Memori Serah Terima Jabatan Kepala Desa / Pj Kepala Desa adalah dokumen penting yang memuat gambaran pelaksanaan tugas, kondisi pemerintahan desa, realisasi program kerja, rencana kegiatan, serta daftar inventaris dan kekayaan desa pada saat pergantian jabatan. Dokumen ini dibutuhkan baik saat serah terima dari Kepala Desa definitif ke Pj Kepala Desa maupun dari Pj Kepala Desa ke Kepala Desa terpilih, agar transisi pemerintahan tetap tertib, akuntabel, dan berkesinambungan. Di halaman ini Anda juga dapat melihat contoh naskah, sistematika penyusunan, dasar hukum, serta download template Word dan PDF yang siap digunakan.
Dalam proses pergantian kepemimpinan di desa, tertib administrasi adalah kunci utama. Salah satu dokumen paling vital dalam transisi ini adalah Memori Serah Terima Jabatan.
Tanpa dokumen yang jelas, pejabat baru akan kesulitan memetakan program kerja, dan pejabat lama berisiko tersangkut masalah pertanggungjawaban di kemudian hari.
Berikut ini adalah ulasan mendalam mengenai apa itu Memori Sertijab, jenis-jenisnya, contoh naskahnya, hingga sistematika penyusunannya.
Apa itu Memori Serah Terima Jabatan Kepala Desa?
Memori Serah Terima Jabatan Kepala Desa adalah laporan tertulis mengenai pelaksanaan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dari Jabatan Kepala Desa dalam periode jabatan tertentu terkait penyelenggaraan pemerintahan desa. Didalamnya menyajikan gambaran menyeluruh mengenai kondisi pemerintahan desa, realisasi program kerja, hingga inventaris aset desa pada saat masa jabatan berakhir.
Sesuai dengan amanat Permendagri Nomor 82 Tahun 2015, naskah memori ini wajib diserahkan pada saat pengambilan sumpah/janji dan pelantikan bersamaan dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan.
Dokumen ini menjadi jembatan informasi atau pedoman bagi pejabat yang baru dilantik agar dapat memahami peta persoalan dan potensi desa secara cepat dan akurat, sehingga program pembangunan di desa tetap berkesinambungan.
Jenis-Jenis & Contoh Naskah Sertijab
Dalam praktiknya, terdapat dua jenis naskah memori sertijab yang sering digunakan di instansi pemerintah desa:
1. Dari Kepala Desa ke Pj Kepala Desa
 |
| Cover memori serah terima jabatan Kepala Desa - www.formatadministrasidesa.com |
Jenis ini disusun ketika masa jabatan Kepala Desa definitif telah berakhir dan ditunjuk seorang Penjabat (Pj) Kepala Desa untuk mengisi kekosongan jabatan. Berdasarkan Permendagri Nomor 46 Tahun 2016, penyusunan memori sertijab ini harus didasarkan pada rencana kegiatan sisa masa jabatan selama 5 (lima) bulan ke depan yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Desa Akhir Masa Jabatan (LPPD AMJ).
Hal ini penting agar Pj Kepala Desa memiliki pedoman dalam menjalankan roda pemerintahan sampai dilantiknya Kades terpilih.
Berikut ini kutipan asli sebagaimana dijelaskan dalam Pasal 6 ayat 1 dan 2 Permendagri Nomor 46 Tahun 2016 tentang Laporan Kepala Desa, bahwa:
(1) Laporan penyelenggaraan pemerintahan Desa akhir masa jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 memuat materi:
a. Laporan penyelenggaraan pemerintahan Desa selama masa jabatan; dan
b. Rencana kegiatan dalam masa kurun waktu 5 (lima) bulan sisa masa jabatan.
Rencana kegiatan 5 (lima) bulan sisa masa jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dijadikan dasar penyusunan memori serah terima jabatan.
2. Dari Pj Kepala Desa ke Kepala Desa Terpilih
 |
| Info grafis: cover buku naskah memori serah terima jabatan Penjabat (Pj.) Kepala Desa - www.formatadministrasidesa.com |
Naskah ini disusun oleh Pj Kepala Desa untuk diserahkan kepada Kepala Desa definitif hasil pemilihan (Pilkades). Laporan ini mencakup seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Pj selama masa transisi, termasuk posisi keuangan terakhir dan kondisi aset desa saat diserahterimakan kembali kepada pejabat definitif.
