Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua adalah surat resmi yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan jumlah penghasilan kotor orang tua calon mahasiswa yang akan mendaftarkan diri dalam seleksi pendaftaran KIP Kuliah. Surat ini digunakan sebagai syarat administrasi pengganti slip gaji, terutama bagi calon penerima beasiswa dari keluarga kurang mampu.
Dengan surat ini, calon mahasiswa dapat membuktikan kondisi ekonomi keluarganya secara sah dan terverifikasi, sesuai dengan ketentuan dalam Permendikbud Nomor 10 Tahun 2020 serta Pedoman Pendaftaran KIP Kuliah.
Masih teringat dalam benak saya ketika mendampingi salah satu orang tua di desa. Beliau bingung harus mulai dari mana saat anaknya diterima di perguruan tinggi lewat jalur KIP Kuliah. “Katanya butuh surat penghasilan dari desa, Bu, tapi saya belum pernah buat,” begitu ucapnya penuh harap. Kisah seperti ini bukan satu dua kali saya temui, dan hampir selalu muncul saat musim pendaftaran KIP Kuliah tiba.
Sebagai penulis yang aktif mendampingi Perangkat Desa, dan juga terlibat langsung dalam proses administrasi pendidikan, saya memahami betul bahwa kebutuhan akan dokumen seperti ini haruslah cepat tertangani, mudah, namun sah secara hukum.
Orang tua butuh kejelasan.
Perangkat Desa butuh panduan yang sesuai aturan.
Calon mahasiswa butuh kepastian bahwa semua berkasnya lengkap.
Itulah mengapa saya menyusun artikel ini. Sebuah panduan praktis untuk Kepala Desa, Perangkat Desa, orang tua, dan calon mahasiswa yang sedang memerlukan Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua sebagai syarat daftar KIP Kuliah.
Tidak hanya contoh surat, saya juga telah menyiapkan 6 template yang bisa langsung diunduh dalam format Word (.doc/.dotx) dan PDF. Khusus format Word dapat diedit sesuai kebutuhan.
Yang tak kalah penting, template ini saya susun bersama Laode Muhamad Fiil Mudawat berdasarkan sumber-sumber resmi, baik dalam aspek legal formal (bentuk/format dan struktur surat) maupun legal materiil (isi dan muatan hukum).
Mengapa surat ini harus disusun demikian?
Berikut ini penjelasan dari Founder Format Administrasi Desa, Laode Muhamad Fiil Mudawat, yang sekaligus membantah berbagai anggapan keliru seputar penyusunan Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua untuk daftar KIP Kuliah.
Secara bentuk/format, template surat ini telah dirancang dengan menyesuaikan kaidah tata naskah dinas terbaru yang berdasarkan pada Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021. Kita tahu bahwa kedua regulasi ini menjadi dasar bagi Pemerintah Daerah di Indonesia dalam menyusun regulasi daerah terkait ketentuan tata naskah dinas pemerintah Desa, termasuk dalam hal ini surat keterangan.
Maka secara logis, dapat dikatakan bahwa template surat keterangan yang formatnya disusun berdasarkan pada Permendagri 1/2023 dan PerANRI 5/2021 secara umum sebenarnya tidak lain dan tidak bukan adalah template yang juga sesuai dengan peraturan di daerah mengenai tata naskah dinas pemerintah desa.
Sebab idealnya, sebagaimana ditegaskan oleh Laode Muhamad Fiil Mudawat, peraturan daerah tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. Ini sesuai dengan asas hukum lex superior derogat legi inferiori, yaitu peraturan yang lebih tinggi akan mengesampingkan yang lebih rendah jika terjadi pertentangan. Contohnya, jika Permendagri 1/2023 dan PerANRI 5/2021 sudah menentukan jenis huruf Arial sebagai jenis huruf yang baku untuk surat keterangan, maka Peraturan Bupati idealnya tidak mungkin mengatur ketentuan jenis huruf lain seperti Times New Roman atau Bookman Old Style.
