuhan Pemerintah Kelurahan selaku Perangkat Kecamatan dalam melayani warga yang e-KTP-nya masih sedang dicetak di Disdukcapil. Dokumen ini dapat ditandatangani langsung oleh Lurah, Sekretaris Kelurahan (a.n.), atau Kasi (u.b.) sesuai hierarki kewenangan.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Varian Penandatangan | Lurah, Sekretaris Kelurahan (a.n.), dan Kasi (u.b.) |
| Input Cepat | Format Word dengan kotak isian & daftar pilihan cepat untuk mempercepat pengisian data |
| Resmi & Legal | Disusun berdasarkan aturan tata naskah dinas terbaru: Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, PP 17/2018, Permendagri 83/2022, dll |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah disertai kode klasifikasi arsip sesuai ketentuan Permendagri 83/2022 |
| Standar Kertas & Huruf | Ukuran kertas, jenis huruf, tata letak, margin, indentasi, dll sesuai standar tata naskah dinas terbaru |
| Tambahan Surat Pengantar | Dilengkapi surat pengantar RT/RW (opsional jika diperlukan) |
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Pastikan data warga telah diverifikasi dan ditandatangani pejabat berwenang. [/info]
Untuk administrasi lainnya yang sering diterbitkan oleh kelurahan, Anda dapat melihat koleksi lengkap di Template Surat Keterangan Kelurahan.
Lihat Template Surat Lainnya
Selain contoh di atas, masih ada beberapa jenis surat lain yang juga sering dipakai masyarakat untuk kebutuhan administrasi. Anda bisa memilih sesuai keperluan masing-masing dibawah ini:
- Surat Keterangan Domisili
- Contoh Surat Keterangan Kehilangan KTP, KK, Akta, ATM, Ijazah, dll
- Surat Keterangan KK Sementara
- Surat Keterangan Sudah Menikah
- Surat Keterangan Hubungan Keluarga
Suket ini merupakan solusi sementara yang sah untuk warga yang menunggu e-KTP dari Disdukcapil.
Semua format di atas sudah kami sesuaikan untuk Desa maupun Kelurahan agar mudah Anda download, sesuaikan sesuai identitas warga, dan dipakai langsung tanpa perlu banyak revisi.
Terimakasih sudah berkunjung di blog Format Administrasi Desa.
