Surat Keterangan Kelahiran: Panduan & Template (Desa & Bidan)

Apa itu Surat Keterangan Kelahiran?

Surat Keterangan Kelahiran (sering juga disebut Surat Keterangan Kenal Lahir) adalah surat resmi yang diterbitkan oleh pejabat atau pihak berwenang, seperti Kepala Desa/Lurah, dokter, bidan, atau nakhoda kapal/kapten pesawat, untuk menyatakan bahwa seorang anak telah lahir di lokasi yang menjadi kewenangannya. Surat ini memuat data pokok kelahiran, termasuk nama anak, tanggal dan tempat lahir, jenis kelamin, identitas orang tua, serta pihak yang menolong persalinan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti sah sebelum akta kelahiran diterbitkan dan wajib dilampirkan saat pengurusan akta di Disdukcapil.

Surat ini bukan akta kelahiran, melainkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk mengurus akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.

Perbedaan dengan Akta Kelahiran

• Surat keterangan kelahiran adalah dokumen sementara yang menerangkan fakta kelahiran dan diterbitkan oleh desa/kelurahan atau fasilitas kesehatan.
• Akta kelahiran diterbitkan oleh Disdukcapil, bersifat final dan memiliki kekuatan hukum penuh sebagai dokumen identitas sipil.
• Urutan proses: surat keterangan kelahiran (dokumen pendukung) → diajukan ke Disdukcapil → diterbitkan akta kelahiran.
• Jika terjadi perbedaan data (misalnya nama atau tanggal), koreksi harus dilakukan melalui prosedur resmi di desa/Disdukcapil, bukan dengan mengubah surat keterangan saja.

Fungsi Surat Keterangan Lahir

Surat Keterangan Kelahiran memiliki peranan penting dalam administrasi kependudukan. Dokumen ini tidak hanya menjadi syarat untuk pengurusan akta kelahiran, tetapi juga sering dibutuhkan dalam berbagai layanan publik lainnya. Berikut beberapa fungsi utamanya:

• Syarat utama pembuatan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil).
• Dasar penambahan anggota keluarga dalam Kartu Keluarga (KK).
• Administrasi sementara untuk bayi baru lahir, misalnya saat mendaftar ke BPJS Kesehatan atau layanan kesehatan lainnya.
• Syarat pendaftaran sekolah pada jenjang awal, terutama jika akta kelahiran belum selesai diproses.
• Bukti hukum kelahiran sebelum akta kelahiran resmi diterbitkan.

Catatan: Surat ini bersifat sementara. Setelah akta kelahiran resmi terbit, maka akta menjadi dokumen utama dan surat keterangan kelahiran tidak lagi digunakan dalam administrasi jangka panjang.

Dasar Hukum dan Kewenangan

Surat Keterangan Kelahiran diterbitkan berdasarkan ketentuan administrasi kependudukan dan tata naskah dinas yang diatur oleh peraturan perundang-undangan Indonesia. Dasar hukum utama meliputi:

