Surat Keterangan Domisili Lembaga dari Desa, termasuk organisasi atau yayasan adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa untuk menerangkan bahwa suatu lembaga benar-benar berdomisili dan aktif menjalankan kegiatannya di wilayah administratif desa.
Surat ini penting. Sangat penting. Karena tanpa surat domisili lembaga dari desa, banyak urusan lembaga jadi terhambat. Mulai dari pengurusan NPWP Badan, pendaftaran legalitas ke Kemenkumham, pengajuan proposal bantuan, hingga pembukaan rekening lembaga di bank. Semuanya biasanya diminta menyertakan dokumen ini.
Di banyak desa, tugas membuat surat keterangan domisili lembaga seperti ini biasanya dipercayakan kepada Perangkat Desa yang menangani urusan administrasi dan surat menyurat. Tapi dalam praktiknya, sering kali muncul kebingungan. Bingung soal redaksi, bingung soal format, bahkan bingung siapa sebenarnya yang sah menandatangani surat tersebut.
Apakah harus Kepala Desa yang menandatangani langsung? Atau boleh diwakili oleh Sekretaris Desa? Kalau pun diwakili, bagaimana redaksi yang benar? Apakah harus pakai a.n. atau u.b.? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini masih banyak terdengar di lapangan.
Yang menarik, masalah di lapangan bukan semata soal teknis format, tapi juga soal komunikasi dan koordinasi antar pejabat desa. Saya pernah menemui kasus di mana Perangkat Desa sudah menyusun surat sesuai tata naskah dinas terbaru, lengkap dengan nomor surat dan klasifikasi arsip. Tapi Kepala Desa justru menolak menandatangani karena merasa formatnya terlalu ribet
dan tidak seperti biasanya.
Ada juga Kepala Desa yang belum memahami pentingnya penggunaan redaksi a.n. (atas nama) dan u.b. (untuk dan atas nama). Padahal surat tersebut harus ditandatangani oleh Sekdes atau Kaur karena Kepala Desa sedang berhalangan. Akibatnya? Surat tersebut tidak bisa diterbitkan tepat waktu, dan pengajuan bantuan dari lembaga pemohon pun ikut terhambat.
Hal-hal seperti ini menunjukkan bahwa memahami tata naskah dinas tidak cukup hanya pada aspek penulisan. Pemahaman wewenang, alur penandatangan, dan prosedur legal administratif juga sama pentingnya. Apalagi surat keterangan domisili lembaga ini menyangkut legalitas yang berdampak langsung pada pencairan bantuan, proses hukum, dan pengakuan kelembagaan.
Itulah alasan saya menyusun artikel ini. Berdasarkan pengalaman pribadi membantu menyusun dan memverifikasi berbagai surat menyurat di desa, saya rangkum panduan teknis ini agar bisa langsung digunakan, terutama oleh Perangkat Desa yang bertugas di bidang pelayanan administrasi umum, surat-menyurat, dan tata kelola kelembagaan desa.
Berikut ini saya sajikan 3 contoh Surat Keterangan Domisili Lembaga/Organisasi/Yayasan dari Desa, masing-masing menggunakan skenario penandatanganan yang berbeda, berdasarkan peraturan terbaru, termasuk Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 dan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021:
- Contoh surat yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa,
- Contoh surat yang ditandatangani Sekretaris Desa atas nama Kepala Desa,
- Contoh surat oleh Perangkat Desa lainnya, menggunakan redaksi
a.n.danu.b..
Seluruh contoh ini dapat Anda download dalam format Word (.doc) dan PDF, dan bisa langsung diedit sesuai kebutuhan masing-masing desa.
Contoh 1 (Surat Domisili Lembaga dari Kepala Desa)
Contoh surat ini ditandatangani langsung oleh Kepala Desa selaku pejabat tertinggi di tingkat desa yang memiliki kewenangan untuk menerbitkan surat keterangan domisili bagi lembaga atau organisasi yang berada di wilayah administratifnya.
Pada bagian kop surat, tercantum jelas nama instansi Pemerintah Desa lengkap dengan alamat, logo pemerintah daerah/desa, serta kontak resmi. Nomor surat keterangan disusun berdasarkan sistem penomoran tata naskah dinas desa.
