Surat Keterangan Belum/Tidak Bekerja dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang yang bersangkutan benar-benar belum memiliki pekerjaan tetap dan tidak sedang terikat kontrak dengan instansi, perusahaan, maupun pihak manapun pada saat surat ini diterbitkan.
Surat ini sering menjadi syarat penting dalam berbagai urusan yang diminta oleh instansi pemerintah maupun swasta, seperti:
- Persyaratan administrasi registrasi calon mahasiswa baru
- Mengurus beasiswa atau bantuan sosial (bansos)
- Mendaftar pelatihan atau program kerja
- Melengkapi persyaratan rekrutmen CPNS atau PPPK
- Mengurus pemberkasan Taspen
- Melamar kerja di sektor formal maupun informal
- Mengajukan keringanan biaya pendidikan atau kesehatan
- Mengurus klaim asuransi pensiun atau klaim tunjangan anak yatim piatu di ASABRI
- Persyaratan khusus lainnya dari instansi tertentu
Sayangnya, banyak yang belum memahami bagaimana bentuk, struktur, dan redaksi yang benar dari surat ini sesuai aturan terbaru.
Ada pula keraguan soal siapa yang seharusnya menandatangani surat ini. Apakah harus Kepala Desa, Sekretaris Desa, atau bisa cukup Kaur/Kasi?
Suatu hari, seorang pemuda dari desa tetangga datang ke kantor desa tempat saya sering membantu urusan administrasi. Ia hendak mengikuti pelatihan kerja yang diadakan oleh dinas tenaga kerja provinsi. Syaratnya sederhana: KTP, KK, dan satu lembar surat keterangan belum bekerja dari Pemerintah Desa.
Tetapi karena tergesa-gesa, ia mengambil jalan pintas, surat itu diketik di tempat jasa pengetikan surat, ditandatangani oleh RT, dan distempel seadanya. Baginya, dokumen itu hanya formalitas kecil.
Namun, dalam dunia administrasi, apa yang dianggap kecil sering menjadi titik dari awal masalah yang lebih besar. Berkas itu ditolak. Alasannya jelas: tidak sah, bukan dari pejabat yang berwenang, dan tidak bernomor surat resmi.
Pemuda itu panik. Ia kembali ke desa, meminta surat yang sah. Sayangnya, saat itu Kepala Desa sedang berada di luar daerah. Satu-satunya pilihan adalah Sekretaris Desa. Tapi surat yang dibawa tak memuat redaksi a.n. Kepala Desa. Sekdes ragu. Ia tahu, menandatangani tanpa dasar adalah pelanggaran administrasi.
Baru setelah saya bantu buatkan ulang surat dengan format yang benar, lengkap dengan nomor surat dan kode arsip, barulah bisa ditandatangani. Tapi saat itu, waktu sudah habis. Ia gagal mendaftar. Bukan karena tak mampu, tapi karena mengabaikan medan administrasi sebagai bagian dari perjuangan.
Dalam artikel ini, saya tidak hanya menyodorkan contoh kosong. Saya sajikan 3 template resmi dalam format Word dan PDF, yang bisa langsung dipakai oleh Perangkat Desa. Dan lebih dari itu, ini adalah alat bantu administrasi sederhana, disusun sesuai praktik administrasi desa yang sah, dengan memperhatikan struktur kewenangan dan kaidah tata naskah dinas.
Contoh Surat Keterangan Belum/Tidak Bekerja dari Desa
Di bawah ini saya sajikan tiga versi contoh surat keterangan belum bekerja yang dapat digunakan di berbagai desa di Indonesia, masing-masing berbeda dari sisi pejabat penandatangan, namun substansi dan keabsahannya tetap sama.
Versi 1: Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
Versi ini adalah bentuk paling umum dan ideal. Surat keterangan belum bekerja ditandatangani langsung oleh Kepala Desa dengan kop surat resmi. Tanda tangan Kepala Desa memberikan legitimasi penuh terhadap isi keterangan dalam surat.
Biasanya digunakan untuk keperluan penting seperti syarat administrasi CPNS, PPPK, permohonan beasiswa, pendaftaran calon mahasiswa baru, pemberkasan Taspen, bantuan sosial, atau keperluan lainnya. Pastikan semua data penduduk dicantumkan lengkap dan benar, termasuk NIK, alamat, serta tujuan penggunaan surat.
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa berada di tempat dan tidak berhalangan menandatangani langsung.
Versi 2: a.n. Sekretaris Desa
Versi ini digunakan ketika Kepala Desa berhalangan sementara, dan penandatanganan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.). Penandatangan a.n. ini sah sesuai kewenangan administratif yang diatur dalam pemerintahan desa.