Sedangkan secara substansi/isi, template ini berisi materi muatan yang substansinya telah disesuaikan dengan ketentuan terbaru dalam Pedoman Pendaftaran KIP Kuliah, yang penyusunannya didasarkan pada Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012, Permendikbud Nomor 10 Tahun 2020, dan Persesjen Nomor 10 Tahun 2022.
1. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Kotor Gabungan Kedua Orang Tua dari Desa
Kapan Digunakan?
Surat keterangan ini dapat digunakan jika yang menanggung biaya hidup calon mahasiswa adalah dua orang tua, baik:
- Ayah kandung dan ibu kandung
- Ayah kandung dan ibu tiri
- Ibu kandung dan ayah tiri
Artinya, penghasilan gabungan keduanya diperhitungkan dalam menilai kondisi ekonomi keluarga. Dalam surat ini, pendapatan masing-masing orang tua ditulis terpisah, lalu dijumlahkan sebagai total penghasilan kotor gabungan per bulan.
Berikut ini kami sajikan 3 contoh Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua gabungan yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa. Masing-masing menggunakan format penandatanganan yang berbeda berdasarkan kewenangan pejabat penandatangan.
Format 1: Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
 |
| Gambar FORMAT LAMA : Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua dari Desa |
Pada format ini, surat ditandatangani langsung oleh Kepala Desa dengan stempel resmi desa. Karena Kepala Desa merupakan pejabat yang berwenang menerbitkan surat ini di tingkat desa.
Kapan format ini digunakan: Digunakan ketika Kepala Desa berada di tempat dan dapat menandatangani langsung surat keterangan tersebut.
Format 2: Sekretaris Desa
Format ini menggunakan redaksi a.n. Kepala Desa, ditandatangani oleh Sekretaris Desa pada bagian kolom tanda tangan. Redaksi ini menandakan bahwa Sekdes menandatangani surat atas nama Kepala Desa.
Jangan lupa untuk menambahkan tembusan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pelaporan dan pertanggungjawaban.
Kapan format ini digunakan: Jika Kepala Desa sedang berhalangan atau tidak ada di tempat dan telah memberi mandat penandatangan surat kepada Sekdes untuk bertindak atas nama Kepala Desa.
Format 3: Kaur atau Kasi
Format ini tetap menggunakan kop dan struktur surat dari Pemerintah Desa, namun ditandatangani oleh Kaur atau Kasi tertentu dengan mencantumkan keterangan a.n. Kepala Desa dan u.b. secara sekaligus.
Format ini adalah bentuk delegasi bertingkat, dan harus disertai tembusan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa sebagai bentuk pelaporan kepada pejabat yang diatasnamakan.
Ketentuan pemberian tembusan ini diatur dalam Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023. Sudah kami bahas lengkap di artikel: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi.
Kapan format ini digunakan: Jika Kepala Desa dan Sekdes sama-sama tidak dapat menandatangani surat, dan tugas penandatangan didelegasikan kepada Kaur atau Kasi.
2. Contoh Surat Keterangan Penghasilan Kotor Satu Orang Tua dari Desa
Kapan Digunakan?
Surat ini dapat digunakan apabila hanya satu orang tua yang menanggung kebutuhan hidup keluarga dan menjadi satu-satunya sumber penghasilan. Kondisi ini dapat terjadi karena:
- salah satu orang tua telah meninggal dunia (cerai mati)
- telah bercerai dan tidak memberikan dukungan ekonomi
- tidak diketahui keberadaannya dan tidak dapat dihubungi
- berada di luar negeri dan tidak menanggung kebutuhan keluarga
- tinggal di luar daerah tanpa kontribusi ekonomi
- menjalani hukuman pidana dan tidak bisa menafkahi keluarga
- sudah lama pisah rumah dan tidak menanggung kebutuhan anak
- atau alasan lainnya yang dapat dibuktikan secara layak
Surat ini menjelaskan bahwa hanya satu orang tua yang menjadi penanggung nafkah keluarga. Dokumen ini sangat penting dalam proses pendaftaran KIP Kuliah, karena pihak kampus perlu memastikan bahwa kondisi ekonomi yang diajukan benar-benar sesuai dengan keadaan riil calon penerima.