• UU Nomor 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak – Antara lain termasuk mewajibkan pembuatan akta kelahiran anak didasarkan pada surat keterangan dari orang yang menyaksikan dan/atau membantu proses kelahiran.
• UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan – Mengatur pencatatan kelahiran, kewajiban melaporkan kelahiran, dan dokumen pendukung yang sah.
• UU Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan UU 23/2006 – Menyempurnakan ketentuan administrasi kependudukan termasuk pengaturan data kependudukan anak.
• UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan – Mengatur prinsip penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk penggunaan surat keterangan dalam menetapkan keputusan atau memberikan layanan publik dari badan atau pejabat pemerintahan.
• PP Nomor 40 Tahun 2019 – Menjabarkan pelaksanaan UU 23/2006 terkait pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
• Perpres Nomor 96 Tahun 2018 – Mengatur persyaratan dan tata cara pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
• Permendagri Nomor 2 Tahun 2017 – Standar pelayanan minimal desa termasuk pembuatan surat keterangan kelahiran.
• Permendagri Nomor 7 Tahun 2019 – Pelayanan administrasi kependudukan secara daring.
• Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 – Formulir dan buku yang digunakan dalam administrasi kependudukan.
• PerANRI Nomor 5 Tahun 2021 – Pedoman umum tata naskah dinas.
• Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 – Kode klasifikasi arsip di lingkungan Kemendagri dan pemerintah daerah.
• Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 – Tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah.
• Permendagri Nomor 2 Tahun 2023 – Perubahan Permendagri 7/2019 terkait pelayanan administrasi kependudukan daring.
• Keputusan Menkes Nomor 900/Menkes/SK/VII/2002 tentang Registrasi dan Praktik Bidan.
• Peraturan Bupati/Walikota (Perbup/Perwali) – Ketentuan teknis pelaksanaan administrasi kependudukan di daerah.
• Peraturan Desa/Peraturan Kepala Desa – Mengatur standar pelayanan minimal desa, termasuk surat keterangan kelahiran.
• Surat Edaran Dirjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kemendagri Nomor 470/13287/Dukcapil tertanggal 28 September 2021 – Mewajibkan surat keterangan kelahiran dari aparat desa sebagai syarat penerbitan akta kelahiran

Penerbit yang Berwenang

Surat Keterangan Kelahiran dapat diterbitkan oleh:

• Fasilitas Kesehatan (jika lahir di Rumah Sakit/Puskesmas/Klinik): Dalam hal bayi lahir di fasilitas kesehatan, dokter atau bidan yang membantu kelahiran adalah pihak yang berwenang menerbitkannya.
• Bidan/Dokter Penolong Persalinan (jika lahir di Luar Fasilitas Kesehatan): Jika kelahiran terjadi di rumah atau tempat di luar Fasilitas Kesehatan, bidan atau dokter yang hadir juga dapat menerbitkannya.
• Kepala Desa/Lurah (jika lahir di rumah/tempat lain): Jika bayi lahir di luar fasilitas kesehatan dan tanpa bidan/dokter seperti rumah, kebun, sawah, atau angkutan umum, Kepala Desa atau Lurah setempat berwenang mengeluarkan Surat Keterangan Kelahiran.
• Nakhoda Kapal Laut (jika kelahiran di kapal): Pasal 30 ayat (1) UU 23/2006 secara khusus mengatur kelahiran WNI di atas kapal laut. Pasal ini menyatakan bahwa “Kelahiran Warga Negara Indonesia di atas kapal laut ... wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Instansi Pelaksana di tempat tujuan atau tempat singgah berdasarkan keterangan kelahiran dari nakhoda kapal laut ...”. Artinya, jika bayi lahir saat pelayaran, nakhoda wajib membuat surat keterangan lahir yang mencantumkan identitas bayi dan orang tua (jika diketahui).
• Kapten Pesawat Terbang (jika kelahiran di dalam pesawat): UU yang sama juga mengatur kelahiran di udara. Pasal 30 ayat (1) UU Adminduk mewajibkan laporan kelahiran di pesawat dengan “keterangan kelahiran dari kapten pesawat terbang”.

Syarat dan Proses Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran dari Desa/Kelurahan

Syarat Dokumen yang Dibutuhkan

Untuk membuat Surat Keterangan Kelahiran di Desa/Kelurahan, ada beberapa dokumen yang harus dipersiapkan oleh orang tua atau wali bayi. Biasanya meliputi:

• Surat Pengantar dari Ketua RT/RW
• Fotokopi KTP orang tua (ayah dan ibu)
• Fotokopi Kartu Keluarga
• Fotokopi surat nikah atau buku nikah orang tua
• Fotokopi KTP 2 orang saksi
• Surat kuasa (jika diwakili oleh orang lain)
• Fotokopi KTP penerima kuasa (jika diwakili oleh orang lain)

Lama Proses Pembuatan

Proses pembuatan surat keterangan kelahiran di Desa atau Kelurahan biasanya memakan waktu paling lama 1 (satu) hari kerja. Namun ini bisa berbeda tergantung kebijakan masing-masing Desa/Kelurahan sesuai standar operasional prosedur yang diatur dan ditetapkan dalam SPM Desa/Kelurahan.