Meskipun tidak ditandatangani langsung oleh Kepala Desa, surat ini tetap memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sepanjang ditandatangani oleh Sekdes yang telah diberi kewenangan mandat oleh pejabat yang berwenang (Kepala Desa).
Pastikan terdapat a.n. Kepala Desa, lalu dibawahnya diikuti jabatan Sekretaris Desa. Dan terakhir, pastikan juga ada tembusan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pertanggungjawaban administratif kepada atasan.
Kapan digunakan: Saat Kepala Desa tidak di tempat (berhalangan), namun Sekretaris Desa hadir dan diberi kewenangan untuk menandatangani.
Versi 3: u.b. Kaur/Kasi
Jika Kepala Desa dan Sekretaris Desa sama-sama berhalangan, penandatanganan surat keterangan belum bekerja dapat didelegasikan lebih lanjut kepada pejabat satu tingkat dibawah Sekdes, yakni Kaur atau Kasi, dengan penulisan u.b. (untuk beliau).
Format ini lebih jarang digunakan dan hanya jika memang Kepala Desa dan Sekdes tidak dapat menandatangani karena alasan tertentu.
Pastikan bagian tanda tangan memuat a.n. Kepala Desa, lalu dibawahnya diikuti jabatan Sekretaris Desa, u.b., dan dibawahnya ada nama jabatan Kaur/Kasi.
Jangan lupa mencantumkan tembusan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Untuk pemahaman lebih lanjut, silakan baca: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa dan Sekdes tidak berada di tempat, tetapi surat perlu segera diterbitkan.
Format lengkap dari masing-masing contoh dapat Anda unduh di bagian link download berikut ini.
Download Format Surat (Word & PDF)
Untuk memudahkan Anda dalam menyusun surat keterangan belum/tidak bekerja dari desa, saya menyediakan template lengkap dalam format Word (.docx / .dotx) dan PDF yang dapat langsung digunakan. Format ini telah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri 1 Tahun 2023 dan peraturan terkait lainnya.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Versi Surat | Tersedia versi Kepala Desa langsung, Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.), dan Kaur/Kasi (u.b.). |
| Cepat & Praktis | Dilengkapi tombol Drop-Down List dan Text Box, tinggal edit sedikit—siap pakai! |
| Sinkronisasi Aturan Terbaru | Mengacu pada Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, Permendagri 83/2022, dan regulasi pendukung lainnya. |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah disiapkan kode klasifikasi surat resmi berdasarkan Permendagri 83/2022. |
| Format Word (.docx / .dotx) | Template dalam format .docx / .dotx (dalam .rar), dapat dibuka di Microsoft Word, Google Docs, WPS Office, atau aplikasi pengolah kata lainnya. |
| Versi Lengkap | Termasuk versi Sekdes (a.n.), Kaur/Kasi (u.b.), dan pengantar RT/RW dalam satu paket lengkap. |
| Ukuran Kertas | Menggunakan kertas A4 standar surat resmi. |
| Jenis Huruf Resmi | Arial ukuran 12pt, sesuai standar surat kedinasan (kecuali untuk bagian tertentu). |
| Format Penulisan | Telah disesuaikan dengan ejaan PUEBI, struktur surat resmi, perataan teks dan spasi, format margin, dan lain-lain sesuai ketentuan. |
Silakan pilih versi yang Anda butuhkan di bawah ini:
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Seluruh template telah disusun mengikuti kaidah tata naskah dinas terbaru. Jika mengalami kendala saat membuka file, silakan hubungi kami melalui kontak yang tersedia. [/info]
Jika Anda ingin mempelajari lebih dalam tentang cara membuat surat keterangan yang baik dan benar, baca panduan lengkapnya di sini.
Lihat Naskah Dinas Lainnya
Dalam urusan administrasi, setiap naskah adalah bagian dari strategi. Maka, Perangkat Desa yang bijak akan mempersiapkan diri, bukan hanya dengan pena atau laptop, tapi juga dengan pemahaman, agar setiap surat yang diterbitkan sah secara hukum dan tepat guna secara fungsi.
Di bawah ini saya kumpulkan beberapa jenis surat keterangan resmi yang mungkin Anda perlukan untuk menjalankan tugas pelayanan kepada masyarakat.
- Surat Keterangan Masih Aktif Bekerja
- Surat Domisili Usaha dari Desa
- Kumpulan Contoh Surat Keterangan dari Desa
- Surat Domisili Tempat Ibadah dari Desa
- Surat Domisili Lembaga, Organisasi, atau Yayasan dari Desa
Gunakan surat yang tepat, di waktu yang tepat. Karena dalam administrasi pemerintahan, keabsahan bukan hanya soal tanda tangan, tapi juga soal kepatuhan terhadap aturan dan strategi pelayanan publik yang cermat.