Format 1: Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
Surat ini ditandatangani langsung oleh Kepala Desa dan menjelaskan secara eksplisit bahwa hanya ada satu orang tua yang menjadi penanggung nafkah.
Kapan format ini digunakan: Jika Kepala Desa berada di tempat dan dapat langsung menandatangani surat, serta status orang tua tunggal sudah jelas dan bisa diverifikasi.
Format 2: Sekretaris Desa
Penandatanganan dilakukan oleh Sekretaris Desa dengan redaksi a.n. Kepala Desa pada bagian kolom tanda tangan, karena Kepala Desa berhalangan. Surat tetap menggunakan format dan kop resmi Pemerintah Desa.
Tembusan tetap diberikan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pelaporan mandat.
Kapan format ini digunakan: Jika Kepala Desa sedang tidak berada di tempat dan telah memberikan wewenang kepada Sekdes untuk menandatangani surat tersebut.
Format 3: Kaur atau Kasi
Format ini ditandatangani oleh Kaur atau Kasi yang ditunjuk dengan menyertakan redaksi a.n. Kepala Desa dan u.b., sebagai bentuk delegasi bertingkat. Isi surat tetap mencantumkan satu orang tua yang menanggung nafkah, beserta penghasilan dan jumlah anggota keluarga yang ditanggung.
Tembusan surat dikirim kepada Kepala Desa dan Sekdes sebagai bentuk pelaporan. Format ini tetap sah selama sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dalam hal ini Kaur/Kasi mewakili Sekdes untuk dan atas nama Kepala Desa.
Kapan format ini digunakan: Jika Kepala Desa dan Sekdes sama-sama berhalangan dan penandatangan didelegasikan kepada Kaur/Kasi yang bertindak mewakili Sekdes yang sebelumnya telah diberi mandat oleh Kepala Desa.
Seluruh contoh surat keterangan penghasilan orang tua di atas bisa Anda download di sini dalam format Word (Doc) dan PDF.
Download Template Surat (Word & PDF)
Saya telah menyiapkan template Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua dalam dua format utama: Microsoft Word (.docx/.dotx) dan PDF. Khusus untuk file Word sudah dilengkapi dengan fitur bantu seperti drop-down list dan text box yang akan mempercepat proses pengisian, sekaligus menjaga agar tetap sesuai dengan kaidah tata naskah dinas terbaru.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 2 Jenis Surat | Gabungan Penghasilan Ayah & Ibu, serta Surat Satu Orang Tua |
| 3 Versi Penandatangan | Kepala Desa, Sekdes (a.n.), Kaur / Kasi (u.b.) |
| Siap Edit | Dilengkapi text box, drop-down, dan contoh pengisian untuk mempercepat dan mempermudah pembuatan |
| Legal Formal & Materiil | Disusun berdasarkan Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, Permendagri 83/2022, Permendagri 2/2017, Permendikbud 10/2020, dll |
| Nomor & Arsip | Sudah dilengkapi kode klasifikasi surat resmi |
| Ukuran Kertas | Diatur menggunakan format kertas A4 sesuai ketentuan naskah dinas khusus |
| Font Resmi | Arial 12 pt sesuai aturan, kecuali untuk bagian tertentu |
| Dengan Surat Pengantar | Disertai format pengantar dari RT / RW sebagai tambahan, jika diperlukan |
| Format Penulisan | Telah disesuaikan dengan ejaan sesuai PUEBI, struktur surat resmi, perataan teks dan spasi, format margin, kop, dan lain-lain sesuai ketentuan terbaru. |
Silakan download templatenya dibawah ini:
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Template Word ini dibuat untuk mempermudah Perangkat Desa, orang tua, dan calon mahasiswa dalam menyusun surat keterangan penghasilan secara mudah, cepat dan sesuai aturan. Jika mengalami kendala teknis saat download, silakan hubungi kami melalui halaman kontak. [/info]
Ingin belajar menyusun surat secara mandiri dari awal tanpa template? Silakan baca panduan lengkapnya di: Panduan Lengkap Surat Keterangan Resmi.
