Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa seseorang atau instansi adalah pemilik sah atas kendaraan bermotor tertentu. Surat ini memuat data identitas lengkap pemilik serta spesifikasi kendaraan seperti nomor polisi, nomor rangka, dan nomor mesin.
Suatu pagi yang cerah itu, saya pernah membantu seorang warga yang motornya sudah lunas tapi STNK-nya masih atas nama pemilik lama. Ia ingin balik nama, tapi tidak ada kuitansi jual beli atau bukti lain. Di situlah pentingnya surat dari desa ini. Berkas sederhana tapi bernilai besar. Tanpa surat keterangan kepemilikan dari desa, urusannya di Samsat tertahan hampir seminggu.
Surat ini sangat berguna untuk:
- Membuat atau memperpanjang STNK dan BPKB.
- Melengkapi dokumen jual beli kendaraan bermotor.
- Mengurus balik nama kepemilikan kendaraan.
- Verifikasi kepemilikan kendaraan untuk keperluan kredit atau pinjaman.
- Persyaratan pendaftaran kendaraan operasional lembaga/instansi.
- Bukti pendukung dalam kasus kehilangan atau perdata.
- Dan keperluan lain yang memerlukan bukti kepemilikan kendaraan atas nama pribadi atau instansi/lembaga.
Surat keterangan ini sangat berguna terutama ketika warga tidak memiliki cukup bukti administratif lain selain BPKB, atau saat kendaraan tidak atas nama pemilik dalam STNK. Kendaraan bermotor yang dimaksud bisa berupa sepeda motor, mobil penumpang, mobil dinas, mobil pick-up, mobil ambulans desa, mobil truk, dan lain-lain.
Di banyak desa, surat ini juga diminta oleh pihak leasing dan bank sebagai bagian dari syarat pengajuan pinjaman, terutama jika kendaraan belum balik nama atau tidak dilengkapi faktur resmi. Bahkan ada beberapa kasus di mana surat ini dijadikan dasar kepemilikan awal untuk kendaraan yang diwariskan atau dibeli tanpa dokumen formal.
Namun, dalam praktiknya, saya sering menemukan kekeliruan. Ada yang menulis nomor rangka salah satu digit, ada yang tidak menyertakan stempel, atau penandatangan yang tidak sah. Hal kecil seperti ini bisa berujung panjang ketika surat diajukan ke pihak luar desa.
Sebagai Kepala Desa atau Perangkat Desa, memahami format dan struktur surat ini sangat penting. Kesalahan kecil dalam mencantumkan data kendaraan seperti nomor mesin atau rangka bisa fatal.
Itulah kenapa saya menyusun artikel ini: untuk membantu Kepala Desa, Sekretaris Desa, dan Perangkat Desa lainnya agar bisa menyusun Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan secara benar dan sah sesuai tata naskah dinas. Saya juga telah menyiapkan 3 contoh format surat resmi yang bisa langsung diedit dan digunakan sesuai pejabat yang menandatangani, lengkap dengan versi Word dan PDF.
Format Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa
Berikut adalah tiga format surat resmi yang bisa digunakan sesuai dengan struktur kewenangan penandatangan di desa. Ketiga format ini telah saya sesuaikan dengan kebutuhan umum pemerintahan desa dan tata naskah dinas.
Format 1: Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
Format ini digunakan jika Kepala Desa tersedia dan dapat menandatangani langsung. Biasanya digunakan untuk urusan penting seperti balik nama kendaraan, kredit/leasing, atau keperluan lainnya yang memerlukan bukti kepemilikan kendaraan selain BPKB.
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa berada ditempat atau jenis surat termasuk kategori surat yang tidak bisa diwakilkan sesuai SPM Desa masing-masing.
Format 2: a.n. Sekretaris Desa
Pada format kedua ini, surat ditandatangani oleh Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa. Format ini digunakan saat Kepala Desa sedang berhalangan hadir secara fisik di kantor desa, misalnya karena mengikuti kegiatan luar daerah, tugas dinas, atau sedang cuti.
Bedanya dengan format pertama: Dalam format ini, bagian penutup surat akan memuat frasa “a.n. Kepala Desa” (atas nama), kemudian diikuti oleh nama dan jabatan “Sekretaris Desa”. Ini menandakan bahwa Sekdes menandatangani surat bukan atas nama pribadi, melainkan sebagai perwakilan resmi dari Kepala Desa. Tanggung jawab surat tetap berada pada jabatan Kepala Desa, dan penggunaan stempel desa tidak berubah.
Tembusan kepada Kepala Desa juga perlu dicantumkan dalam surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Desa, sebagai bentuk pelaporan administratif kepada pejabat yang diatasnamakan. Inilah salah satu perbedaan penting dengan Format 1 (yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa dan tidak memerlukan tembusan kepada dirinya sendiri).