Apakah Bisa Diurus Online?

Saat ini beberapa daerah sudah menyediakan layanan pembuatan surat keterangan kelahiran secara online melalui aplikasi pelayanan administrasi kependudukan. Namun, sebagian besar masih dilakukan secara manual di desa/kelurahan atau fasilitas kesehatan. Sebaiknya tanyakan langsung ke kantor desa atau Dukcapil setempat untuk memastikan ketersediaan layanan online.

Hal-Hal Penting Lain

Biaya Pembuatan (Gratis atau Berbayar)

Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran di desa, kelurahan, rumah sakit, maupun puskesmas adalah gratis. Jika ada pihak yang meminta biaya, Anda berhak menanyakan dasar hukumnya karena layanan ini termasuk pelayanan administrasi dasar masyarakat.

Masa Berlaku Surat

Secara umum, surat ini berlaku selama belum digunakan untuk pembuatan akta kelahiran. Begitu akta kelahiran sudah terbit dari Disdukcapil, surat ini tidak lagi digunakan. Namun, sebaiknya segera diurus oleh Kepala Keluarga agar tidak kedaluwarsa sesuai ketentuan Pasal 27 ayat (1) UU Adminduk bahwa: Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Instansi Pelaksana di tempat terjadinya peristiwa kelahiran paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak kelahiran.

Kegunaan Selain Akta Kelahiran (BPJS, Sekolah, dll.)

Selain sebagai syarat utama membuat akta kelahiran, surat ini juga sering dipakai untuk keperluan lain, misalnya:

• Daftar BPJS Kesehatan untuk bayi baru lahir
• Administrasi rumah sakit atau klinik
• Syarat pendaftaran sekolah (jika akta belum sempat terbit)
• Keperluan administratif lainnya yang memerlukan bukti kelahiran

Bagaimana Jika Hilang?

Jika surat hilang sebelum digunakan, Anda dapat meminta penggantian di desa/kelurahan atau rumah sakit tempat surat diterbitkan. Umumnya akan dibuat surat keterangan baru dengan mencantumkan nomor surat yang berbeda.

Bisa Diurus Kakek/Nenek/Wali dengan Kuasa?

Bisa. Jika orang tua berhalangan hadir, pembuatan Surat Keterangan Lahir dapat diurus oleh kakek, nenek, atau wali dengan membawa surat kuasa serta dokumen identitas pendukung. Namun, beberapa daerah mewajibkan orang tua tetap hadir saat pengurusan akta di Disdukcapil.

Template Surat Keterangan Kelahiran untuk Pemerintah Desa

Format Administrasi Desa menyediakan template Surat Keterangan Kelahiran dalam format Word (.dotx) terbaru yang sudah menyesuaikan dengan peraturan administrasi kependudukan dan tata naskah dinas. Template ini mempermudah Kepala Desa atau Perangkat Desa membuat suratnya hanya dengan mengganti data umum yang diperlukan, sehingga proses pembuatan lebih cepat, konsisten, dan sesuai standar.

1. UNTUK BIDAN:

Untuk panduan lengkap, silakan baca: Panduan Membuat Surat Keterangan. Atau lihat kumpulan template lain di Contoh Surat Keterangan Desa.

Lihat Template Surat Lainnya

Kami juga menyediakan berbagai template surat desa lainnya, lihat selengkapnya:

• Surat Keterangan Tidak Mampu
• Surat Keterangan Kematian
• Surat Keterangan Tidak Berlangganan Air PDAM dan Telepon Rumah
• Surat Keterangan Domisili Tempat Tinggal

Editor : Laode Muhamad Fiil Mudawat