Lihat Panduan Surat Resmi Lainnya
Berikut beberapa panduan dan contoh surat resmi lain yang bisa Anda pelajari dan gunakan sesuai kebutuhan:
- Kumpulan Surat Keterangan dari Desa
- Surat Keterangan Penghasilan Wali
- Surat Keterangan Tidak Mampu
Silakan manfaatkan seluruh sumber yang tersedia untuk menyusun surat yang benar, sah, dan sesuai kebutuhan Anda.
FAQ Seputar Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua untuk KIP Kuliah
Berikut beberapa pertanyaan umum yang sering muncul terkait surat keterangan penghasilan orang tua untuk daftar KIP Kuliah, sekaligus meluruskan berbagai asumsi yang keliru namun banyak dipercaya oleh masyarakat, influencer, maupun Perangkat Desa.
1. Apakah surat ini hanya bisa dibuat oleh tempat kerja orang tua?
Tidak. Jika orang tua bekerja di sektor informal (petani, pedagang, buruh, dll), maka surat dapat dibuat oleh Pemerintah Desa atau Kelurahan sebagaimana ditegaskan dalam Pedoman Pendaftaran KIP Kuliah.
2. Apakah format suratnya bebas?
Tidak. Surat keterangan harus mengikuti kaidah tata naskah dinas sesuai Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 dan atau regulasi daerah yang berpedoman pada aturan tersebut.
3. Kalau Kepala Desa tidak bisa tanda tangan, apakah suratnya batal?
Tidak. Surat masih sah jika ditandatangani oleh Sekretaris Desa (a.n. Kepala Desa) atau Kaur/Kasi (u.b.), asalkan redaksi, cap desa tercantum dengan benar, dan ada pelimpahan wewenang yang sah dari Kepala Desa kepada pejabat lain untuk mewakilinya menandatangani surat untuk dan atas namanya.
4. Apakah boleh menulis penghasilan serendah mungkin agar lolos KIP Kuliah?
Tidak. Memberikan informasi palsu bisa dianggap pemalsuan dokumen. Semua data akan diverifikasi oleh pihak kampus.
5. Cukup pakai contoh surat dari internet, nggak usah ke Desa?
Salah. Surat harus diterbitkan secara resmi oleh Pemerintah Desa (untuk tingkat desa), bukan dicetak sendiri dari contoh online tanpa pengesahan.
6. Apakah cukup SKTM saja tanpa surat penghasilan?
Tidak selalu. Surat penghasilan lebih menjelaskan kondisi ekonomi secara detail (nominal penghasilan) dan pekerjaan orang tua, sementara SKTM hanya menyatakan status tidak mampu.
7. Orang tua saya tidak punya penghasilan tetap. Apakah masih bisa daftar KIP Kuliah?
Justru calon mahasiswa dari keluarga tanpa penghasilan tetap masuk prioritas KIP Kuliah. Yang penting ada keterangan resmi dari Pemerintah Desa (untuk tingkat desa) jika tidak memiliki slip gaji.
8. Kami punya Peraturan Desa sendiri, tidak perlu ikuti aturan yang lebih tinggi terkait penyusunan surat ini?
Semua regulasi desa harus mengikuti atau tidak boleh bertentangan dengan aturan yang lebih tinggi seperti Permendagri atau Perbup sesuai asas lex superior derogat legi inferiori, termasuk ketentuan mengenai penyusunan surat keterangan ini.
9. Kampus beneran baca dan periksa surat ini?
Ya. Kampus melakukan verifikasi administrasi dan dalam beberapa kasus, bahkan kunjungan faktual ke rumah. Surat yang asal-asalan bisa membahayakan kelolosan.