Isi surat memuat identitas lembaga secara lengkap, mulai dari nama lembaga/organisasi/yayasan, alamat domisili, jenis kegiatan atau bidang garapan lembaga tersebut, hingga pernyataan yang menegaskan bahwa lembaga tersebut benar-benar berada dan aktif di wilayah desa yang bersangkutan.
Pada bagian penutup, surat ditandatangani oleh Kepala Desa dengan nama terang, jabatan, dan dibubuhi cap/stempel resmi Pemerintah Desa sebagai bentuk keabsahan dokumen.
Contoh 2 (Surat Domisili Lembaga dari Sekretaris Desa)
Contoh kedua ini ditandatangani oleh Sekretaris Desa karena Kepala Desa sedang tidak berada di tempat atau sedang berhalangan sementara. Dalam struktur pemerintahan desa, Sekretaris Desa memiliki kewenangan untuk mewakili Kepala Desa dalam kondisi tertentu.
Format surat tetap menggunakan kop resmi Pemerintah Desa lengkap dengan logo, alamat, dan nomor surat sesuai sistem penomoran surat dalam tata naskah dinas.
Isi surat memuat informasi identitas lembaga secara menyeluruh, termasuk nama organisasi, jenis kegiatan, penanggung jawab, alamat domisili, hingga maksud dan tujuan permintaan surat domisili tersebut. Bagian tanda tangan menggunakan keterangan “a.n. Kepala Desa” yang menandakan bahwa Sekdes menandatangani atas nama Kepala Desa (sebagaimana pada gambar di atas).
Karena ditandatangani oleh pejabat yang mengatasnamakan, maka harus ditambahkan bagian tembusan dengan mencantumkan nama jabatan pejabat yang diatasnamakan, yakni Kepala Desa sebagai laporan administratif (sesuai Pasal 36 Permendagri No. 1 Tahun 2023 — selengkapnya bisa Anda baca pada artikel berikut: Atas Nama dan Untuk Beliau dalam Surat Resmi). Surat juga wajib dibubuhi cap/stempel resmi desa untuk menjamin keabsahan administratifnya.
Contoh 3 (Surat Domisili Lembaga dari Perangkat Desa Lainnya)
Contoh ketiga ini menggambarkan situasi di mana surat domisili ditandatangani oleh Perangkat Desa lainnya, misalnya Kaur Tata Usaha dan Umum atau Kasi Pemerintahan. Hal ini bisa terjadi ketika Sekretaris Desa selaku penerima mandat pertama dari Kepala Desa juga tidak dapat menandatangani langsung karena alasan tertentu, dan tugas didelegasikan ke perangkat teknis dibawahnya yang ditunjuk secara sah.
Secara format, surat tetap mengikuti struktur baku tata naskah dinas. Kop surat, nomor surat, dan penyusunan isi disusun dengan cermat. Identitas lengkap lembaga/organisasi/yayasan tetap menjadi bagian penting yang tidak boleh diabaikan dalam redaksi surat. Dan penandatanganan tetap dibubuhi stempel resmi Pemerintah Desa.
Seperti halnya Sekdes, bagian tembusan juga harus ditambahkan. Namun nama jabatan pejabat yang dicantumkan dalam bagian tembusan ditambahi Sekretaris Desa dibawah Kepala Desa secara hierarkis (sebagaimana pada gambar di atas). Dan penandatanganan juga tetap dibubuhi stempel resmi Pemerintah Desa.
Surat ini tetap sah selama proses pelimpahan kewenangan dilakukan secara legal dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif. Pengarsipan surat di kantor desa wajib dilakukan sesuai sistem kearsipan.