Sebagaimana tertuang dalam Permendagri Nomor 82 Tahun 2015 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Kepala Desa, pada Pasal 5 ayat 1, 2 dan 3 berbunyi:
(1) Serah terima jabatan dilakukan setelah pelantikan Calon Kepala Desa terpilih.
(2) Serah terima jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan penandatanganan berita acara serah terima jabatan.
(3) Penandatanganan berita acara serah terima jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan pada Acara pengambilan sumpah/janji dan pelantikan Calon Kepala Desa terpilih setelah penyematan tanda jabatan bersamaan dengan menyerahkan memori serah terima jabatan.
Perbedaan Keduanya
| Indikator | Sertijab Kades ke Pj Kades | Sertijab Pj Kades ke Kades Terpilih |
|---|---|---|
| Pihak I (Penyerah) | Kepala Desa Definitif | Penjabat (Pj) Kepala Desa |
| Pihak II (Penerima) | Penjabat (Pj) Kepala Desa | Kepala Desa Terpilih |
| Dasar Utama | LPPD Akhir Masa Jabatan (AMJ) | Laporan Pertanggungjawaban Pj (masa transisi) |
| Titik Tekan | Rencana sisa 5 bulan masa jabatan | Kelengkapan administrasi & aset |
Lihat juga: Contoh LPPD Akhir Tahun
Sistematika Penyusunan
Agar dokumen ini memenuhi standar akuntabilitas publik, sistematika penyusunan Memori Serah Terima Jabatan Kepala Desa dapat disusun secara rapi dengan urutan sebagai berikut:
- BAB I PENDAHULUAN: Berisi latar belakang penyusunan, maksud dan tujuan, serta dasar hukum pelaksanaan sertijab.
- BAB II MONOGRAFI DESA: Memuat data geografis, demografis, potensi wilayah, serta struktur organisasi pemerintahan desa.
- BAB III PELAKSANAAN PROGRAM KERJA TAHUN LALU: Laporan realisasi kegiatan di bidang penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan, pembinaan kemasyarakatan, dan pemberdayaan masyarakat.
- BAB IV RENCANA PROGRAM YANG AKAN DATANG: Memuat rencana kerja atau agenda pembangunan yang diproyeksikan untuk periode selanjutnya.
- BAB V KEGIATAN YANG TELAH DISELESAIKAN, SEDANG DILAKSANAKAN, DAN RENCANA KEGIATAN SETAHUN TERAKHIR: Penjelasan mendetail mengenai status capaian dan rencana operasional dalam satu tahun terakhir.
- BAB VI HAMBATAN YANG DIHADAPI: Uraikan berbagai kendala teknis maupun administratif yang ditemui selama masa jabatan sebagai bahan evaluasi pejabat baru.
- BAB VII DAFTAR INVENTARIS & KEKAYAAN DESA: Daftar lengkap aset desa dan kekayaan desa, seperti tanah kas desa, kendaraan dinas, peralatan kantor, dan lain-lain.
- BAB VIII PENUTUP: Berisi pernyataan penutup dan simpulan atas dokumen memori tersebut.
Download Template Word & PDF
Untuk mendukung kelancaran administrasi di desa Anda, kami menyediakan contoh format naskah memori sertijab terbaru dalam format Microsoft Word (.doc) dan PDF yang dapat Anda sesuaikan:
1. Template Memori Sertijab Kades Definitif
Untuk sertijab kades definitif, silakan download dan pilih template yang sesuai kebutuhan anda berikut ini:
2. Template Memori Sertijab Pj Kades
Untuk naskah sertijab Pj. Kades, silakan download dan pilih template yang sesuai kebutuhan anda berikut ini:
Lihat Juga Dokumen Pendukung Lainnya
Sebagai satu kesatuan dokumen yang tidak terpisahkan dari naskah memori ini, silakan lihat juga dokumen pendukung lainnya:
Demikian ulasan mengenai Memori Serah Terima Jabatan Kepala Desa (Sertijab Kades / Pj. Kades) dan Contoh-Nya. Semoga uraian dan contoh format di atas dapat berguna untuk Anda semua.
Bagaimana menurut Anda?
| Penulis | : MULIATI, S.Pd |
| Editor | : LAODE MUHAMAD FIIL MUDAWAT |
