Panduan Penggunaan Template Surat Keterangan

Berikut panduan langkah demi langkah penggunaan template surat keterangan dari Format Administrasi Desa.

Panduan ini ditujukan bagi Anda yang sudah berhasil mendownload file premium, baik untuk Surat Keterangan Desa maupun Surat Keterangan Kelurahan.

Langkah Demi Langkah Cara Menggunakan Template Surat Keterangan

1. Persiapan: Pastikan File Template Sudah Anda Download

• File berbentuk .dotx yang dikemas dalam format WinRAR.
• Isi paket:
  • Template Surat Pengantar RT RW (bonus).
  • Template Surat Keterangan (file utama) yang memuat versi Kades/Lurah, Sekdes/Seklur (a.n.), dan Kaur/Kasi (u.b.).

2. Buka Dokumen Template

• Buka file template surat keterangan yang telah Anda download. Bisa langsung klik dua kali atau bisa juga di-extract terlebih dahulu.
• Selanjutnya secara otomatis akan membuka file templatenya di Microsoft Word.
• Jika muncul notifikasi View Only / Protected View, klik Enable Editing, agar template suratnya dapat mulai Anda gunakan dan sesuaikan.

3. Edit Isi Kop Surat

Berikut cara mengedit isi kop surat yang benar:

• Isi data penerbit surat: Kota/Kabupaten, Kecamatan, Desa/Kelurahan dengan benar.
• Sesuaikan alamat lengkap kantor: nama jalan, nomor jalan, nama kecamatan, nama kabupaten/kota, nama provinsi, kode pos.
• Tambahkan nomor telepon & faksimile (bagian ini dapat dihapus jika tidak ada).
• Alamat laman (situs web) dan pos-el (email) bisa diisi atau dihapus jika tidak tersedia.

4. Ganti Logo pada Kop Surat

• Klik logo bawaan (default) templatenya pada bagian kop surat.
• Klik menu “SHAPE FORMAT”.
• Klik sub menu “SHAPE FILL”, lalu pilih “PICTURE FILL”.
• Klik insert picture “FROM A FILE”, lalu temukan dan klik logo instansi Anda. Selanjutnya klik “INSERT”.

5. Sesuaikan Judul Surat

• Klik judul surat keterangan. Ini akan menampilkan tombol opsi dropdown untuk memilih beberapa pilihan judul surat. Pilih yang paling sesuai.
• Jika tidak ada opsi yang sesuai, Anda bisa ketik manual.

6. Sesuaikan Nomor Surat

Dalam template yang telah Anda download tersebut, format bawaan (default) struktur penomoran surat keterangannya menggunakan format penomoran yaitu: Kode klasifikasi arsip, nomor urut, bulan terbit surat, dan tahun terbit surat.

Contoh penerapannya:

400.7.22.1 / 16 / XI / 2026

---

400.7.22.1 = kode klasifikasi arsip untuk surat keterangan (berdasarkan Permendagri 83/2022)

16 = nomor urut surat keluar

XI = bulan terbit

2026 = tahun terbit

---

Silahkan isi dan sesuaikan dengan ketentuan penomoran yang berlaku di instansi Anda.

7. Sesuaikan Pembukaan dan Isi Surat

Masukkan data atau informasi pada bagian pembukaan dan isi surat.
Seperti: nama desa/kelurahan, nama kecamatan, kabupaten/kota, nama pemohon, tempat & tanggal lahir, dll secara lengkap.

8. Sesuaikan Penutup Surat

• Masukkan tempat surat dikeluarkan (Nama Desa/Kelurahan)
• Masukkan tanggal surat dikeluarkan (contoh: 15 Mei 2026 atau 15-05-2026)
• Untuk nama jabatan Kades/Lurah, silahkan lengkapi isian tambahannya, yaitu: nama desa/kelurahan Anda.
• Masukkan nama pejabat penandatangan surat sesuai jabatan masing-masing.
• Khusus untuk Kelurahan, silahkan pilih Pangkat (Golongan) dan isi NIP pejabat penandatangan surat.
• Khusus untuk format surat keterangan yang ditandatangani oleh Sekdes/Seklur dan Kaur/Kasi, pada bagian tembusannya silahkan dilengkapi data nama desa/kelurahan.

9. Simpan File Surat

• Simpan file: Klik icon SAVE atau CTRL + S, maka kotak dialog “Save this file” akan muncul.
• Pilih lokasi penyimpanan (Choose a Location): Pilih tempat Anda ingin menyimpan file surat, seperti “Komputer”, “OneDrive”, atau “Telusuri” untuk memilih folder lain.
• Beri nama file: Masukkan nama yang deskriptif untuk file surat Anda di kolom “File name”.
• Klik “SAVE”:
  Klik tombol Simpan agar template surat Anda bisa digunakan kembali.

10. Cetak Surat

• Sebelum mencetak, pastikan jenis kertas pada Printer Anda menggunakan HVS dengan ukuran A4.
• Selanjutnya, tekan pintasan keyboard Ctrl + P (jika OS komputer/laptop Anda pakai Windows) atau Cmd + P (jika OS komputer/laptop Anda pakai Mac).
• Sesuaikan pengaturan cetak: Pilih jenis printer dan pengaturan lain yang diperlukan.
• Print dokumen: Setelah semua pengaturan sesuai, klik tombol Cetak (Print) yang ada di bagian atas panel untuk memulai proses pencetakan surat.
• Selesai. Surat keterangan berhasil Anda cetak!

---

Setelah data umum seperti nama Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota, pos-el, dan lain-lain sudah diisi, template akan jauh lebih cepat digunakan untuk surat-surat berikutnya. Anda hanya perlu mengganti data pemohon dan data dinamis saja.

---

Apa Bagian-Bagian Yang Tidak Perlu Diubah Pengaturannya?

• Jenis dan ukuran huruf.
• Ukuran kertas.
• Pengaturan perataan teks.
• Format a.n. dan u.b..
• Kode klasifikasi arsip.
• Istilah “Laman” dan “Pos el” (isiannya saja yang boleh diubah, jika ada).

---

Tips Memilih Jenis Template Surat yang Tepat Berdasarkan Penandatangan

1. Saat Kades atau Lurah ada di tempat/tidak berhalangan:
   Gunakan: Template versi Kades atau Lurah
2. Kades atau Lurah berhalangan:
   Gunakan: Template versi Sekdes atau Seklur (a.n.)
3. Sekdes/Seklur juga berhalangan:
   Gunakan: Template versi Kaur/Kasi (u.b.)

---

BUTUH BANTUAN?

Jika template tampak berantakan atau tidak dapat dibuka,
silakan hubungi kami melalui halaman kontak FORMAT ADMINISTRASI DESA.