[info title="CATATAN:" icon="info-circle"] Ketiga contoh di atas dapat Anda jadikan referensi dalam menyusun Surat Keterangan Domisili Lembaga/Organisasi/Yayasan di tingkat desa. Penting untuk memastikan bahwa penandatanganan dilakukan oleh pejabat yang sah dan memiliki wewenang sesuai dengan mekanisme pelimpahan wewenang mandat penandatangan naskah dinas di desa. Jika Anda membutuhkan file surat dalam format Word dan PDF, silakan gulir ke bagian tombol download yang tersedia.[/info]
Download Surat Keterangan Domisili Lembaga/Organisasi/Yayasan dari Desa
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| 3 Versi Surat | Tersedia versi yang ditandatangani langsung oleh Kepala Desa, versi a.n. oleh Sekretaris Desa, dan versi u.b. oleh Perangkat Desa lainnya. |
| Auto-Fill Dropdown & Plain Text | Dilengkapi tombol pilih cepat (drop-down) dan format teks biasa untuk mempercepat pengisian surat. |
| Harmonisasi Peraturan | Disusun berdasarkan Permendagri 1/2023, PerANRI 5/2021, Permendagri 83/2022, dan regulasi lain yang masih berlaku. |
| Kode Klasifikasi Arsip | Sudah dilengkapi kode klasifikasi surat sesuai Permendagri 83/2022. Anda tinggal menyesuaikan sesuai sistem penomoran surat yang berlaku di instansi anda. |
| Format DOCX | Dapat diedit di Microsoft Word, Google Docs, WPS Office, atau LibreOffice. |
| Bonus Tambahan | Sudah termasuk versi surat pengantar dari RT/RW dan opsi tandatangan a.n. serta u.b.. |
| Ukuran Kertas | Ukuran A4 sesuai standar kertas resmi. |
| Standar Huruf | Jenis huruf Arial, ukuran default 12pt, mengikuti standar surat resmi (kecuali untuk bagian tertentu). |
| Format Penulisan Resmi | Mengikuti standar tata naskah dinas desa, termasuk margin, indentasi, ejaan PUEBI, perataan teks (alignment), dan masih banyak lagi. |
Mengapa Perlu Template Surat Ini?
Template surat yang disusun secara sistematis dan sesuai dengan aturan tata naskah dinas dapat memudahkan Perangkat Desa dalam menyusun surat yang sah dan rapi. Dengan format dibuat sesuai regulasi, risiko kesalahan seperti salah struktur, ejaan, atau format bisa diminimalkan.
Selain itu, penggunaan template ini juga sangat membantu mempercepat proses pelayanan administrasi desa tanpa mengorbankan kualitas dan legalitas surat.
Link Download Template Format Word (Doc) dan PDF
Gunakan template yang paling sesuai kebutuhan surat menyurat di desa Anda.
Namun, bagi sobat desa yang ingin menyusun sendiri surat dari nol, silakan pelajari panduan lengkap surat keterangan di halaman khusus tersebut.
Panduan Penggunaan Template
Berikut langkah-langkah penggunaan template surat keterangan domisili lembaga/organisasi/yayasan dari desa secara efektif:
- Download template melalui link yang tersedia di atas.
- Buka file menggunakan Microsoft Word, Google Docs, atau aplikasi pengolah kata lainnya.
- Ubah bagian kop surat sesuai kop naskah dinas Anda.
- Lengkapi bagian nomor surat sesuai standar penomoran yang berlaku di instansi Anda.
- Isi data pemohon atau lembaga secara lengkap dan benar.
- Sesuaikan pejabat penandatangan, apakah Kepala Desa, Sekdes (
a.n.), atau Perangkat Desa lain (u.b.). - Periksa ejaan dan pastikan tidak ada bagian yang belum terisi.
- Cetak menggunakan kertas
A4dan serahkan ke pejabat berwenang untuk ditandatangani dan dicap.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan surat yang Anda buat sah secara hukum, cepat prosesnya, dan siap digunakan untuk keperluan resmi.
Lihat Naskah Dinas Lainnya
[info title="Beberapa artikel terkait yang bisa Anda pelajari dan gunakan sebagai referensi tambahan:" icon="info-circle"] [/info]Semoga panduan dan template yang kami bagikan ini bisa benar-benar membantu Anda, baik saat melayani warga, melengkapi dokumen lembaga, atau sekadar memastikan bahwa setiap surat yang dikeluarkan desa benar-benar sah dan tertata.
Kalau dirasa bermanfaat, jangan sungkan untuk bagikan LINK artikel ini ke rekan Perangkat Desa atau pengurus lembaga di wilayah Anda. Karena kadang, satu surat yang tepat bisa mengubah jalan banyak urusan.
Dan jika Anda butuh format surat yang disesuaikan dengan kondisi desa masing-masing, atau ingin tanya lebih lanjut, kami siap bantu. Silakan kirim pesan melalui halaman kontak.
Selamat menjalankan tugas. Salam hormat untuk semua sobat desa di seluruh penjuru Indonesia. 🇮🇩
