Surat Keterangan Janda adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa yang menerangkan bahwa seorang perempuan berstatus janda, baik itu karena cerai hidup maupun cerai mati (kematian suami), dan belum menikah lagi hingga surat tersebut diterbitkan.
Saya masih ingat dengan jelas, suatu hari ada seorang ibu yang datang ke kantor desa dengan langkah ragu. Wajahnya penuh harap. Ia butuh surat keterangan janda untuk mengurus santunan Taspen mendiang suaminya. Tapi karena tidak ada format surat yang jelas, dan Kepala Desa sedang tidak di tempat, prosesnya jadi tertunda.
Kasus seperti ini bukan sekali dua kali terjadi. Banyak Perangkat Desa bingung. Bagaimana format suratnya yang terbaru sesuai aturan? Apakah surat harus ditandatangani langsung oleh Kepala Desa? Bolehkah Sekdes menandatangani? Bagaimana jika diwakilkan oleh Kasi atau Kaur? Apa redaksi yang sah?
Padahal surat ini sering kali dibutuhkan bukan hanya untuk pengurusan pensiun (Taspen/ASABRI), tetapi juga untuk keperluan penting lainnya seperti:
- Persyaratan pendaftaran pernikahan kembali,
- Pengajuan bantuan sosial khusus,
- Pengurusan hak waris dan dokumen pertanahan,
- Rekomendasi kecamatan untuk data kependudukan.
Untuk membantu Perangkat Desa dan masyarakat yang membutuhkan, saya telah menyusun 3 contoh Surat Keterangan Janda dari Desa dalam format Word dan PDF, disesuaikan dengan pejabat penandatangan:
- Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
- Ditandatangani oleh Sekdes atas nama Kepala Desa (
a.n.), - Ditandatangani oleh Kaur/Kasi dengan redaksi
u.b..
Semua contoh telah saya sesuaikan dengan aturan terbaru dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang tata naskah dinas, agar sah secara hukum dan siap digunakan di kantor desa mana pun.
Silakan simak contoh lengkapnya di bawah ini. Anda bisa langsung mengunduh templatenya atau menyesuaikannya dengan kondisi desa masing-masing.
Format Surat Keterangan Janda dari Desa
Di bawah ini saya sajikan tiga format contoh Surat Keterangan Janda dari Desa yang dapat digunakan oleh desa di seluruh Indonesia. Masing-masing format berbeda dari sisi pejabat penandatangan dan teknis penulisan, namun substansi dan keabsahannya tetap sama.
Format 1: Ditandatangani langsung oleh Kepala Desa
Format pertama ini merupakan bentuk yang paling ideal dan umum digunakan. Surat Keterangan Janda ditandatangani langsung oleh Kepala Desa dengan kop surat resmi dan nomor surat. Tanda tangan Kepala Desa memberikan legitimasi penuh terhadap isi surat karena Kepala Desa adalah pemegang kewenangan tertinggi di pemerintahan desa.
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa hadir di tempat dan tidak berhalangan menandatangani surat secara langsung.
Format 2: Sekretaris Desa (a.n.)
Format kedua ini digunakan apabila Kepala Desa sedang berhalangan sementara. Dalam hal ini, Kepala Desa memberikan mandat kepada Sekretaris Desa untuk menandatangani surat atas namanya. Penandatangan dengan format a.n. (atas nama) tetap sah selama disertai pelimpahan kewenangan.
Struktur tanda tangan dalam format ini harus jelas:
a.n.Kepala Desa- Sekretaris Desa
- Nama dan tanda tangan Sekretaris Desa
Tambahkan juga tembusan kepada Kepala Desa sebagai bentuk pertanggungjawaban administratif kepada pemberi mandat.
Kapan digunakan: Jika Kepala Desa sedang dinas luar, cuti, atau tidak hadir karena alasan tertentu namun telah memberikan mandat resmi kepada Sekdes.
Format 3: u.b. Kaur/Kasi
Format ketiga ini dipakai saat Kepala Desa dan Sekretaris Desa sama-sama berhalangan, dan pelimpahan kewenangan dilakukan berjenjang kepada pejabat pelaksana teknis, seperti Kaur Tata Usaha dan Umum atau Kasi Pemerintahan. Penandatanganan dilakukan dengan format u.b. (untuk beliau), mewakili Sekdes yang telah menerima mandat dari Kades.