10. Kalau penghasilan saya lebih dari Rp4 juta, saya pasti ditolak KIP?
Penilaian tidak hanya melihat jumlah penghasilan, tetapi juga dibagi dengan jumlah anggota keluarga yang ditanggung. Contohnya, penghasilan Rp4 juta dibagi 6 anggota = Rp666.000/orang, masih memenuhi syarat karena batas tanggungannya adalah Rp750.000/orang.
11. Surat cukup ditulis tangan lalu ditandatangani Kepala Desa?
Surat dari Desa harus diketik dan bernomor resmi, menggunakan kop surat dan format disusun sesuai ketentuan naskah dinas. Surat tulis tangan tidak akan diakui di tahap verifikasi kampus.
12. Penghasilan orang tua bisa dikosongkan atau dikira-kira saja?
Nominal penghasilan harus diperkirakan seakurat mungkin. Bila perlu, tambahkan bukti pendukung seperti surat pernyataan penghasilan orang tua bermaterai sebagai salah satu dasar penerbitan surat keterangan.
13. Surat ini tidak terlalu penting, yang penting rapor bagus?
KIP Kuliah mensyaratkan kombinasi antara akademik dan ekonomi. Meskipun prestasi bagus, jika berkas ekonomi tidak lengkap, bisa gugur saat seleksi.
14. Apakah jenis dan ukuran huruf surat penghasilan dari Desa boleh bebas, misalnya pakai huruf Times New Roman, Bookman Old Style, Calibri, atau huruf lainnya sesuai keinginan saya?
Tidak boleh sembarangan, apalagi hanya berdasarkan keinginan. Jenis dan ukuran huruf yang digunakan dalam naskah dinas khusus, termasuk surat keterangan dari desa wajib mengikuti kaidah tata naskah dinas. Dalam Permendagri 1/2023 dan PerANRI 5/2021, termasuk juga Perbup yang disusun berdasarkan kedua aturan tersebut dengan tegas menyebutkan harus menggunakan Arial ukuran 12pt. Penggunaan jenis huruf lain seperti Times New Roman, Bookman Old Style, Calibri, atau dekoratif dianggap menyimpang dari ketentuan resmi. Ini bukan soal jangan terlalu kaku, tapi soal disiplin administrasi dan keseragaman dokumen sesuai aturan.
Untuk penjelasan lengkap + panduan teknis bisa dibaca di: Jenis dan Ukuran Huruf Surat Keterangan.
15. Saya lihat di YouTube, kop surat keterangan penghasilan orang tua tinggal diganti nama dan alamat desa saja, boleh pakai Times New Roman dan ukurannya bebas, asal rapi. Apa memang boleh begitu?
Tidak boleh. Surat resmi dari desa, termasuk Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua, wajib menggunakan Arial sesuai Permendagri 1 Tahun 2023. Mengganti huruf sesuka hati seperti Times New Roman atau Calibri jelas melanggar ketentuan tata naskah dinas.
Secara umum, kop suratnya menggunakan perbandingan visual 3:4, di mana nama desa ditulis lebih besar dari nama kecamatan dan kabupaten.
Untuk penjelasan lengkap + panduan teknis bisa dibaca di: Cara Membuat Kop Surat Dinas.
16. Apakah nomor surat bisa dikosongkan atau diisi asal-asalan?
Tidak. Untuk bagian kode klasifikasi arsipnya wajib diisi kode 400.7.22.1 sesuai Permendagri 83/2022, sedangkan untuk bagian nomor urut, dll menyesuaikan ketentuan sistem penomoran surat yang berlaku di Desa. Selengkapnya pelajari panduan penomoran surat keterangan ini.
17. Surat keterangan penghasilan orang tua diterbitkan oleh Ketua RT/RW saja, apakah boleh?
Tidak boleh. Karena pejabat yang berwenang menerbitkan surat keterangan di desa adalah Kepala Desa. Surat dari RT/RW hanyalah sebagai salah satu syarat untuk mengurus surat ini.