Kapan digunakan: Surat ini digunakan apabila Kepala Desa tidak berada di tempat, dan telah memberikan pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas kepada Sekretaris Desa. Catatan penting: surat yang diterbitkan harus termasuk dalam kategori surat yang dapat diwakilkan, sesuai dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) Desa dan aturan internal desa.
Format 3: u.b. Kaur/Kasi
Bedanya dengan format 1 dan 2: Format ini menggunakan format penulisan “a.n.” dan “u.b.” (untuk beliau) sekaligus secara bertingkat pada bagian kolom tanda tangan. Artinya tanda tangan dilakukan oleh pejabat dua tingkat dibawah Kepala Desa, dalam hal ini Kaur/Kasi atas nama Sekretaris Desa yang dalam hal ini juga bertindak untuk Kepala Desa.
Kapan digunakan: Saat Kepala Desa dan Sekretaris Desa berhalangan atau tidak sedang berada di tempat, dan delegasi kewenangan penandatangan naskah dinas kepada Kaur/Kasi yang ditunjuk, serta merupakan jenis surat yang dapat diwakilkan sesuai Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau aturan internal Pemerintah Desa.
Pada surat resmi seperti ini, tembusan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa wajib dicantumkan sebagai bentuk pertanggungjawaban dan pelaporan internal, sebagaimana diatur dalam Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Untuk memahami perbedaan makna dan penggunaan frasa “a.n.” dan “u.b.” dalam surat dinas resmi, silakan baca panduan berikut ini: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi.
Template lengkap dalam format Word dan PDF bisa Anda download di bagian link download berikut ini.
Download Format Surat (Word & PDF)
Untuk memudahkan Anda dalam menyusun dan menerbitkan Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa, saya menyediakan template lengkap dalam format Word (.docx / .dotx) dan PDF yang bisa langsung diunduh dan digunakan. Format ini telah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri 1 Tahun 2023 dan peraturan terkait lainnya.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Versi Surat | Tersedia versi Kepala Desa langsung, Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.), dan Kaur/Kasi (u.b.). |
| Cepat & Praktis | Dilengkapi tombol Drop-Down List dan Text Box, tinggal edit sedikit—siap pakai! |
| Sinkronisasi Aturan Terbaru | Mengacu pada Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, Permendagri 83/2022, dan regulasi pendukung lainnya. |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah disiapkan kode klasifikasi surat resmi berdasarkan Permendagri 83/2022 pada bagian penomoran. |
| Format Word (.docx / .dotx) | Template dalam format .docx / .dotx (dalam .rar), dapat dibuka di Microsoft Word, Google Docs, WPS Office, atau aplikasi pengolah kata lainnya. |
| Versi Lengkap | Termasuk versi Sekdes (a.n.), Kaur/Kasi (u.b.), dan pengantar RT/RW dalam satu paket lengkap. |
| Ukuran Kertas | Menggunakan ukuran kertas A4 (bukan F4) sesuai aturan. |
| Jenis Huruf Resmi | Arial ukuran 12pt, sesuai standar surat kedinasan (kecuali untuk bagian tertentu). |
| Format Penulisan | Telah disesuaikan dengan ejaan PUEBI, struktur surat resmi, perataan teks dan spasi, format margin, dan lain-lain sesuai ketentuan, sehingga tidak perlu repot. |
Silakan download templatenya di bawah ini:
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Khusus untuk VERSI TERBARU di atas telah disusun mengikuti kaidah tata naskah dinas terbaru. Termasuk penyesuaian dengan kewenangan penandatangan, format tembusan, struktur surat, kode klasifikasi, dll. [/info]
Namun bagi sobat desa yang baru belajar menyusun surat keterangan dari nol, saya juga sudah menyediakan panduan lengkap surat keterangan ini untuk Anda pelajari sebagai acuan.
Lihat Naskah Dinas Lainnya
Jika Anda sedang mencari referensi naskah dinas terkait lainnya dari desa, berikut beberapa contoh yang bisa Anda pelajari:
- Kumpulan Contoh Surat Keterangan Desa
- Surat Kuasa Pengambilan BPKP Kendaraan
- Surat Keterangan Pekerjaan Orang Tua
- Surat Keterangan Tidak/Belum Bekerja
Semoga panduan dan template yang kami bagikan bisa menjadi solusi cepat dan tepat dalam menyusun Surat Keterangan Kepemilikan Kendaraan Bermotor dari Desa. Jika menurut Anda artikel ini bermanfaat, silakan bagikan link artikel ini ke rekan Perangkat Desa atau orang yang membutuhkan.
Terima kasih telah berkunjung ke FORMAT ADMINISTRASI DESA, tempat di mana urusan administrasi desa disederhanakan tanpa mengurangi legalitas.
