Surat Keterangan Kematian adalah surat resmi yang menerangkan bahwa seseorang telah meninggal dunia pada waktu, tempat, dan sebab tertentu. Surat ini biasanya digunakan sebagai bukti administratif dan hukum atas peristiwa kematian seseorang, baik yang terjadi di rumah sakit, puskesmas, di rumah, maupun di tempat lain.
Di tingkat desa, Surat Kematian diterbitkan oleh Kepala Desa atas permintaan keluarga, orang tua, suami/istri, atau ahli waris dari almarhum/almarhumah. Dalam beberapa kasus seperti bayi baru lahir yang meninggal, surat ini tetap diperlukan untuk melengkapi berkas BPJS Kesehatan atau laporan administrasi kependudukan.
Digunakan untuk apa?
Surat ini dibutuhkan untuk berbagai keperluan penting, seperti:
- mengurus akta kematian ke Dinas Dukcapil,
- pencairan dana di bank atas nama almarhum,
- pengajuan klaim asuransi jiwa atau jaminan kematian (termasuk jaminan hari tua dari perusahaan),
- pengurusan pensiun atau tunjangan yang ditinggalkan,
- mengurus izin kerja atau cuti karena anggota keluarga meninggal,
- melapor kematian secara online atau offline ke instansi terkait,
- proses pembagian warisan atau hak ahli waris,
- mengganti identitas penduduk dalam dokumen kependudukan lainnya,
- membuat laporan kehilangan terkait harta, surat, atau barang milik almarhum yang belum ditemukan,
- persyaratan administrasi untuk perusahaan, notaris, atau lembaga resmi lainnya.
Jika penduduk meninggal dunia di bawah perawatan medis, biasanya ada surat keterangan kematian dari dokter, bidan, rumah sakit, atau puskesmas. Namun, terkadang dalam kondisi tertentu, surat semacam ini dapat pula diterbitkan oleh Kepala Desa terutama berkaitan dengan warganya yang meninggal dunia berdasarkan surat pernyataan dari ahli waris atau keluarganya dan dokumen persyaratan lainnya.
Surat ini juga biasanya digunakan sebagai pengganti (sementara) akta kematian atau surat kematian dari Dukcapil, selama proses pendaftaran atau perekaman masih berlangsung. Maka dari itu, penting bagi Pemerintah Desa memiliki template surat keterangan meninggal dunia yang resmi, legal, dan siap pakai kapan saja, terutama dalam kondisi saat penduduk membutuhkan surat ini dengan segera.
Oleh karena itu, kami menyusun ulang artikel ini sebagai panduan terbaru yang berisi:
- Contoh surat keterangan kematian format desa terbaru,
- Penyesuaian format untuk penandatangan langsung oleh Kepala Desa, Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (
a.n.), dan Perangkat Desa lainnya (u.b.), - Format Word & PDF siap download,
- Petunjuk cara mengisi surat agar sesuai tata naskah dinas.
Seluruh contoh dan penjelasan disusun berdasarkan praktik nyata di pemerintahan desa dan mengacu pada regulasi terbaru, agar memudahkan Anda dalam melayani masyarakat secara cepat dan tepat.
Simak penjelasan lengkap, contoh surat, dan link downloadnya di bawah ini.
3 Contoh Surat Keterangan Kematian dari Desa
Berikut adalah 3 format Surat Keterangan Kematian yang dapat digunakan oleh Pemerintah Desa. Perbedaan utamanya terletak pada pejabat penandatangan surat, yaitu Kepala Desa, Sekretaris Desa, dan Kaur/Kasi. Meskipun ditandatangani oleh pejabat yang berbeda, surat tetap sah dan memiliki kekuatan hukum selama dibuat sesuai ketentuan tata naskah dinas dan pelimpahan kewenangan.
1. Surat Keterangan Kematian Ditandatangani oleh Kepala Desa
Format ini merupakan versi paling umum yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa. Kop surat mencantumkan nama instansi secara lengkap dan ditandatangani oleh Kepala Desa sebagai pejabat yang berwenang menerbitkan surat ini di tingkat desa.
Kapan digunakan: Digunakan dalam situasi normal saat Kepala Desa hadir dan dapat menandatangani langsung surat tersebut tanpa perlu pelimpahan wewenang.
2. Surat Keterangan Kematian Ditandatangani oleh Sekretaris Desa
Digunakan saat Kepala Desa berhalangan (misalnya sedang dinas luar, cuti, atau sakit). Dalam kondisi seperti ini, Sekretaris Desa dapat menandatangani surat atas nama Kepala Desa menggunakan format a.n. (atas nama) berdasarkan pelimpahan wewenang yang sah.
Tambahkan tembusan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pelaporan kepada atasan.
Kapan digunakan: Ketika Kepala Desa tidak bisa menandatangani langsung, namun telah memberikan mandat penandatangan surat tersebut kepada Sekdes.
3. Surat Keterangan Kematian Ditandatangani oleh Kaur/Kasi
Digunakan dalam kondisi Kepala Desa dan Sekdes sama-sama berhalangan. Dalam hal ini, Kaur Tata Usaha dan Umum atau Kasi Pemerintahan dapat menandatangani surat dengan format u.b. (untuk beliau), yang mewakili Sekretaris Desa yang sebelumnya telah menerima pelimpahan dari Kepala Desa.