Wajib menambahkan tembusan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa. Ketentuan ini sesuai dengan Pasal 36 Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, yang mengatur tata cara penandatanganan surat dinas secara berjenjang.
Untuk penjelasan detail tentang perbedaan penggunaan
a.n.danu.b.beserta penulisan yang benar, silakan baca: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi.
Kapan format ini digunakan: Jika Sekdes yang sebelumnya telah menerima mandat dari Kades juga berhalangan dan surat termasuk jenis surat yang diperbolehkan untuk diwakilkan penandatanganannya sesuai standar pelayanan minimal yang berlaku di desa.
Seluruh format ini telah kami siapkan dalam bentuk template Word/Doc dan PDF yang dapat Anda unduh dan sesuaikan dengan kebutuhan desa masing-masing. Silakan lihat di bagian Download Template Surat.
Download Template Surat (Word/Doc & PDF)
Untuk memudahkan Anda dalam menyusun Surat Keterangan Janda dari Desa, kami telah menyediakan template lengkap dalam format Word (.docx / .dotx) dan PDF yang siap digunakan. Seluruh format telah disesuaikan dengan ketentuan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023, Permendagri Nomor 1 Tahun 2017, Permendagri Nomor 83 Tahun 2022, PerANRI Nomor 5 Tahun 2021, dan peraturan perundang-undangan terkait lainnya.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Versi Penandatangan | Tersedia versi ditandatangani langsung oleh Kepala Desa, Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa (a.n.), dan Kaur/Kasi dengan format u.b. (untuk beliau). |
| Langsung Edit & Cetak | Dilengkapi Drop-Down List dan Text Box—cukup ganti data seperlunya, langsung bisa dicetak! |
| Sinkronisasi Regulasi Terbaru | Mengacu pada Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, Permendagri 83/2022, Permendagri 2/2017, dan regulasi terkait lainnya. |
| Kode Klasifikasi | Sudah disiapkan kode klasifikasi arsip terbaru sesuai aturan. |
| Format Word & PDF | Disediakan dalam format .docx / .dotx (dalam file .rar) siap pakai. |
| Lengkap | Sudah termasuk versi Sekdes, versi Kaur/Kasi, dan surat pengantar RT/RW sebagai tambahan. |
| Ukuran dan Tampilan Surat | Menggunakan format kertas A4 (bukan F4Arial 12pt (kecuali untuk bagian tertentu), margin, perataan teks, spasi, dan unsur-unsur lainnya sesuai ketentuan tata naskah dinas. |
| Kesesuaian PUEBI | Penulisan surat telah disesuaikan dengan ejaan yang disempurnakan (PUEBI) dan bahasa formal. |
Silakan pilih versi surat yang Anda butuhkan di bawah ini:
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Jika Anda mengalami kendala membuka file atau ingin request tambahan versi surat lainnya, silakan hubungi kami melalui kontak yang tersedia di blog FORMAT ADMINISTRASI DESA ini. [/info]
Ingin belajar lebih lengkap cara menyusun surat resmi dari desa? Silakan baca panduan lengkap surat keterangan ini.
Cari Surat Resmi lain?
Selain Surat Keterangan Janda, Anda mungkin juga mencari contoh dokumen resmi lainnya. Jangan khawatir, kami sudah siapkan berbagai format surat lain yang siap pakai dan bisa langsung Anda sesuaikan berikut ini:
- Surat Keterangan Belum Menikah
- Surat Keterangan Ahli Waris
- Surat Domisili Cerai
- Kumpulan Surat Keterangan Desa
Semua surat di atas telah dirancang berdasarkan tata naskah dinas terbaru dan dilengkapi dengan template format Word untuk memudahkan proses pekerjaan di kantor desa Anda.
Gunakan surat yang tepat, di waktu yang tepat. Karena dalam administrasi, dokumen yang disusun dengan cermat sesuai aturan bisa jadi kunci kelancaran banyak urusan warga.