Format ini tetap sah dan dapat digunakan selama pelimpahan kewenangan dilakukan secara berjenjang dan dapat dapat dipertanggungjawabkan. Sertakan tembusan kepada Kepala Desa dan Sekdes sebagai bentuk pelaporan kepada atasan sebagaimana diamanat dalam Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Untuk penjelasan detail tentang penggunaan
a.n.danu.b., silakan baca artikel kami: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi.
Kapan digunakan: Saat Kepala Desa dan Sekdes berhalangan dan telah melimpahkan kewenangan kepada Kaur/Kasi untuk menandatangani surat resmi yang dapat diwakilkan.
Seluruh format surat ini telah tersedia dalam Microsoft Word (.docx/.dotx) dan PDF. Lanjut ke bagian Download Template Surat untuk mendapatkan file-nya secara langsung.
Download Template Surat (Word/Doc & PDF)
Template ini dirancang untuk mempermudah Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau Kaur/Kasi dalam menyusun Surat Keterangan Kematian yang resmi, legal, dan siap cetak. Anda tidak perlu membuat ulang dari nol, cukup edit sesuai kebutuhan!
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Versi Penandatangan | Tersedia format untuk ditandatangani langsung oleh Kepala Desa, oleh Sekretaris Desa (a.n.), dan oleh Kaur / Kasi (u.b.). |
| Edit Cepat & Praktis | Dilengkapi fitur Drop-Down List dan Text Box agar Anda tinggal pilih dan isi, minim ketik ulang berulang kali. |
| Legal & Resmi | Mengikuti format surat resmi berdasarkan Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, dll, serta ejaan sesuai PUEBI. |
| Lengkap | Sudah template surat pengantar RT / RW sebagai tambahan (jika diperlukan). |
| File Format | Tersedia dalam Word (.docx / .dotx) yang mudah dibuka di Microsoft Word, WPS Office, maupun Google Docs. |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah mencantumkan kode klasifikasi surat sesuai Permendagri 83/2022. |
| Standar Tata Naskah | Ukuran A4, margin, spasi, jenis dan ukuran font Arial 12pt (kecuali untuk bagian tertentu), serta struktur surat disesuaikan dengan format resmi tata naskah dinas terbaru. |
JANGAN SALAH FORMAT! Gunakan versi template yang sudah diperbarui berikut ini saat dipakai untuk keperluan resmi.
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Jika mengalami kesulitan membuka file atau mendapati error, silakan hubungi kami melalui kontak di blog FORMAT ADMINISTRASI DESA. [/info]
Ingin menyusun surat dari awal tanpa template? Ikuti panduan lengkap membuat surat keterangan langkah demi langkah.
Bagaimana Cara Menggunakan Template ini?
Setelah Anda berhasil mengunduh file template Surat Keterangan Kematian dalam format Word (.docx/.dotx), silakan ikuti panduan berikut agar proses pengisian dan pencetakan surat bisa dilakukan dengan cepat, tepat, dan sesuai ketentuan tata naskah dinas:
- Download Template Surat
Pastikan Anda sudah mendownload file template surat dari link yang tersedia di bagian download artikel. - Buka Template
Buka file menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word, Google Docs, WPS Office, atau sejenisnya. - Pilih Versi Surat
Pilih versi sesuai penandatangan: Kepala Desa, Sekretaris Desa (a.n.), atau Kaur/Kasi (u.b.). - Edit Kop Surat
Ubah data kop surat sesuai instansi desa Anda. - Masukkan Nomor Surat
Isi nomor surat sesuai sistem penomoran yang berlaku di desa Anda. - Lengkapi Data Pribadi
Isi nama lengkap, NIK, TTL, alamat, waktu dan tempat meninggal, serta hubungan keluarga dengan benar. - Sesuaikan Bagian Pejabat Penandatangan
Pastikan nama dan jabatan pejabat penandatangan (Kades/Sekdes/Kaur/Kasi) benar dan lengkap. - Sesuaikan Bagian tembusan
Jika menggunakan versi a.n. atau u.b., isi bagian tembusan untuk pelaporan kepada atasan. - Periksa Ulang Sebelum Dicetak
Cek kembali ejaan, keutuhan format, dan kelengkapan data untuk menghindari kesalahan sebelum dicetak. - Cetak & Arsip
Cetak pada kertas A4, minta tanda tangan dan stempel, lalu simpan file digital.
Ikuti langkah-langkah di atas untuk memastikan surat Anda memenuhi aspek legal formal, rapi, dan siap digunakan. Selamat menggunakan template ini untuk mempercepat layanan administrasi di desa Anda!
Cek Administrasi Surat Lainnya
Temukan contoh surat lainnya:
- Surat Keterangan Desa
- Surat Keterangan Kelahiran
- Surat Keterangan Ahli Waris
- Surat Keterangan Ghaib
- Surat Kuasa Pengambilan Akta Kematian
Editor: Laode Muhamad Fiil Mudawat
